Бухгалтерский учет основных средств. 
Первичные документы

Вся информация об основных средствах хранится в справочнике «Основные средства».

В программе предусмотрено два варианта ввода информации в справочник «Основные средства»:

— сведения об объекте сначала вводятся в справочник, а затем осуществляется ввод операций и документов, в которых используется информация об этих объектах;

— сведения об объектах вводятся в справочник в процессе отражения операции или заполнения формы документа.

Справочник «Основные средства» предназначен в первую очередь для хранения наиболее общей информации об объектах основных средств, которая характеризует сами объекты и не зависит от того, какой организации принадлежит объект, в каком он состоянии находится в тот или иной момент времени и т. д.

Справочник предназначен для хранения перечня событий с основными средствами организации, например, принятие к учету ОС, перемещение ОС, модернизация ОС, ввод в эксплуатацию ОС и т. п. Для каждого элемента справочника необходимо выбрать соответствующий вид события с основными средствами.

Рисунок 4 — Справочник «Основные средства».

Список возможных видов событий с основными средствами задан в программе в перечислении «Виды событий с основными средствами». При заполнении в программе документов по учету основных средств в поле «Событие» выбирается соответствующий элемент справочника «События с основными средствами». При проведении таких документов формируются записи в регистре сведений «События ОС организаций» .

Справочник «События с основными средствами» предназначен для хранения перечня событий с основными средствами организации, например, принятие к учету, перемещение, модернизация и т. п.

Для каждого события нужно выбрать из списка Вид события.

При регистрации документов по учету основных средств в поле Событие выбирается значение из справочника.

Основные средства можно отобрать по подразделению и (или) материально-ответственному лицу.

Лицо, ответственное за заполнение книги, можно указать в поле Ответственный. Должность, ФИО, табельный номер ответственного лица будут отражены на первой странице инвентарной книги. Если установлен отбор по материально-ответственному лицу, то ответственный заполняется по умолчанию.

Поступление основных средств Документ «Принятие к учету основных средств» предназначен для отражения принятия основных средств к бухгалтерскому и налоговому учету.

Принятие основных средств к учету означает, что формирование стоимости основного средства окончено. Как правило, это происходит одновременно с вводом основного средства в эксплуатацию.

Принятие к учету основных средств отражается в бухгалтерском и налоговом учете (рис. 6).

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое, менять назначение использования и т. д. Для автоматизации этой учетной операции в типовой конфигурации предназначен документ «Перемещение основных средств».

Подразделение. Подразделение выбирается из справочника «Подразделения организаций». Это подразделение, в котором будет числиться основное средство по бухгалтерскому учету. При начале выбора подразделения открывается список подразделений только той организации, которая указана в документе. Если основное средство может использоваться в разных подразделениях и амортизация по нему может начисляться на затраты этих подразделений.

В этом случае подразделения, на которые будут относиться расходы по амортизации, будут указываться при описании способов отражения расходов по амортизации в справочнике «Способы отражения расходов по амортизации». А в текущем реквизите следует указать подразделение, за которым основное средство будет числиться.

Материально-ответственное лицо выбирается из списка работников выбранной организации. При этом открывается форма для выбора работников, которые на момент оформления документа приняты на работу в организацию. Если подразделение заполнено, то в форме выбора работника показывается список работников только выбранного подразделения организации.

При оформлении документа данные о материально ответственном лице и подразделении можно не указывать. Это означает, что местонахождение основных средств не определено.

При проведении документа данные записываются в регистр сведений «Место нахождение ОС Бухгалтерский Учет». При этом обязательно заполнение поля «Организация». Проводки по бухгалтерскому учету не формируются.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой «Заполнить» в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта «По наименованию» табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Передача оборудования в монтаж При вводе документа указываются следующие реквизиты:

Подразделениеподразделение организации, в котором оборудование передается в монтаж. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Объект строительства — объект строительства, на котором накапливаются затраты по строительству основных средств.

Склад — склад, с которого списывается оборудование.

Рисунок 8 — Передача оборудования в монтаж.

Счет — счет учета объекта строительства.

Статья затрат — статья затрат для учета расходов по строительству.

В табличном поле Оборудование указывается список оборудования, которое предается в монтаж.

Номенклатура — указывается передаваемое оборудование.

