Методика проведения контроля по учету расчетов по заработной плате, документальной оформление проведения проверки

В процессе подготовки общего плана и программы проверки дается предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, устанавливается приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющий считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для контроля области, намечается объем и последовательность выполнения контрольных процедур, выбираются методики контроля.

Общий план включает следующие показатели: наименование проверяемого лица, период проверки, состав ревизионной группы, руководитель группы, количество человеко-часов, необходимых для проведения проверки, планируемый уровень существенности, а также таблица с графами: планируемые виды работ, период проведения, исполнитель, примечания.

На базе общего плана проверки разрабатывают программу проверки, являющуюся набором инструкций для работника, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы. Программа проверки определяет временные рамки и объем запланированных контрольных процедур, необходимых для осуществления общего плана провкерки. Она является развитием общего плана проверки и представляет собой детальный перечень содержания контрольных процедур.

Общий план и программа проверки должны по мере необходимости уточнятся и пересматриваться в ходе проверки, причины внесения значительных изменений в общий план и программу проверки должны быть документально зафиксированы. [5, с.114].

Общий план проверки и программа проверки расчетов по заработной плате в приложени В процессе проверки расчетов по заработной плате необходимо провести ряд контрольных процедур для выявления ошибок. В таблице 4.4 приведен перечень процедур, используемых при проверке расчетов по заработной плате.

Таблица 4.4- Перечень контрольных процедурпри проверке расчетов по заработной плате в КУПСХП «Освейский».

Форма учета в КУПСХП «Освейский» автоматизированная, что указано в учетной политике предприятия. В организации применяется программа «1С Предприятие», в частности для расчетов с персоналом по оплате труда используется программа Программа «1С: Зарплата и Кадры», которая предоставляет достаточно широкие возможности для формирования учетной информации в части учета отработанного времени, начисления заработной платы и удержаний из нее.

Главной особенностью этой программы является то, что все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы, оформляются при помощи соответствующих документов. Промежуточные расчеты программа выполняет полностью самостоятельно. Это очень удобно — все рассчитывается автоматически, с программой может работать бухгалтер невысокой квалификации. Важно своевременно и внимательно заполнять и обновлять справочники.

Программа может сформировать платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета, расчетные ведомости, платежные поручения, налоговые карточки, отчеты в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд и пр.

Следует отметить, что в КУПСХП «Освейский"работают достаточно опытные работники, имеющие большой стаж работы, но в связи с применением и автоматизированной формы учета изменились требования к работникам бухгалтерии. Было потрачено много времени на обучение.

В настоящий момент каждый бухгалтер работает с этой программой, хотя до сих пор документы оформляются как в условиях методов ручной обработки данных, так и с применением средств вычислительной техники.

Рабочий план счетов составляется на основе общепринятого Плана счетов бухгалтерского учета. График документооборота в КУПСХП «Освейский"присутствует.

Внутрихозяйственные нормативные акты, определяющие основания и порядок выполнения специалистами и должностными лицами текущей учетной работы, составляют приказы и распоряжения.

Общий план проверкиКУПСХП «Освейский» представлен в приложении АБ Содержание программы внутренней проверки расчетов с работниками овощеводства по оплате труда в КУПСХП «Освейский"представлено в приложении АВ Далее выводы по разделам программы будут документально отраженные в рабочих документах. В свою очередь, на основании рабочих документов будут составлены аудиторский отчет (письменная информация руководству экономического субъекта) и аудиторское заключение.

Налаженная система внутреннего контроля противодействует возникновению ошибок, которые могут быть в текущей работе, и сводит к минимуму возможность принятия неправильных решений и возникновению убытков.

На основе собранной информации в КУПСХП «Освейский», ответов сотрудников предприятия нами была сформирована оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Работа бухгалтерии происходит в программе 1С «Предприятие». Но документы оформляются как в условиях методов ручной обработки данных, так и с применением средств вычислительной техники.

Кроме того, в КУПСХП «Освейский"в установленные сроки не проводится инвентаризация по многим участкам учета, недоработана система проведения внезапных ревизий, принимаются к учету документы без наличия всех необходимых реквизитов, устаревшей формы, несвоевременно регистрируются хозяйственные операции на носителе информации, нарушается порядок исчисления налога на прибыль.

Таким образом, оценив систему учета и внутреннего контроля, можно сказать, что в КУПСХП «Освейский»" организация бухгалтерского учета находится на среднем уровне, а система внутреннего контроля находится на низком уровне.

