Организация контроля за учетом расчетов с покупателями и заказчиками в организации

Целью проведения инвентаризации дебиторской задолженности является подтверждение объема обязательств, установление характера задолженности для формирования достоверной информации в бухгалтерской отчетности. Инвентаризация расчетов проводится по приказу руководителя. Приказ оформляется по унифицированной ф. ИНВ — 22, утвержденной Госкомстатом. Сроки проведения инвентаризации — устанавливаются руководителем организации. Они должны быть ориентированы на процедуру формирования годовой бухгалтерской отчетности. Поэтому инвентаризация обязательств должна осуществляться не реже одного раза в год и даты ее проведения должны быть приближены к отчетной дате.

Инвентаризация расчетов с покупателями заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а так же в проверке правильности расчетов по всем дебиторам. Особенность инвентаризации обязательств состоит в том, что она в отличие от инвентаризации ТМЦ проводится на основе не фактического подсчета, обмера и т. д., а путем документального анализа.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

— правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

— правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Действенный и эффективный метод инвентаризации — процедура подтверждения задолженности, проводимая посредством отправки писем — подтверждений, в которых указываются сумма задолженности на отчетную дату, основания возникновения задолженности и договоры, в соответствии с которыми совершались операции.

Также, для достижения этой цели, практикуется регулярная сверка расчетов с контрагентами. В отличие от писем-подтверждений задолженности в актах сверок указываются не только конечная оценка обязательств, но и все операции, осуществляемые в периоде, за который проводится данная сверка. Акты сверок служат подтверждением обязательств на отчетную дату, если при составлении этих актов рассматривался период, закончившийся отчетной датой.

По данным анализа документов, служащих основанием для отражения в бухгалтерской отчетности обязательств, инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации расчетов с покупателями (форма № ИНВ — 17), в котором отражаются объем установленной инвентаризационной комиссией задолженности, объем подтвержденной контрагентами задолженности и величина обязательств с истекшим сроком исковой давности. Акт составляется в 2-х экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой остается у инвентаризационной комиссии. В акте указывается:

— наименование организации дебитора;

— счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

— суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами;

— суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

К акту инвентаризации расчетов оформляется справка, в которой содержится информация, раскрывающая содержание акта: когда возникла задолженность, ее объем и основания возникновения (первичные документы). Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности должна быть списана на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Организации должны учитывать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания.

В ООО «Энергостройконтракт» инвентаризация расчетов с дебиторами ведется по унифицированным документам, согласно Приказу Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Составляется акт сверки расчетов с покупателями и заказчиками, акт инвентаризации расчетов с покупателями и к нему оформляется справка, которая раскрывает содержание акта инвентаризации.

Акт сверки должен быть подписана руководителем и главным бухгалтером организации, которая составляет акт и руководителем и главным бухгалтером организации заказчика.

Данное условие не соблюдается в ООО «Энергостройконтракт», т.к. акт сверки подписывается только одной стороной (той, которая его составляет).

Акт инвентаризации расчетов с покупателями должен быть подписан председателем комиссии и ее членами. Это условие в ООО «Энергостройконтракт» выполняется.

Справка к акту инвентаризации должна иметь подпись главного бухгалтера организации. Это также выполняется в данной организации.