Типичные ошибки и нарушения в учете дебиторской и кредиторской задолженности

Типичные ошибки и нарушения в учете дебиторской и кредиторской задолженности

Дебиторская и кредиторская задолженности возникают у организации в ходе хозяйственной деятельности при взаимодействии с партнерами. Такое взаимодействие регулируется договором, заключенным в рамках гражданского законодательства, контролирующего предпринимательские сделки. Целью данной статьи является исследование типовых ошибок в учете дебиторской и кредиторской задолженности и разработка путей их устранения.

С целью исследования поставлены следующие задачи:

• — исследовать часто повторяющиеся ошибки операций в учете расчетов с дебиторами и кредиторами;
• — раскрыть пути устранения допущенных ошибок.

От корректного учета дебиторской и кредиторской задолженности будет зависеть стратегия принятия решений со стороны руководителей организации, ее экономической стабильности, а также развитие организации в будущем.

Любая задолженность при осуществлении хозяйственной деятельности связана с принятием лицами определенного обязательства совершить некое действие либо воздержаться от него.

Заключая договор, каждая из сторон выступает в качестве не только должника, но и кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны. Причем обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст.307 ГК РФ) [1].

В национальном бухгалтерском законодательстве задолженности, возникшей из условий договора, не посвящен никакой специальный стандарт.

Но в отдельных международных стандартах (в частности, в МСФО 15 «Выручка по договорам с покупателями») [3] есть полезные пояснения, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1 — Определения категорий дебиторской и кредиторской задолженности

бухгалтерский учет задолженность Основная часть дебиторской задолженности — задолженность покупателей и заказчиков за проданную продукцию. Кроме того, может быть дебиторская задолженность по авансам, перечисленным поставщикам, задолженность штатного персонала организации [8]. Работа бухгалтера очень сложная и в процессе ведения учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности часто совершаются ошибки. На практике компании нередко большее внимание уделяют учету дебиторской задолженности, чем учету кредиторской. Причина проста: дебиторская задолженности — это актив компании, то, что может улучшить ее финансовые результаты. Кредиторская задолженность же, наоборот, обязательство, поэтому чем дольше его не приходится исполнять, тем лучше для текущей деятельности.

Такой подход в корне неверный. Поскольку, во-первых, наличие слишком больших объемов кредиторской задолженности — это всегда признак финансовых проблем в компании, который не сможет не заметить потенциальный инвестор. Что существенно снижает вероятность получения крупных инвестиций и, следовательно, ограничивает перспективы роста бизнеса.

Во-вторых, недостаток внимания к учету кредиторской задолженности может привести к отсутствию у компании понимания динамики просроченной задолженности, что неизбежно вызовет споры с налоговыми органами при проверке и соответствующие доначисления.

Вот лишь некоторые проблемы, которые могут ожидать бухгалтеров при наличии ошибок:

• — проблемы с налоговыми органами;
• — возможны проблемы в суде с контрагентами (в случае несогласованности существенных условий договоров).

К наиболее распространенным нарушениям и ошибкам в учете расчетов с дебиторами и кредиторами, можно отнести следующие:

• 1. В договорах не оговорены существенные условия договора. В соответствии со ст. 432 ГК РФ, договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора [1], в противном случае он является не заключенным. Не заключенный договор не несет юридических последствий. Следовательно, при возникновении спора с контрагентом с таким договором доказать свою правоту будет достаточно проблематично.
• 2. Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры).
• 3. Несвоевременное отражение хозяйственных операций. Требования о современном отражении фактов в хозяйственной деятельности вытекает из ПБУ 1/2008 (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) [5].
• 4. Неверно оформляется первичная документация. В соответствии в требовании ФЗ о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной деятельности должен оформляться первичными учетными документами [7].

Поэтому отсутствие первичных документов или ее неверное оформление может иметь далеко идущие последствия в виде непризнания налоговыми органами расходов. Также при отсутствии нормальной первичной документации, оформленной надлежащим образом, достаточно сложно отстоять свою позицию в случае судебных разбирательств.

• 5. Нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденций счетов и ведения аналитического учета. При предоплате за свои товары и услуги, после отгрузки продукции или выполнения работ в учете появляется дебиторская задолженность. Не учитывается предоплата и не составляются внутренние проводки межу субсчетами, как следствие, отчетность будет составлена некорректно и необходимо будет исправлять ошибки. Обязанность исправлений ошибок вытекает из Приказа Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н (ред. от 06.04.2015) ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» [4].
• 6. Отсутствие контроля за просроченной задолженностью. Обязанность контролировать просроченную задолженность вытекает также из требований ПБУ 1/2008 (требования осмотрительности) [5], ПБУ 4/99, закона № 402-ФЗ, согласно ст. 13, бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений [7].

При наличии просроченной задолженности (особенно той, по которой истек срок исковой давности) — ее отражение в отчетности неправомерно и вводит в заблуждение пользователей отчетности. По просроченной задолженности, по которой еще не истек срок исковой давности, у организации при признании такой задолженности сомнительной появляется обязанность формировать резерв по сомнительным долгам. Что касается просроченной кредиторской задолженности, то организация в случае отсутствия требований со стороны кредиторов, обязана включить такую задолженность в доходы по истечении срока исковой давности.

• 7. Нарушение порядка проведения инвентаризации расчетов и отсутствие внеплановых проверок. Не проводится сверка расчетов по каждому должнику в разрезе отдельных договоров, сверка взаиморасчетов с контрагентами-кредиторами. Формально проводится инвентаризация расчетов, требования о проведении инвентаризации содержится в законе о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, Приказе Минфина РФ № 49. Формально оформляются описи, сличительные ведомости, хотя по факту, никто и ничего не сверял.
• 8. В балансе неверно отражена дебиторская и кредиторская задолженность. Их «сворачивают» не вычитая НДС с авансов, перечисленных и полученных. Так, п. 34 ПБУ 4/99 установлено, что не допускается зачет статей активов и обязательств, кроме случаев, предусмотренных законодательством [6].

Нужно отметить, что отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении и финансовых результатов организации. В случае нарушения требований законодательства невозможно достоверно оценить кредиторскую и дебиторскую задолженность.

9. Отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету. Выдавать под отчет возможно не только наличные денежные средства, но и безналичные суммы (личные карты сотрудников). При этом законодательного регламентирования безналичного подотчета не имеется, согласно Письма Минфина РФ от 25.08.2014 № 03−11−11/42 288 «УСН: по вопросу правомерности перечисления организацией сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты», порядок выдачи безналичных подотчетных средств должен быть зафиксирован в учетной политике. Основная цель — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Бухгалтерская служба каждой успешной организации должна уделять высокое внимание ведению учета дебиторской и кредиторской задолженности. Ведь информация о том, какие активы (в денежном измерении) и в какой срок предприятие получит в свое распоряжение, играет важную роль в текущем и стратегическом планировании в организации [2].

Кроме того, не следует забывать, какие объемы обязательств организации ещё только предстоит исполнить и в какой срок. Из корректного учета дебиторской и кредиторской задолженности складывается общая финансовая устойчивость компании на рынке, ее привлекательность для инвесторов.