Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами могут быть работники организации, получившие денежные средства авансом на различные хозяйственные нужды (на командировки, на приобретение различных материальных ценностей, на хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы), а также работники, принявшие готовую продукцию для продажи в ларьках, на рынке и др.

Подотчетные суммы — это денежные авансы, выданные работникам (как правило, из кассы) на мелкие хозяйственные нужды, расходы по командировкам, другие подобные цели в тех случаях, когда такие расходы не могут быть проведены в безналичном порядке или применение безналичной формы расчетов нецелесообразно. [11, с. 412].

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

представительские расходы.

Для осуществления расчетов из кассы организации по расходному кассовому ордеру или непосредственно по чеку из банка в счет предстоящих расходов выдаются наличные денежные средства лицам, которые с момента получения этих средств становятся ответственными за их расходование.

В установленные сроки они должны представить письменный отчет и оправдательные документы об использовании полученных средств. Утвержденный финансовый отчет должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса. [13, с.97].

Руководителем организации приказом заранее утверждается (по согласованию с главным бухгалтером) круг лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет на мелкие административно-хозяйственные расходы.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т. д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. [14, с. 72].

Деньги под отчет выдают только лицам, работающим в организации, в суммах, необходимых для выполнения намеченных мероприятий с разрешения руководителя организации при условии, что подотчетное лицо отчиталось за ранее полученные средства.

На расходы по служебным командировкам выдается аванс в сумме, определяемой по предварительному расчету в зависимости от места и срока командировки (стоимость проезда к месту назначения и обратно, оплата суточных, гостиницы на срок командировки). Условия командировок и порядок оплаты командировочных расходов определяется коллективным договором организации.

Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только строго по назначению. Не допускается передача полученного аванса одним подотчетным лицом другому, а также выдача из подотчетных сумм оплаты труда.

После выполнения поручения подотчетное лицо представляет в установленный учетной политикой срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах вместе с оправдательными документами. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц (кладовщиков), принявших их на ответственное хранение. К авансовому отчету должен быть приложен краткий письменный отчет, освещающий выполнение задания.

Подотчетные лица, не представившие отчетов и оправдательных документов, а также не сдавшие в кассу остаток неиспользованных денег в установленные сроки, подвергаются дисциплинарной, а в необходимых случаях — уголовной ответственности. Администрация имеет право удерживать в установленном порядке подотчетные суммы из оплаты труда, причитающейся подотчетному лицу.

Если произведены расходы, не подтвержденные документально, целесообразно составить акт о расходах, в котором указано, что сотрудником были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание организации. Акт утверждается руководителем организации, после чего расходы могут быть списаны на себестоимость или за счет других источников.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер организации. Он осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованных денег.

Командировочные расходы (оплата найма жилого помещения, суточные) возмещаются в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ. [11, с.412−414].

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности. Срок командировки определяется руководителями. [12, с.365].

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Выдача под отчет наличных денежных средств на командировку производится на основании командировочного удостоверения.

В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.

За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, в том числе и за время нахождения в пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. [12, с. 366].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в соответствии с принятыми нормами. Всем организациям разрешено увеличивать расходы на командировки по усмотрению руководящего органа. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость продукции, работ, услуг, но суммы превышения в дальнейшем не учитывают при расчете налогооблагаемой прибыли.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу из кассы оформляют расходный кассовый ордер, в котором указывают цели, на которые выдаются деньги. Прием неизрасходованных наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам. [11, с.414−415].

Как известно, удачно заключенная сделка — важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Согласно п. 2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также продукты для продажи, предназначен синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.