Анализ существующих разработок

В настоящее время большинство локальных сетей строятся в соответствии со стандартом Ethernet. В соответствии с этим стандартом возможны соединения персональных компьютером в сети коаксиальным кабелем («толстым» или «тонким»), витой парой, оптическим кабелем.

Взаимодействие компьютеров в локальной сети обеспечивается сетевой операционной системой. Наиболее популярными являются Nowell Unix WindowsNT.

Возможность работы в сети позволяет:

• 1) организовать согласованную работу бухгалтеров, кассиров, кладовщиков, экономистов и руководителей предприятия в единой компьютерной сети. Информация, введенная на одном участке, сразу же становится доступной на других участках;
• 2) разграничить права доступа пользователей к информации в соответствии с выполняемой ими работой;
• 3) предоставлять главному бухгалтеру полную информацию по всем участкам учета благодаря тому, что нормативно-справочная информация и проводки со всех участков учета хранятся в общей базе данных;
• 4) обеспечить плавный переход от решения разрозненных задач к комплексной автоматизации без разрушения существующей на предприятии системы ведения бухгалтерского учета.

Сетевая бухгалтерская система удобна для бухгалтеров и выгодна для руководителей, потому что предоставляет исчерпывающую и объективную информацию об экономическом состоянии предприятия.

Наметившаяся тенденция децентрализации средств вычислительной техники послужила предпосылкой развития автоматизированных рабочих мест (АРМ). Преимуществами АРМ являются их надежность, низкая стоимость, сочетание автономного и многопользовательского режимов работы; АРМ ориентировано на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов эксплуатации. АРМ ориентировано на автоматизацию конкретных функций, выполняемых работниками экономических служб.

Как показал приведенный выше анализ для автоматизации данной задачи предлагается использовать диалоговый режим.

Одним из основополагающих принципов бухгалтерского учета является двойная запись. При ручных расчетах вторая запись осуществляется вторым бухгалтером для взаимного контроля. Этот принцип удваивает объем бухгалтерской работы, но необходим в силу возможных ошибок при вычислениях синтетических данных. Машинная обработка бухгалтерской информации может строиться по одиночной записи, однако контроль проведения операций должен быть обязательно налажен. Следует оговорить, что содержание ошибок при ручной и машинной обработке имеет разный характер. Общими являются реквизиты хозяйственных операций: дата, номер документа, адресаты, суммы и другое. При ручных расчетах имеют место ошибки суммирования, прочтения реквизитов, повторы.

При машинной обработки бухгалтерской информации необходимо наладить контроль правильности ввода хозяйственных операций, т. е. необходим контроль ввода данных. Метод программно-логического контроля имеет ограниченное применение и позволяет обнаруживать повторный ввод хозяйственной операции, ошибку в номере месяца (при обработке потоков документов конца предыдущего и начала текущего месяцев) и некоторые другие. Практически не проверяются программно-логическим способом адресаты операций (неправильный выбор поставщика, подотчетного лица и т. д.).

Используется комбинированный метод контроля ввода хозяйственных операций в базу данных компьютера. Так, в частности, правильность ввода операций по кассе контролируется по кассовой книге, формирование которой не выполняется автоматизированно из соображения осуществления контроля счетным методом. Суть его сводится к тому, что в компьютер вводятся данные с первичных документов. По окончании ввода вычисляется остаток денег в кассе на конец дня и сравнивается с суммой, рассчитанной кассиром в кассовой книге. При обнаружении несоответствия выверяются оба расчета. Операции с банком также проверяются счетным методов, однако, для контроля здесь используется параллельный расчет, проводимый банком по расчетному счету предприятия. Наиболее сложным является контроль с поставщиками и покупателями товаров и услуг. Наиболее частой ошибкой здесь является неправильный выбор последних из списка по причине значительного количества одинаковых названий. В таком случае оплата, например, зачисляется на другого клиента. Для исключения ошибок по перечисления денег была разработана комбинированная система контроля, состоящая из нескольких позиций:

• 1. Периодически проводится сверка расчетов с клиентами, обнаружение несоответствия позволяет исправить сразу две ошибки.
• 2. Программный расчет длительности существования дебиторской или кредиторской задолженности.
• 3. Анализ таблицы операций с клиентами.