По учету личного состава в КУПСХП «Освейский» используются: приказ (распоряжение) о приеме на работу, личная карточка, приказ (распоряжение) о переводе на другую работу, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (приложение АЖ).

В КУПСХП «Освейский» оплата труда осуществляется в соответствии с разработанным Положением об оплате труда и Положением о материальном стимулировании руководящих работников, специалистов и служащих, которые является важным локальным нормативным актом (приложение АЗ).

В КУПСХП «Освейский» в растениеводстве применяются разные формы оплаты труда, представленные в таблице 10.

Таблица 4.4 — Формы оплаты труда работников КУПСХП «Освейский».

Установленные в КУПСХП «Освейский» тарифные ставки или оклады периодически пересматриваются в зависимости от достигнутых производственно-хозяйственных результатов и финансового положения предприятия.

Например, в целях обеспечения своевременной реализации продукции и повышения материальной заинтересованности рабочих были изменены расценки. Формы материальной заинтересованности разрабатываются по видам работ и периодам их выполнения.

Таким образом, все изменения по оплате труда (изменение расценок, надбавок, доплат, премий и т. д.) отражаются в Приказах Учет затрат на оплату труда ведется в соответствии с принятой Учетной политикой, которая является инструментарием реализации способов (приемов) метода бухгалтерского учета. В учетной политике КУПСХП «Освейский"предусмотрено, что на предприятии не создаются резервы на предстоящую оплату отпусков работникам, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, выплату вознаграждений по итогам работы за год.

Для учета отработанного времени по каждому работнику хозяйства в подразделениях ведется табель учета рабочего времени. В него в алфавитном порядке заносят фамилию работника данного подразделения и его должность. В течение месяца по каждому работнику отражается отработанное им время (приложение АК).

При выполнении полевых и других сельскохозяйственных работ на тракторе в КУПСХП «Освейский» заполняется учетный лист тракториста-машиниста, который выписывает учетчик бригады или бригадир на каждого тракториста. В данном учетном листе тракториста-машиниста указан вид работы, оплата труда, указана норма выработки за смену и расценка (приложение АЛ).

Депонированные суммы в КУПСХП «Освейский» отражаются на счете 76 субсчет 4 депонированные суммы. Такие суммы отражаются в платежных ведомостях и формируются в программе 1С «Предприятие» в журналах-ордерах, ведомостях, оборотно-сальдовых ведомостях, в бухгалтерской отчетности.

Выдача заработной платы в КУПСХП «Освейский» осуществляется с использованием платежной ведомости, в которой отражаются данные работников, суммы к получению и росписи за получение этих сумм. Расчетная ведомость выполняет несколько функций:

• ? расчетного документа;
• ? платежного документа;
• ? служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Данные из платежной ведомости используются на последующих этапах учетной работы для составления сводных специализированных регистров по учету расчетов по оплате труда. Для группировки записей основных затрат, в том числе и заработной платы по культурам и работам в каждом отделении и бригаде составляется накопительная ведомость учета затрат.

В КУПСХП «Освейский» накопительные ведомости вручную не составляют. Группировку данных по оплате труда осуществляют на компьютере использованием программы «1С: Зарплата и Кадры». Для этих целей составляют свод затрат по зарплате и отчислениям по культурам, в разрезе бригад и в целом по отрасли В КУПСХП «Освейский» на основании данных расчетной ведомости за месяц по бригадам, в целом по приятию составляют свод начислений и удержаний.

Основным видом удержания из начисленной заработной платы является налог на доходы физических лиц. Сумма подоходного налога определяется в основном из расчета 12% совокупного облагаемого дохода. Налог удерживается с суммы зарплаты за истекший месяц .

Сумма удержанного налога отражается в расчетной ведомости по каждому работнику. Так же в КУПСХП «Освейский"составляются справки о доходах физических лиц за год .

Хозяйственные операции в КУПСХП «Освейский"оформляются в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению, но по некоторым операциям в бухгалтерии проставляют не соответствующие законодательству корреспонденции счетов.

В конце месяца данные отражаются в Главной книге (обороты по счету 68, 69, 70, 73, 76), оборотно-сальдовой ведомости, а в конце года — заносятся в бухгалтерскую.

При проведении контроля оплаты труда следует выяснить, нет ли на предприятии случаев включения в документы вымышленных лиц. В КУПСХП «Освейский» таких случаев не обнаружено.

При проверке соблюдения положений по оплате и стимулированию труда для бухгалтерского и налогового учета нарушений не выявлено.

