Влияние информационного обеспечения на принятие управленческого решения

Если технологию поддержки процедур принятия решений разбить на фазы принятия управленческих решений, то можно определить участие информационных систем в процессе принятия решений.

Какие принципиальные выгоды приносит использование компьютеров или комплексной автоматизации деятельности предприятия? Отвечая на данный вопрос, следует учитывать следующие особенности компьютерных технологий:

• 1) происходит реальное снижение операционных издержек;
• 2) выгоды формируются за счет повышения качества управленческих решений.

Реализованная в управленческом учете экономическая модель предприятия позволяет строить классическую схему управления по следующим этапам:

• * планирование работ;
• * сбор и анализ данных о происходящих процессах;
• * анализ соответствия фактических результатов плановым показателям;
• * разработка организационных, финансовых, маркетинговых и иных процедур, снижающих влияние неблагоприятных факторов, к которым можно отнести снижение рыночного спроса или изменение стоимости комплектующих изделий;
• * адаптация дальнейших планов работ с учетом сложившихся условий.

При всей своей очевидности такая схема управления предприятием на практике не имеет универсальных решений. Она формируется с учетом специфики и масштаба производства, существующего управления, уровня детализации решаемых задач.

В этом отношении интересен опыт западных компаний. По оценкам западных специалистов, свыше 30% из подлежащих исследованию крупных предприятий поддерживает более двух методов оценки себестоимости выпускаемой продукции, практически реализуя принцип «расчет разной себестоимости для разных задач». В это понятие вкладываются, как минимум, три типа себестоимости:

? себестоимость по центрам ответственности — для планирования и контроля деятельности ответственных исполнителей;

• ? полная себестоимость — для установления цен и принятия других оперативных решений в нормальных обстоятельствах;
• ? прямая производственная себестоимость — для установления цен и принятия других оперативных решений в специфических обстоятельствах, если необходимо задействовать свободные производственные мощности. Такой подход позволяет снизить методические погрешности различных учетных процедур и детальнее воспринимать взаимосвязь происходящих процессов.

Очевидно, что в этом случае информационные технологии являются важнейшим инструментом поддержки принятия решений, обеспечивающих устойчивость развития бизнеса в рыночных условиях.

Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности для предприятия, безусловно, проект инвестиционный. Однако попытки ответить на этот вопрос в традиционных категориях анализа инвестиционных проектов, построенных на основе сравнения денежных потоков, будут некорректны, прежде всего, потому, что прямая экономия на операционных издержках, как правило, несопоставима с экономическим эффектом, который достигается при детальном знании и контроле за происходящими процессами. Если считать текущее снижение операционных издержек основной статьей доходов от автоматизации, то в большинстве своем такие проекты окажутся просто нерентабельными.

Основная отдача от новых форм управления, построенных с использованием информационных технологий, складывается из целого ряда преимуществ, имеющих иную природу. Одним из важнейших преимуществ является обеспечение устойчивости функционирования предприятия при изменениях рыночной конъюнктуры и его конкурентоспособности.

Конечно, автоматизированные системы масштаба предприятия не дадут ответа типа «выпускать/не выпускать продукцию». Это сделают управляющие. Их интуиция, подкрепленная расчетами, позволит сделать лучший выбор с учетом анализа влияния разнообразных рыночных и производственных факторов. Построить необходимую информационно-аналитическую работу на предприятии без информационных технологий на сегодняшний день практически нереально.

По этой причине количественные оценки экономической отдачи от проектов комплексной автоматизации значительно усложняются. Эти оценки уже нельзя рассматривать в отрыве от самого бизнеса и умения использовать с выгодой эти возможности.

Поэтому, перефразировав военную поговорку, скажем так: автоматизация «…не догма, а руководство к действию». Естественно без современных информационных технологий не может быть и речи о масштабной и эффективной деятельности предприятия.

Первоначальным этапом формирования интегрированной информационной системы является автоматизация управленческого и финансового учетов. Как раньше уже было отмечено, главная цель управленческого учета — информационная поддержка принятия управленческого решения, поэтому она является, с позиции элементов ИС, методикой формирования, накопления и агрегирования информации. ИС, как компьютерная технология, является сложной много элементной электронной системой. Мы остановимся на прикладном программном обеспечении, в частности прикладных программных пакетах (ППП) информационно-управленческой направленности, так как в рамках нашего исследования это наиболее значимый элемент. Ряд разработчиков компьютерных информационных систем (В. Чистяков, А. Горланов, А. Клепач, П. Кузнецов) предлагают следующую стандартную классификацию бухгалтерских программ:

• 1. Мини-бухгалтерия (СЭОД);
• 2. Интегрированные бухгалтерские системы (ИСУ);
• 3. Бухгалтерские конструкторы (ИСУ+СППР);
• 4. Корпоративная бухгалтерия и управление финансами (ИСУ+СППР+ЭС).

