Принципы и классификация технических средств управления

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации — документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств. В конце 1990;х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип.

Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов…

Носители информации: носители информации на бумажной основе не светочувствительные, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.).Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника, принтеры, графопостроители, специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования, диазокопирования, средства электрофотографического копирования, средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, средства микрографии, средства изографического копирования (дубликаты), машины для гектографической (спиртовой) печати, машины для трафаретной (ротаторной) печати, оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры), машины и устройства листоподборочные и сортировальные, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертов скрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки, адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины, машины для уничтожения документов (шредер), агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.), вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.), картотеки и картотечное оборудование, тележки для транспортирования документов, лифтовое оборудование, транспортеры и конвейеры, пневматическая почта, оборудование для хранения носителей информации, Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи, средства и системы телеграфной связи, средства и системы факсимильной передачи информации, электронная почта.

Банковская оргтехника: машины для чета купюр, детекторы валют, машины для упаковки банкнот, банкоматы.

Другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары.

Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная, оборудование служебных помещений специализированное, оборудование и приборы для исследования условий труда. Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. Изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.