Учет особо ценных документов

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления.

Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист.

Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей. При передаче страховых копий особо ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учёта страховой копии.

Графы с 2-й и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел. Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования.

В итоговой записи указывается общее количество дел, включённых в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи скопированы», дата, должности, подписи.

В учётных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.

На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главархива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.