Взаимосвязь между бухгалтерскими счетами и балансом

Оборотные ведомости

Ежедневная запись хозяйственных операций по мере их совершения называется текущим (ежедневным) учетом. Благодаря записи на бухгалтерских счетах информация об изменениях накапливается, регистрируется, но не обобщается. Для её обобщения во всех организациях, ведущих бухгалтерский учёт, составляется баланс, устанавливается внутренний отчётный период и дата подведения итогов. По сложившейся практике этим периодом является месяц, а датой — 1-е число месяца, следующего за отчётным.

Таким образом, текущие изменения средств и источников их формирования в организациях, происходящие под влиянием хозяйственных операций, отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а обобщённые данные, фиксирующие их состояние на конец отчётного периода, отражаются в балансе.

Так как на счетах бухгалтерского учета и в балансе отражаются состав и размещение средств организации и источники их образования, они взаимосвязаны между собой:

• — сальдо счетов на начало месяца записывается по данным баланса (для каждого вида средств, показанных в активе баланса, открываются активные счета; для каждого вида источников средств, показанных в пассиве баланса, открываются пассивные счета);
• — хозяйственные операции отражаются в бухгалтерских счетах, а сальдо счетов показывается в балансе;
• — взаимосвязь между бухгалтерскими счетами и балансом, основанная на единой экономической классификации объектов учета, проявляется и в том, что наименования многих счетов совпадают с названиями соответствующих статей баланса.

Периодически данные текущего бухгалтерского учёта обобщаются.

Основными причинами обобщения являются:

• 1) осуществление контроля за правильностью ведения двойной записи и определение итогов на счетах;
• 2) получение в обобщённом виде данных о состоянии средств и источников организации и финансовых результатах.

Для обобщения и проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и последующего формирования бухгалтерского баланса составляются оборотные ведомости по данным как синтетического, так и аналитического учета.

Обобщение данных начинается определением по всем аналитическим и синтетическим счетам дебетовых и кредитовых оборотов и выведения конечного сальдо.

В оборотной ведомости по итоговым данным синтетического учета показывается три равенства:

первое — остатков на начало отчетного периода по дебету и кредиту;

второе — оборотов по дебету и кредиту;

третье — остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту.

Равенство итогов по дебету и кредиту на начало месяца обусловлено тем, что они отражают одни и те же средства, но только в двух разрезах: по составу и размещению средств, по источникам их образования и назначения, т. е. они отражают баланс организации на начало отчетного периода.

Итоги оборотов по дебету и кредиту должны быть равны друг другу, так как это вытекает из двойной записи (каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете записывается в счетах в равновеликих суммах по дебету и кредиту).

Равенство итогов на конец месяца по дебету и кредиту обусловлено первыми двумя (если начальное сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны, равны итоги оборотов по этим счетам, то и конечное сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны).

Равенство итогов оборотных ведомостей по счетам синтетического учёта имеет контрольное значение. С их помощью можно выявить ошибки учета в случаях, если:

• 1) сумма бухгалтерской проводки записана по дебету одного и пропущена по кредиту другого счета или наоборот;
• 2) по дебету счета сумма бухгалтерской проводки записана верно, а по кредиту неправильно или наоборот;
• 3) сумма бухгалтерской проводки дважды записана по дебету счета, или дважды по кредиту;
• 4) остаток или оборот по дебету одного счета записан по кредиту другого счета или наоборот;
• 5) остаток или оборот указан в оборотной ведомости неверно или вовсе не указан.

Неравенство между дебетовыми и кредитовыми суммами в одной из трех пар итогов оборотной ведомости указывает на одну из перечисленных ошибок.

В оборотной ведомости (таблица 1.1) представлены в обобщающем виде остатки и обороты, у.е., по отдельным видам средств и их источников, это позволяет судить об их движении за отчетный период. Из приведенной оборотной ведомости можно сделать вывод, что в организации за прошедший месяц возросла задолженность поставщикам и банку по кредитам, уменьшился остаток денежных средств на расчетном счете и уменьшились запасы материалов.

