Выбор места и времени проведения пресс-конференции

День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Наиболее подходящее время для проведения пресс-конференции с 11.00 до 16.30. Лучшие дни — вторник, среда и четверг, т.к. есть большая вероятность попасть в газеты следующего дня. Если необходимо разместить материал о пресс-конференции в утренних газетах, нужно начинать пресс-конференцию в 11.00 или 12.00.

Если идет ориентация на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, то часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же новость действительно горячая, проводить пресс-конференцию можно в любое время — СМИ все равно соберутся, а при промедлении новость «остынет».

События предопределяют место проведения пресс-конференций, подразделяют эти встречи журналистов с главными действующими лицами на некоторые разновидности.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т. д. «Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их «визави». Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т. д.).

Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

• — микрофоны на столе и в зале;
• — ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
• — телефонную связь;
• — технические службы;
• — система синхронного перевода;
• — службы аккредитации;
• — служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Продолжительность пресс-конференции составляет в среднем от 30 до 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее, чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты.

В проведении пресс-конференции допустимо немного затянуть ее открытие. Отступление от объявленного времени на 5−10 минут (но не более) иногда даже желательно — за этот период подтянутся опоздавшие. Но планируемая продолжительность не должна превышать 30−60 минут (менее 30 минут — это оперативный брифинг или короткая пресс-конференция).

Затянувшаяся пресс-конференция снижает внимание журналистов, утрачивается ощущение солидности происходящего. Поэтому имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Исключение составляют случаи, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.