Анализ затрат и поиск резервов эффективности

Из всего комплекса затрат на персонал в первую очередь сосредоточим свое внимание на фонде оплаты труда — как правило, самой большой и самой сложной части этих затрат.

На практике избыточные затраты на оплату труда могут быть вызваны четырьмя основными факторами:

Несоответствие имеющихся трудовых ресурсов требованиям производственной программы

Производственные потери рабочего времени.

Непроизводственные потери рабочего времени.

Неоптимальная система оплаты труда и материального стимулирования.

Каждый возможный фактор избыточных затрат необходимо подвергнуть анализу с точки зрения перспектив его оптимизации.

Несоответствие имеющихся трудовых ресурсов требованиям производственной программы Наличие баланса между производственной программой и численностью персонала — необходимое условие грамотного управления предприятием. Фактически, идеальной была бы следующая картина: на рабочих местах ежедневно находится ровно столько человек, сколько необходимо для выполнения производственного плана.

Например, на одном из машиностроительных заводов расходы на оплату сверхурочных работ и работ в выходные дни составляют около 6% ФОТ производственного персонала. При этом около трети всех работ в выходные дни связаны с экстренными ремонтами оборудования (простои, переналадка).

К сожалению, в реальных условиях достичь этого крайне сложно: трудоемкость производственной программы колеблется от месяца к месяцу (иногда она имеет ярко выраженные пики в определенные недели, дни и даже часы), в то время как численность невозможно так же быстро изменять (рис. 3).

Рисунок 3 Источники возникновения сверхурочных работ В результате в периоды пиковых нагрузок на производстве предприятие вынуждено прибегать к сверхурочным работам, а в «спокойные» периоды не может загрузить имеющийся персонал. Очевидный выход — сделать производственную программу настолько равномерной, насколько это возможно (иногда для решения данной проблемы достаточно всего лишь переговорить по телефону с заказчиком).

В некоторых случаях производственная программа фактически задается внешними факторами и не поддается регулированию (например, график обслуживания пассажиров в аэропорту). В этом случае для создания баланса между трудовыми ресурсами предприятия и производственной программой имеется ряд инструментов, позволяющих регулировать количество сотрудников, находящихся на своих рабочих местах в каждый момент времени.

В первую очередь, это управление графиками работы персонала. Для различных категорий работников может быть целесообразным введение специальных режимов рабочего времени: гибкий график работы, разделение рабочего дня на части и т. д. При неравномерной производственной программе избежать оплаты сверхурочных работ можно, переведя часть персонала на режим суммированного учета рабочего времени. Тогда дополнительная работа в периоды высокой нагрузки будет компенсирована предоставлением отдыха в другое время.

В ряде случаев целесообразно создавать специальные подразделения, способные «закрывать» пиковые нагрузки, — своего рода мобильные бригады, обслуживающие сразу несколько участков, на которых максимальные нагрузки возникают в разные периоды. Широкие возможности могут найти и такие инструменты управления персоналом, как внутреннее совмещение, использование аутсорсинга и временного персонала, расширение зон обслуживания.

Для подбора инструментов управления графиками работ необходимо точное представление об объемах и временном распределении.

Получить необходимые данные можно с помощью статистического анализа планов и бюджетов производства, а также от экспертов — руководителей производственных и коммерческих подразделений и направлений.