Проверка корреспонденций счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда показала, что хозяйственные операции в КУПСХП «Освейский» оформляются в соответствии с действующим законодательством.

При проверке правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных нарушений не выявлено.

Так же нарушений не обнаружено при проверке правомерности и своевременности выдачи заработной платы, в том числе депонированной и выданной по доверенности.

Проверка правильности учета и начисления ФСЗН при начислении выплат работникам по всем основаниям и расчетов по отчислениям в ФСЗН отрицательных результатов не дала.

Следует сказать, что выявленные нарушения не повлияют на достоверность бухгалтерского учета, но они существенны для системы внутреннего контроля КУПСХП «Освейский"следует принять меры по устранению данных нарушений.

Совершенствование системы внутреннего контроля — это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление «узких мест» на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации.

Функционирование системы внутреннего контроля не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.

Компетентность, добросовестность и честность работников службы внутреннего контроля необходима. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная система внутреннего контроля не сможет быть эффективной.

Каждое должностное лицо, исполняющее важные контрольные функции, должно регулярно отчитываться в письменной форме и ставить подпись, подтверждающую, что эти функции исполняются.

Таблица 4.5 — Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда на КУПСХП «Освейский».

Результаты тестирования и проведенная ревизия расчетов с персоналом по оплате труда показали, что в организации внутренний контроль находится на достаточно высоком уровне.

На предприятии соблюдаются все действующие нормы, правила, инструкции и иные законодательные акты, устанавливающие порядок ведения расчетов с персоналом по оплате труда. Учетные работники, по мере изменений и дополнений в действующем законодательстве вносят соответствующие коррективы в методику ведения учета.

Проверка расчетов с персоналом по оплате труда не выявила каких-либо нарушений. Порядок начисления заработной платы, а также различных доплат, связанных с условиями труда, отклоняющиеся от нормальных (за сверхурочные работы и др.), налогов и отчислений из заработной платы производится в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Записи в регистрах синтетического и аналитического учета подтверждены первичными документами и отражены в соответствующих отчетных периодах.

Данные, отраженные в бухгалтерской и статистической отчетности достоверны и могут быть использованы в качестве информации для проведения анализа расчетов с персоналом по заработной плате.

В конце работы необходимо оформить заключение или акт проверки. Оно является официальным документом, предназначенным для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности проверяемыхлиц.

Тотальное повышение эффективности системы внутреннего контроля возможно лишь при полной автоматизации процесса учета, а не частичной, как в КУПСХП «Освейский». Это не самый дешевый, но один из самых эффективных способов, те более, что в КУПСХП «Освейский» уже используется автоматизация бухгалтерского учета.

Это позволит проводить некоторые недостающие процедуры системы контроля, такие как:

• — проверка соответствия произведенных и зафиксированных на носителе операций по хозяйственным договорам и действующему законодательству;
• — систематическая проверка наличия всех обязательных реквизитов в документах;
• — контроль за сроками оборота и сдачи в архив документов;
• — более частое осуществление уже осуществляемых процедур внутреннего контроля.

Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на предприятии, подлежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Главным бухгалтером предприятия должен составляться график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. В КУПСХП «Освейский» график документооборота отсутствует, что является следствием несоблюдение прямых обязанностей главного бухгалтера по организации бухгалтерского учета и неисполнение организацией нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету. Документы из подразделений хозяйства несвоевременно поступают в центральную бухгалтерию.

Для улучшения внутреннего контроля, а так же решения проблемы несвоевременности поступления документов в бухгалтерию необходимо использовать график документооборота.

Эффективность контрольных процедур может быть повышена благодаря использованию компьютеров при проведении внутреннего аудита, получении и оценке некоторых доказательств в тех случаях, когда:

• а) проверке подвергаются большие однородные массивы данных по участкам и операциям бухгалтерского учета;
• б) у проверяемого экономического субъекта используется унифицированная стандартная система оформления бухгалтерских операций;
• в) имеется и используется информационно-поисковая система для расшифровки и подтверждения наличия соответствующих первичных документов, регистров бухгалтерского учета;
• г) имеется и используется автоматизированная система контроля исполнения утвержденного регламента решения соответствующих учетных задач.

Применение компьютеров позволяет проверяющему провести следующие процедуры:

• а) тестирование операций и остатков по счетам в компьютерной базе данных;
• б) аналитические процедуры с целью выявления отклонений от обычно принятых параметров в компьютерной базе данных;
• в) тестирование базы данных проверяемого экономического субъекта;
• г) тестирование информационного, математического, программного и технического обеспечения проверяемого экономического субъекта.

