Документооборот.
Документация и инвентаризация
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме. Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ… Читать ещё >
Документооборот. Документация и инвентаризация (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- * входящие (поступающие) документы;
- * исходящие (отправляемые) документы;
- * внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами — это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
документирование деятельности;
организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
- * прием и первичная обработка документов;
- * предварительное рассмотрение и распределение документов;
- * регистрация;
- * контроль за исполнением;
- * информационно-справочная работа;
- * исполнение документов и отправка.