Подготовка журнала учета хозяйственных операций

счет план касса лимит Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств дебиторов/ кредиторов накапливается в журнале хозяйственных операций. Каждый факт хозяйственной жизни предприятия отражается соответствующим документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйственных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал (Приложение 1). Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку подобная отработка автоматически приводит к отражению данных документа на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках системы понятия отработка в журнале учета хозяйственных операций и отработка в бухгалтерском учете фактически совпадают.

Если документ был сформирован или зарегистрирован при помощи какого-либо приложения Системы (в частности, в самом приложении бухгалтерского учета), его отработка в значительной мере автоматизирована: на основании такого документа по предварительно заданному правилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций. Вы можете отработать документ в учете, не выходя из соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных из этого буфера. Это особенно удобно, если отработка в бухгалтерском учете поручена, например, одному сотруднику бухгалтерии. В этом случае все остальные бухгалтера фактически готовят только «заявки» на отработку, накапливающиеся в буфере.

Если документ не регистрируется в Системa, то возможно непосредственное формирование соответствующей хозяйственной операции с применением различных способов облегчения этого процесса. Например, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или выбрать в качестве прототипа ранее зарегистрированную «похожую» хозяйственную операцию.

Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации, состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, каждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой. [7].

Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.

Дополнительные характеристики — это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.

Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражается проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета.

Сумма проводки задается по «бухгалтерской» и по «управленческой» оценкам (см. стр. 28). Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте по двум указанным выше оценкам.

Для журнала хозяйственных операций имеются «внутренние» (в рамках приложения «Бухгалтерский учет») источники информации, которые будут указаны ниже при обсуждении других учетных регистров. Здесь же отметим, что Система обеспечивает автоматическую регистрацию хозяйственных операций при переоценке валютных активов и пассивов на основании остатков на валютных счетах и динамики курсов иностранных валют.