Приказы о предоставлении работнику отпуска

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором или служебным контрактом, применяются формы № Т-6 и № Т-6а.

Приказы о предоставлении работнику (работникам) отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» .

Приказ по личному составу содержит запись «С приказом ознакомлен», «подпись», «расшифровка подписи», «дата», визируется ответственным за кадры лицом и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается этот приказ, подписывается руководителем организации.

Регистрационный номер приказа по личному составу присваивается ему в пределах календарного года с добавлением буквенного обозначения «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела в службе кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или в отдельное дело приложений к приказам по личному составу.

Приказы о предоставлении отпусков, командировании, взыскании формируются отдельно от других приказов по личному составу, так как имеют временные сроки хранения.

График отпусков

В крупных организациях графики отпусков сначала составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровая служба готовит сводный график, который подписывает начальник отдела кадров и утверждает руководитель управления (отдела) органа власти, предприятия, учреждения.

• График отпусков — документ, реализующий конституционное право гражданина на отдых, официально закрепляющий распределение и очередность отпусков работников органов власти, предприятий, организаций, фирм на предстоящий календарный год. Он применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При подготовке графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы государственных учреждений, предприятий, личные пожелания сотрудников, а также графики отпусков прошлых лет и т. д. График отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом.

Важно запомнить!

В соответствии с ТК РФ график отпусков является обязательным документом для всех организаций.

График отпусков составляется в виде таблицы по форме № Т-7. Столбцы таблицы включают наименование структурного подразделения, должности (специальности, профессии) по штатному расписанию, фамилию, имя, отчество работника, которому предоставляется отпуск, его табельный номер, количество календарных дней отпуска, дату начала отпуска (фактическую и запланированную), основание перенесения отпуска с указанием соответствующего документа, дату предполагаемого отпуска и примечание.

Если по просьбе сотрудника с согласия соответствующего руководителя отпуск переносится на другое время, отдел кадров вносит изменения в график отпусков с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Время отпуска уточняется без составления заявления. Сроки использования отпусков контролируются, как правило, работником кадровой службы, который фиксирует сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, по которым были изменены ранее установленные сроки отпусков. Он же подготавливает приказы об отпусках сотрудников. Запись о предоставлении отпуска делается в специальном журнале об учете отпусков.