Виды и порядок применения печатей и штампов

Понятие и классификация печатей (штампов)

Если же обратиться к определению, что такое печать или штамп, то необходимо сказать: штамп (печать) — выпуклое, обычно негативное изображение для получения оттиска на документах, а также сам оттиск.

Пунктом 3.1 раздела 3 Национального стандарта Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования.» установлена круглая форма для клише мастичной удостоверительной печати. Согласно данному документу минимальный диаметр клише печати — 40 мм, максимальный диаметр — 50,1 мм. Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования».

Печать — одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51 511−2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

• — Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
• — Клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. ГОСТе Р 51 511−2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст).

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa — печать) — это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов — произвольная.

Апостиль — специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств — участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года. Изд. Собрание законодательств.

Факсимиле (от лат. fac simile — сделай подобное) — это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

Разновидности печатей:

• — гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
• — основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
• — печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
• — дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
• — печать адвокатского кабинета;
• — печать врача;
• — печать индивидуального предпринимателя.

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения» Закон «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.).

Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати — заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи ГОСТ Р 6.30−2003. Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

• — акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
• — доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
• — договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
• — документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
• — заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
• — командировочные удостоверения;
• — копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
• — накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
• — нормы расхода материалов;
• — образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• — письма гарантийные;
• — протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
• — сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
• — справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
• — спецификации (изделий, продукции и др.);
• — трудовые книжки;
• — финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
• — характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.