Электронный документооборот. 
Основы делопроизводства. 
Язык служебного документа

Если в начале нынешнего века только около 30% всей корпоративной информации обрабатывалось и хранилось в электронном виде, то в настоящее время эго соотношение быстро меняется в пользу электронной формы документа. Все эти документы образуют документонотоки, управление которыми становится одной из актуальных задач, обусловливая остроту решения проблемы перехода документооборота от традиционного (бумажного) к электронному и создания электронного архива.

Хотя понятие электронного документооборота вошло в научный оборот давно, в его содержании остается много неопределенного. Архивисты на первый план в документообороте выдвигают делопроизводственные процедуры приема-передачи документов, их движения в организации. Юристы прежде всего обращают внимание на юридическую значимость электронного документооборота. Специалисты по информационным технологиям рассматривают документооборот как средство и канал доставки электронных документов и обмена электронными информационными сообщениями. Поэтому в систему электронного документооборота включают не только процесс движения документа по информационным сетям в организации, но и электронные почтовые системы, и Интранет, и корпоративные порталы и другие корпоративные ресурсы, а также способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами^[1].

Корректное решение задач оперативного и качественного управления электронным документооборотом является одним из важнейших условий эффективного управления организациями и предприятиями.

Мнение специалиста По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. Выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20—25%, стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Внедрение СЭД позволяет решать задачи, с которыми традиционному документообороту справляться было гораздо сложнее:

• • повысить эффективность управления за счет ускорения доставки управленческой информации, требуемой для принятия решений, обеспечения единого хранилища документов с соответствующими мерами безопасности доступа;
• • усилить контроль за исполнением документов;
• • повысить уровень исполнительской дисциплины путем оперативного контроля конкретных заданий, предоставления аналитической информации, касающейся объема обрабатываемых документов, времени, затрачиваемого каждым исполнителем/подразделением; сокращения времени на внедрение управленческих решений, согласование приказов, распоряжений и т. п.;
• • повысить качество работы организации за счет сокращения времени доступа к документам, согласования документов, создания и обработки документов, передачи документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов, поиска документов, сокращения вероятности утери документов^[2].

При внедрении СЭД приобретаются не только тактические выгоды (сокращение расходов при внедрении СЭД в результате освобождения места для хранения документов, уменьшения затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, сокращения расходов на персонал и оборудование и др.), но и стратегические преимущества, связанные с повышением эффективности работы организации. Имеется в виду:

• • обеспечение прозрачности и управляемости;
• • повышение уровня информационной безопасности;
• • появление возможности коллективной работы над документами;
• • существенное ускорение поиска и выборки документов по различным атрибутам;
• • повышение уровня безопасности информации, сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• • усиление контроля за исполнением документов и их качеством;
• • создание электронных архивов, которые обеспечивают удобство и надежность хранения документации.

Системы автоматизации документооборота должны обеспечивать пользователям возможность регистрации документов (ввода и обработки сведений о документах); обмена документами и совместной работы с ними; контроля исполнения документов; создания баз данных (хранение и поиск документов); приема и пересылки документов; систематизации документов и формирования дел; подготовки документов к архивному хранению их архивирования^[3].

Базовыми функциями электронного документооборота являются прием электронных документов, хранение, управление движением документов, аутентификация пользователя и разделение прав пользования.

Современные системы электронного документооборота, используемые в российских и зарубежных организациях, носят комплексный характер, что позволяет им не только усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним, но и обеспечить непосредственную поддержку управленческих процессов, решая практически все задачи, связанные с организацией работы с документами на стадии документооборота.

Работа с исходящими документами в системах электронного документооборота позволяет автоматизировать шаблонные процессы регистрации, отправки документов и др., освобождая исполнителей высшего уровня от рутинных процедур (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Работа с исходящими документами в системе электронного документооборота.

Работа с исходящими документами включает:

• • регистрацию, контроль и учет исходящей корреспонденции;
• • регистрацию переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной цифровой подписью;
• • настройку структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;
• • оформление резолюций, контроль исполнения, создание и просмотр отчетов по резолюциям;
• • пересылку документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;
• • поиск по реквизитам;
• • списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Автоматизация процесса обработки входящей документации делает его более прозрачным и управляемым, позволяет руководителям делегировать часть своих функций, связанных с обработкой входящих документов, сотрудникам подразделений организации (рис. 6.2).