Нами были проанализированы программы второго и третьего класса (1С:Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Парус 97, «Гримо»). Обзор данных программ мы провели на основе научно-критической литера туры по данным разработкам, инструкциям по их применению, личном опыте в практическом использовании. Оценка производилась с позиции пользования (удобность программы, наглядность, широта возможностей), настройки программы применительно к конкретным условиям предприятия (технологичность), и возможности расширения и модификации в будущем (модифицируемость, масштабируемость).

Предпочтение было дано программным продуктам фирмы 1С (1С:Бухгалтерия). Поскольку в исследованиях в основном ведутся разработки на базе «1С: Бухгалтерия 7.5», то конкретней остановимся на некоторых ее особенностях и преимуществах, которыми мы воспользовались в наших разработках. Как и в предыдущих версиях программы, ведение бухгалтерского учета в «1С: Бухгалтерия 7.5» основывается на плане счетов. Кроме собственно синтетического учета, настройка плана счетов определяет возможности ведения валютного, аналитического и количественного учета.

В версии 7.5 (7.7) реализованы значительно более широкие возможности настройки плана счетов:

• ? настройка длины кодов счетов и субсчетов;
• ? настройка количества уровней субсчетов к счетам;
• ? возможность создания нескольких планов счетов.

Первая возможность особенно актуальна в связи с тем, что последнее время все чаще появляются публикации, посвященные переходу к новому трехзначному плану счетов, активным сторонником которого является профессор В. Ф. Палий.

И более того, данный вопрос уже поднимался на Съезде бухгалтеров и аудиторов (г. Москва, май 1998 г.). Возможности программы позволяют безболезненно перенастроить на 3-значный план счетов. Вторая возможность позволяет точнее детализировать отчет по центрам ответственности. Третья — позволяет на единой информационной базе формировать баланс, адаптированный к анализу со стороны высшего руководящего звена (управленческий).

Но одной из наиболее важных особенностей в версии 7.5(7.7) является многомерная аналитика. Многомерная аналитика позволяет вести несколько независимых друг от друга разрезов аналитического учета. Данная версия допускает использование до 5 разрезов аналитического учета, что дало возможность реализовать систему нормативного учета себестоимости продукции в сельскохозяйственном производстве.

Кроме всего вышесказанного, хотелось бы отметить, что «1С: Бухгалтерия» позволяет реализовать значительную часть возможностей управленческого учета путем его автоматизации. «1С: Бухгалтерия» является компонентой программной системы «1С: Предприятие». Это позволит в дальнейшем увязать ее с рядом других компонентов «1С: Предприятие» (1С: Расчет, 1С: Оперативный расчет), и тем самым создать предпосылку для перехода предприятия от автоматизированного управленческого учета к интегрированной информационной системе предприятия.

В отличие от конкурирующих систем автоматизации производства, в которых сделано умышленное разделение учета на модули типа «Банк», «Касса», «Склад», «Материалы», т. е. по объектам учета, в системе «1С: Предприятие» введено разделение учета по видам: бухгалтерский, оперативный, расчетный.

Легко увидеть, что при помощи этих видов учета возможно построение любого объекта, например «Бухгалтерия» или «Себестоимость». Таким образом, изначально комплекс «1С: Предприятие» является более полной системой в отличие от конкурирующих.

Налицо тенденция развития финансово-бухгалтерских систем до уровня предприятия. Подтверждением тому является охват компьютерными программами все большего количества функций: пару лет тому назад они работали на уровне проводок, а сейчас уже могут продавать, покупать и делать выводы.

Будем надеяться, что скоро они научатся прогнозировать и смогут помогать принимать решения.

Сегодня управленцы хотят в реальном времени видеть текущие остатки на складе и суммы задолженности своим поставщикам.

Завтра они захотят, чтобы машина в реальном времени прогнозировала поведение их конкурентов и т. п. Одним словом, все идет к тому, что такие понятия, как «бухгалтерская программа», «информационно справочная система», «склад», «программа анализа финансовой деятельности предприятия», будут заменены одним понятием «Информационная система предприятия». Естественно, что для таких задач необходимы и соответствующие технические решения.

Таким образом, с позиции информационных технологий, управленческий учет представляет собой методику формирования, накопления и агрегирования данных, т. е. является структурно-логической схемой движения информации от входных данных до формирования аналитической информации и предоставления ее управляющим.

Обзор программно-инструментальных средств бухгалтерского направления показал, что современные информационные технологии позволяют в значительной мере реализовать аналитический потенциал управленческого учета.