Правила ведения и оформления трудовых книжек

Трудовые книжки на работников ведут во всех организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без данного документа не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Если лицо устраивается на работу впервые, на него заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии, не позднее недельного срока после приема на работу.

При заведении трудовой книжки сначала оформляется титульный лист, содержащий сведения о ее владельце: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, подпись владельца трудовой книжки, подпись работника, ее оформившего, дата заполнения и печать организации.

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О трудовых книжках работников» от 10 декабря 1997 г. № 1635 (с изм. и доп. по состоянию на 11 июля 2001 г. № 1023) Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь. 1999. № 17. Ст. 480; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2001. № 67. 5/6374., а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (с изм. и доп. от 11 мая 2000 г. № 72). Бюллетень нормативно-правовой информации. 1998. № 11; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2000. № 54. 8/3514.

Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

о работнике;

работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

награждениях и поощрениях;

подготовке, повышении квалификации и переподготовке;

назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указываются на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок о незаконченном высшем образовании. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Записи на последующих страницах трудовой книжки начинаются с простановки штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, то делается запись отдельной строкой (приложение 1).

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа по личному составу, но не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа. Записи производятся аккуратно перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Изменения записей в титульном листе трудовой книжки производятся администрацией по последнему месту работы на основании соответствующих документов — паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества — со ссылкой на номер и дату этих документов. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки; они удостоверяются подписью руководителя предприятия или начальника отдела кадров и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

При заполнении раздела «Сведения о работе» (приложение 2) в графе 1 проставляется порядковый номер записи; в графе 2 — дата прием; в графе 3 — указание действия и должность; в графе 4 — основание.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и выдается администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются его серия и номер.

С каждой записью, вносимой на основании приказа по личному составу в трудовую книжку (вкладыш), администрация предприятия обязана ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой дублируется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под роспись. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника. Поскольку трудовые книжки — документы строгой отчетности, они должны храниться в специально оборудованном месте.

Владелец, потерявший трудовую книжку, обязан незамедлительно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш в нее с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами.

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация предприятии взимает с работника денежный взнос.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

В организации ведется книга учета трудовых книжек и вкладышей в них, где регистрируются трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные вновь (приложение 3). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.