Учет расчетов с подотчетными лицами

Если расходы нельзя оплатить из кассы, они осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет. Это бывают расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах (канцелярские расходы, покупка марок), а также командировочные расходы и прочие.

Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Их список объявляется в приказе по предприятию. На командировки приказ отдается в каждом случае отдельно. В соответствии с приказом работник пишет заявление на получение аванса. Размер аванса определятся заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). До получения аванса бухгалтерия дает справку о том, что задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу нет. Руководитель предприятия разрешает выдать деньги, и бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги. [30, с.285].

Организация учета по расчетам с подотчетными лицами осуществляется через счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). [27].

Выдача аванса подотчетному лицу отражается проводкой Дт 71 — Кт 50. Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или после возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Составляется в одном экземпляре. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Расходы проверяются бухгалтерией, утверждаются руководителем. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. (Дт 50 — Кт 70) [30, с.286].

Если у работника остался недоиспользованный подотчетный аванс, но он не возвращен в момент предоставления авансового отчета, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. (ст. 137 ТК РФ) [1] Удержание возможно только по письменному согласию работника, а истребовать сумму в случае разногласий можно будет только через суд.

Несданные в срок суммы отражаются проводкой Дт 94 — Кт 71 и списываются посредством удержания из заработной платы Дт 70 — Кт 94, либо, если средства не могут быть удержаны из заработной платы, то за счет возмещения материального ущерба — Дт 73 — Кт 94. [12, с.47].