Б. Современные информационные технологии в делопроизводстве

В результате освоения данной главы студент должен: знать

• • содержание и основные этапы стандартизации, унификации и автоматизации делопроизводства;
• • содержание основных понятий электронного делопроизводства;
• • основные этапы автоматизации делопроизводства;
• • нормативную правовую базу автоматизации делопроизводства;
• • базовые функции систем электронного делопроизводства;
• • основные требования к системе автоматизации делопроизводства;
• • особенности хранения электронных документов; уметь
• • использовать полученные знания в практической работе;
• • ориентироваться в рынке программной продукции электронного делопроизводства;

владеть

• • навыками подготовки служебных документов на основе унифицированных форм управленческих документов;
• • методикой организации коллективной работы с электронными документами;
• • методикой организации электронного архива.

Рост приводит к усложненности, а усложненность — это конец пути.

Третий закон Паркинсона

Динамичное развитие всех сфер общественной жизни, рост числа субъектов и объектов управления сопровождаются стремительно растущими потоками документов, которые составляют основу управления, обеспечивая прямые и обратные связи между управляющими и управляемыми системами. Каждые три года объем корпоративной электронной текстовой информации в мире удваивается^[1].

По данным мониторинга Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в федеральных органах власти объем документации в 2010 г. составлял около 250 млрд листов, причем по прогнозам ежегодно он может увеличиваться от 15 до 30% I.

В США, по данным Delphi Consulting Group, ежедневно создается более 1 млрд листов документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Ежегодно в мире издается около 6 млрд новых документов^[2][3], каждый из которых в среднем тиражируется в 20 копиях, что переполняет документационные потоки, создавая угрозу их неуправляемости и потерь. А за этим стоит реальная угроза безопасности и каждого отдельного гражданина, и организации или предприятия, и страны в целом. Поэтому проблема совершенствования технологий делопроизводства и освоения их практическими работниками сферы управления приобретает острую актуальность.

Мнение специалистов По оценке Siemens Business Sewices, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, поданным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Актуальные задачи совершенствования управления во всех сферах народного хозяйства потребовали поиска путей и современных форм информационного взаимодействия как одного из важнейших условий обеспечения деятельности органов управления всех уровней.

За последние два десятилетия делопроизводство прошло путь от стандартизации через унификацию к автоматизации и созданию электронного делопроизводства.

• [1] URL: http://www.wc.ru/aktualnost-sistjem-eljektronnogo-dokumjcntooborota.html
• [2] Лртизов Л. Н. О современном состоянии архивной отрасли и выборе оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов РоссийскойФедерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы //Отечественные архивы. 2010. № 3. С. 9.
• [3] URL: http://www.allbest.ru