Однако не все ошибки, допущенные в учёте, выявляются при составлении оборотной ведомости по синтетическим счетам. Так, не будут нарушены равенства при записи одной и той же операции на счетах несколько раз, при пропуске операций, при записи операций в неправильной, но в равной сумме по дебету и кредиту. Для выявления подобных ошибок итоги оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяются с итогом хронологической записи (регистрационным журналом хозяйственных операций).

Оборотная ведомость по синтетическим счетам используется для получения обобщённых сведений о состоянии и изменении имущества и обязательств организации, так как в ней содержатся сведения об остатках и движении отдельных групп или видов имущества и обязательств.

Таблица 1.1 — Оборотная ведомость по счетам синтетического учёта

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются так же, как и по синтетическим для проверки правильности записей, но уже по аналитическим счетам.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются по различным формам. Если аналитический учёт ведётся только в денежном выражении, то оборотная ведомость по аналитическим счетам составляется по форме оборотной ведомости для синтетических счетов. Если аналитический учёт ведётся не только в денежном выражении, но и в натуральном, то в форме оборотной ведомости по аналитическим счетам предусматриваются колонки не только для стоимостных, но и для натуральных измерителей с указанием единицы измерения.

Например, оборотная ведомость по счетам аналитического учета к синтетическому счёту «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» содержит только денежные показатели (в у.е.) и по форме не отличается от оборотной ведомости по счетам синтетического учета (таблица 1.2). На основании этой ведомости получаем данные о состоянии и изменениях в расчетах организации с поставщиками. Общая сумма задолженности поставщикам к концу месяца увеличилась на 49 750 у.е. (данные из примера 53 750 — 4000).

Таблица 1.2- Оборотная ведомость по счетам аналитического учёта к синтетическому счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Итоги оборотной ведомости по счетам аналитического учета должны быть равны соответствующим суммам сальдо и итогам оборотов синтетического счета «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Проверим наличие этого равенства на основании данных нашего примера.

Сравним итоговые значения таблицы 1.2 с данными по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в таблице 1.1.

Итоговая сумма начальных остатков по всем аналитическим счетам (4000 у.е.) равна начальному остатку по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналогичные равенства просматриваются по дебетовому и кредитовому оборотам, конечному остатку.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета товарно-материальных ценностей, кроме того, содержат денежные и натуральные показатели, поэтому в форме этой ведомости дополнительно будут добавлены данные об остатках на начало и конец периода, а также данные о движении товарно-материальных ценностей в натуральном выражении.

После того, когда все показатели оборотных ведомостей по аналитическим счетам подсчитаны, производится взаимная сверка:

• — итоги оборотных ведомостей аналитических счетов сверяют с аналогичными показателями синтетического счёта, которые должны быть одинаковы;
• — если они не одинаковы, то ищут ошибку, проверяют правильность выведения сальдо по каждому аналитическому счёту, правильность таксировки и суммирования показателей по данному счету. При необходимости проводят сверку записей по каждой хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учёте.

В этом и заключается контрольное значение оборотных ведомостей по счетам аналитического учёта. Кроме того, данные аналитического учета используются при инвентаризации и способствуют усилению контроля за сохранностью имущества.

В бухгалтерском учете могут применяться сальдовые ведомости, в которых приводятся только остатки на первое число каждого месяца. Ими целесообразно пользоваться при наличии большого количества счетов аналитического учета.

Использование сальдовых ведомостей упрощает учет материальных ценностей и позволяет своевременно отражать хозяйственные операции.

После составления и проверки оборотных ведомостей можно формировать баланс и другие формы отчётности. Для составления баланса используют данные двух последних граф оборотной ведомости по синтетическим счетам — дебетовые и кредитовые остатки на конец месяца. Наименование счетов, имеющих дебетовое сальдо, и суммы этих конечных сальдо записывают в актив баланса, а наименование счетов, имеющих кредитовое сальдо, — в пассив баланса.