Машиночитаемый документ. 
Организация работы с официальными документами

Машиночитаемый документ (МЧД) — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. МЧД создаются средствами вычислительной техники (ВТ) с использованием машинных носителей: гибких магнитных дисков, магнитных лент, магнитооптических дисков и т. д. В виде МЧД обычно хранятся программы для информационных технологий (ИТ), документация и данные, полученные в результате функционирования программ.

МЧД может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой. МЧД может быть записан на один или несколько машинных носителей. На одном машинном носителе может храниться несколько документов.

Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят:

• — код
• — наименование организации — создателя документа;
• — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес;
• — код формы документа;
• — название документа;
• — дата изготовления документа;
• — код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4−84).

Код и наименование организации — создателя машиночитаемого документа или машинограмм записываются по классификатору предприятий и организаций. Реквизит «Местонахождение организации — создателя документа» должен быть записан в следующем виде: код населенного пункта, где находится организация — создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с классификатором обозначений объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта.

Код и название формы документа записываются по действующим классификаторам управленческой документации.

Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1−88 с указанием времени записи документа, позволяющим идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы» записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должно быть зарегистрирована в организации — создателе документа.

Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия — в соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.

В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями. На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации — создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.