Функции документа. 
Документационное обеспечение управления

Любой документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций. В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности.

Главная, единая для всех документов функция — хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве.

Функции документа подразделяются на общие — свойственные любому документу, и специфические — присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:

• • информационная, т. е. любой документ является носителем информации, его цель — удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве;
• • социальная, т. е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;
• • функция фиксации, т. е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления^[1];
• • коммуникативная, т. е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;
• • кумулятивная, т. е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений;
• • культурная, т. е. документ — это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов.

Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, — функция организации системы и процессов управления, находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.

Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.

Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условие принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.

Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).

Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.

Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12—14%.

Знание функций документа позволяет:

• • определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• • произвести научную классификацию и типологизацию документа;
• • оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.и.;
• • сформировать понятийный аппарат делопроизводства.

• [1] Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М., 2010.