Количество — указывается количество передаваемого оборудования.

Счет учета — указывается счет учета оборудования. Значение в этой колонке заполняется автоматически при выборе номенклатуры.

Для отражения подготовки к переходу права собственности по основным средствам, если сделка по продаже подлежит государственной регистрации, отражается документом «Подготовка к передаче ОС».

При вводе документа в шапке указываются следующие реквизиты:

Подразделение — подразделение организации, в котором продаются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Событие — наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.

В табличном поле Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для продажи. Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить табличное поле по кнопке Заполнить — По наименованию.

Документ «Передача ОС» предназначен для отражения продажи основных средств.

Рисунок 9 — Подготовка к передаче ОС.

При вводе документа требуется указать следующие реквизиты:

Подразделение — подразделение организации, в котором продаются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.

Событие — наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.

Документ подготовки — ссылка на документ Подготовка к передаче ОС, если по основным средствам ранее оформлялась подготовка к передаче. При выборе документа подготовки к передаче табличное поле Основные средства документа заполняется автоматически данным этого документа.

Контрагент — покупатель основного средства.

Договор — договор купли-продажи основного средства.

Зачет авансов — порядок зачета авансов, полученных от покупателя по договору.

Флажок Восстановить амортизационную премию указывается при необходимости восстановления амортизационной премии, ранее включенной в состав расходов.

Статья доходов — статья доходов, по которой отражается восстановление амортизационной премии. Этот реквизит заполняется, только если установлен флажок Восстановить амортизационную премию.

На закладке Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для продажи.

Основное средство — основные средства, предназначенные для продажи. Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить табличное поле по кнопке Заполнить — По наименованию.

Сумма — цена продажи основного средства. В зависимости от настроек включения НДС в сумму (кнопка Цены и валюта командной панели документа, флажок Сумма включает НДС) цена указывается с НДС или без НДС.

% НДС — ставка НДС.

Сумма НДС — сумма НДС, рассчитанная исходя из указанной ставки НДС. Эта колонка заполняется автоматически при изменении суммы или ставки НДС.

Всего — отображается итоговая цена продажи основного средства с учетом НДС.

Счет доходов, Счет расходов, Счет учета НДС по реализации, Субконто — счета для отражения доходов и расходов от продажи основного средства и соответствующая аналитика (например, статья прочих доходов и расходов). Эти сведения используются при формировании проводок.

На закладке Счета расчетов указываются счет расчетов с покупателем и счет расчетов с покупателем по авансам. Эти сведения используются при формировании проводок.

На закладке Дополнительно указываются грузоотправитель и грузополучатель. Эти поля заполняются, только если грузоотправитель и (или) грузополучатель отличаются от продавца и покупателя. Эти сведения используются при формировании счета-фактуры.

Для документа «Передача ОС» предусмотрены следующие печатные формы:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1 (Приложение 3).

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-1а. Формируется при продаже здания (сооружения).

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1б. Формируется при продаже более чем одного основного средства.

На основании документа «Передача ОС» можно ввести такие документы, как «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Счет-фактура выданный».

Для отражения списания основных средств используется документ «Списание основных средств» (рис. 10).

При вводе документа в шапке нужно указать следующие реквизиты:

• — Подразделение — подразделение организации, в котором списываются основные средства. Если основные средства учитывались без указания подразделения, этот реквизит следует отставить пустым.
• — Причина — причина списания основных средств. Она указывается в печатных формах.
• — Событие — наименование события в жизни основного средства, которое отражается документом.
• — Счет расходов — счет прочих расходов, на котором отражаются расходы от списания основного средства.
• — Субконто — статья прочих расходов, по которой отражаются расходы от списания основного средства.

В табличном поле Основные средства указывается список основных средств, предназначенных для списания. Для быстрого заполнения документа группой однотипных основных средств нужно ввести в табличное поле хотя бы один такой объект и автоматически заполнить список по кнопке «Заполнить» — «По наименованию».

Для документа «Списание ОС» предусмотрены следующие печатные формы:

• — Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) ОС-4.
• — Акт о списании автотранспортных средств ОС-4а. Формируется при списании основных средств с признаком «Автотранспорт»;
• — Акт о списании групп объектов основных средств ОС-4б. Формируется при списании более чем одного основного средства.