Работа с внутренними документами организации предусматривает поддержку полного цикла работы с проектами документов^[4]:

• • изменение проекта с хранением предыдущих версий;
• • согласование проекта документа;
• • утверждение проекта документа;
• • регистрацию документа, созданного на основе проекта;
• • формирование поручений по документам;
• • передачу документов сотрудникам на исполнение/ознакомление;
• • контроль движения и исполнения документов;
• • управление доступом к документам;
• • создание и хранение шаблонов документов.

Рис. 6.2. Работа с входящими документами в системе электронного документооборота

Современная система электронного документооборота позволяет автоматизировать такую важную управленческую процедуру, как учет и контроль исполнения поручений, повышая гем самым исполнительскую дисциплину и эффективность управления в целом. Автоматизация учета и контроля исполнения документов и поручений повышает исполнительскую дисциплину и эффективность управления (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Процедура контроля исполнения поручений.

Контроль за сроками исполнения поручений ведется в СЭД самостоятельно. По существу вопроса контроль исполнения поручения может выполняться самим руководителем, давшим поручение, или специально назначенным должностным лицом.

Обеспечение информационной безопасности достигается путем разграничения прав доступа пользователей к документам, а также использования методов криптографической защиты информации — электронной цифровой подписи и шифрования.

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.

Первой на российском рынке промышленных систем, обеспечивающих возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами, стала система автоматизации делопроизводства «Дело». С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» система позволяет придать юридическую силу любому электронному документу, электронная цифровая подпись которого признается аналогом собственноручной подписи, обеспечивающим юридическую силу документа в рамках российского законодательства.

Основной функцией программы «Дело» является обеспечение полного жизненного цикла документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

В области управления документооборотом в России активно применяются системы класса Workflow, включающие элементы контроля, маршрутизации, обработки и распределения информации, типовые процедуры сбора, регистрации, учета, индексации, организации доступа к документам, хранения и поиска документов.

Метаданные документов. Метаданные — новый термин в электронном делопроизводстве, введенный в оборот международным стандартом ИСО 15 489−1—2001 «Информация и документация. Управление документацией».

• Метаданные — информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, в том числе электронные документы, управлять ими, осуществлять их поиск и храпение^[5].

В соответствии с ИСО 15 489−1—2001 документ помимо содержания должен включать метаданные для обеспечения неизменности структуры электронного документа при различных операциях, производимых с ним. Метаданные описывают как бумажные, так и электронные документы.

Стандартом ИСО 15 489−1—2001 установлен универсальный набор метаданных для любых информационных ресурсов «Дублинское ядро», включающий 15 элементов описания информации.

Па основе Дублинского ядра в России в 2003 г. был разработан ГОСТ 7.70—2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик», введенный в действие постановлением Госстандарта России от 13.01.2004 № 7-ст, включивший для описания информационного ресурса 29 реквизитов, в том числе 10 обязательных для всех категорий ресурсов:

• 1) денитификагор информационного ресурса;
• 2) наименование ресурса (название, присваиваемое создателем или владельцем);
• 3) владелец (наименование юридического лица или имя физического лица);
• 4) описание (текстовое изложение содержания ресурса);
• 5) коды рубрикатора (коды Государственного рубрикатора научно-технической информации);
• 6) ключевые слова (основные понятия);
• 7) язык (указание языка текста);
• 8) период обновления (с какой периодичностью обновляется ресурс);
• 9) финансирование (указание формы финансирования);
• 10) дата последнего обновления информационного ресурса.

• [1] Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М., 2010. С. 8—9.
• [2] Кузнецова Т. В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: Бухгалтерский бюллетень, 2003. С. 144—145.
• [3] Кузнецов И. Н. Указ. соч. С. 381.
• [4] Кузнецова Т. В. Указ. соч. С. 182.
• [5] Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 12. С. 44—47.