Понятие «экспертиза ценности документа»

При проведении экспертизы ценности документов определяется их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и др. значения.

Существуют несколько этапов экспертизы ценности: Первый — установление срока хранения документа при составлении номенклатуры; второй — подготовка к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. Третий этап — при отборе документов на государственное хранение. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия. (Для работы комиссии создается положение с прописанными функциями, правами и порядком работы). Включает не менее 3 человек (ведущий специалист, главбух и секретарь-референт). Комиссия — совещательный орган и положения вступают в силу после утверждения руководителя.

Комиссия также занимается: рассмотрения дел постоянного и долговременного хранения; составлением актов о выделении к уничтожению документов и дел; решением вопросов о неисправном движении документов; решением вопрос о не нахождении документов, рассмотрением перечней документов и т. д.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: * отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; * отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; * выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение; * установление или изменение сроков хранения документов.

Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 1) постоянного хранения в государственных архивах; 2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3) временного хранения (до 10 лет); 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям.

Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.