Процедуры, выполняемые при использовании компьютеров для контроля, могут включать:

• а) контроль последовательности проверяемых данных, которые проходят несколько этапов обработки;
• б) контроль предварительных данных;
• в) прогнозирование и планирование результатов проверки данных и сопоставление их с контрольными данными для отдельных операций и в целом по видам деятельности;
• г) подтверждение работоспособности и соответствия современным требованиям программного и аппаратного обеспечения работы аудитора при проведении контроля с использованием компьютера;
• д) подтверждение соответствия используемого компьютерного обеспечения проверяемого экономического субъекта действующему законодательству;
• е) подтверждение использования компьютеров у проверяемого экономического субъекта в период проведения аудита.

При применении машинно-ориентированных процедур руководитель, а проверки или лицо, которому он это поручил, должен обеспечить контроль за работой, выполняемой персоналом.

Проведение внутренним проверяющим машинно-ориентированных процедур в отношении копий компьютерных файлов допускается при условии, что аудитор имеет достаточную уверенность в том, что они действительно полностью соответствуют оригиналам файлов экономического субъекта.

При использовании для проведения контроля компьютеров повышается эффективность проведения таких аудиторских процедур, как проверка арифметических расчетов и составление альтернативного баланса.

По результатам ревизии расчетов с персоналом по заработной плате на КУПСХП «Освейский» был составлен акт проверки.

Акт оформлялся таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было четко ответить на следующие вопросы: содержание нарушения со ссылкой на соответствующие законы, постановления правительства, приказы, ведомственные инструкции и другие нормативно-правовые документы; кто допустил нарушения (должность, фамилия, имя, отчество); по чьему указанию или разрешению совершено правонарушение (должность, фамилия и инициалы); когда и где допущено нарушение (дата или период времени, в котором было совершено нарушение, наименование структурного подразделения — склад, бухгалтерия, отдел сбыта и т. д.); последствия нарушения (размер причиненного материального ущерба и т. п.).

Таким образом, чтобы составить качественный акт комплексной проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, необходимо внимательно систематизировать собранные при ревизии факты, группируя их по следующим признакам:

• ? связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т. д.);
• ? прочие; включать существенные факты, характеризующие недостатки в работе предприятия. Мелкие однородные нарушения и недостатки группируются по видам нарушений в специальных ведомостях, прилагаемых к акту.

Основное условие эффективной деятельности службы внутреннего контроля — наличие специфических средств труда — внутренних стандартов. Наличие стандартов внутреннего контроля обуславливает наличие профессионализма и эффективность его деятельности. Такие стандарты должны содержать обоснование принимаемых руководством организации решений по устранению (предупреждению) выявленных нарушений в области постановки учета, документооборота, учетной политики организации.

Стандарт — это основные пути выполнения действий в установленной последовательности. В зарубежной практике большинство организаций имеют специальные руководства по документообороту и ведению документов. Стандарты внутреннего контроля должны разрабатываться организацией самостоятельно, исходя из условий ее функционирования и с учетом ее организационной структуры, численности работников, учетной политики, специфики деятельности, материально-технического обеспечения и обеспечения высококвалифицированными специалистами. Изучение нормативно-правовой документации Республики Беларусь показало, что в настоящее время законодательно не закреплены положения о внутреннемконтроле организации, и их стандартах в частности.

Необходимо конкретизировать форму и структуру типового стандарта внутреннего контроля организации следующим образом:

• 1. Общая часть
• а) цель и задачи стандарта, б) область применения стандарта, в) срок действия стандарта, г) основные определения
• 2. Основная часть
• а) основные требования, б) методические указания по достижению цели и решению задач стандарта, в) взаимосвязь стандарта с законодательством

Таким образом, контроль представляет собой иерархическую структуру управления на основе эффективного осуществления хозяйственной деятельности, а также выявления, исправления и предотвращения существенных ошибок, как в управлении, так и в учетной работе. Планирование является начальным этапом проведения проверки и состоит из разработки общего плана контроля, а также программы котроля, определяющей объём.

В процессе подготовки общего плана и программы проверки дается предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, устанавливается приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющий считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для контроля области, намечается объем и последовательность выполнения контрольных процедур, выбираются методики контроля. Основное условие эффективной деятельности службы внутреннего контроля — наличие специфических средств труда — внутренних стандартов.