Заключение. 
Организация и технология документационного обеспечения управления

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

В России организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству или иных организационных документов. Таким образом, в каждой организации должна быть разработана и утверждена своя инструкция по делопроизводству или иной организационный документ, регламентирующий работу с документами.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций. Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках. Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения. Однако эти положения касаются в большей степени государственных организаций, где имеется разветвленная структура, вышестоящие и нижестоящие организации; другие организации самостоятельно разрабатывают организационные документы, но документообороту.

Организация документооборота любой организации должна отвечать следующим требованиям:

• — оперативность прохождения документов;
• — исключение нс обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• — соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ или службу делопроизводства. Именоваться служба ДОУ может как «управление делами», «секре;

тариат", «общий отдел», «канцелярия» и т. п. Ее наименование, структура, задачи и функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и оргтехники и т. п. При небольшом объеме документооборота служба делопроизводства может не создаваться, в этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника либо группу работников. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Несмотря на наличие службы делопроизводства либо специально обученных и конкретно назначенных людей, ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, и за их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в структурных подразделениях организации возлагаются на руководителей этих подразделений.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, так как они несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, но делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

В данном учебнике рассмотрены основы организации и технологии работы с документами, вопросы современной регламентации делопроизводства, дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.