Нормативная и нормативно-справочная документация

Она издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Это, например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) техникоэкономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т. п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• — сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
• — проектирование новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг;
• — проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• — прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• — определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• — расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
• — расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям;
• — расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• — разработку проектов политики, программ и планов развития;
• — текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации.

К плановой документации мы относим также такие документы, как Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Такой документ, как Структура и штатная численность организации, имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный форд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При этом гриф утверждения выглядит следующим образом:

или.

Дата Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание также необходимо издание приказа.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.