Общая характеристика КГБУЗ №2

Канцелярия как Структурное подразделение, ведающее делопроизводством в КГБУЗ «Городская больница№ 2»

КГБУЗ «Городская больница № 2» — это современное многопрофильное лечебное учреждение. Учреждение является некоммерческой организацией, имеет организационно-правовую форму — бюджетное учреждение, является городской больницей, создано для осуществления первичной медико-санитарной помощи и иной медицинской деятельности на территории городского округа и входит в муниципальную систему здравоохранения г. Комсомольска — на — Амуре Хабаровского края.

Цель структуры управления КГБУЗ № 2 состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед учреждением задач: снижение трудоемкости производства, производственных затрат; повышение активности сотрудников; повышение качества предоставляемых услуг.

Служба делопроизводства строится в зависимости от принятой в учреждении формы организации — централизованной, децентрализованной или смешанной.

В КГБУЗ «Городская больница № 2» используется смешанная форма: одна часть операций (прием, регистрация, контроль, отправка документов) централизуется, а другая (хранение документов, формирование дел, справочно-информационное обслуживание) децентрализуется.

В больнице существуют структурные подразделения, ведающие делопроизводством: кадровые отделы, канцелярии, управления делами, секретариаты, общие отделы.

Основная задача канцелярии больницы, заключается в обеспечении четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Для выполнения этой задачи в составе канцелярии предусматриваются соответствующие подразделения (группы), в которые входят секретари, делопроизводители, машинистки, стенографистки, архивариусы, инспекторы, и так далее.

Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом главного врача больницы.

Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями, утвержденными главным врачом, распределение обязанностей между ними производит заведующий канцелярией. Канцелярия имеет печать с обозначением своего наименования.

Основной целью канцелярии является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.

В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления канцелярия решает следующие задачи: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, унификация форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в больнице.

Канцелярия КГБУЗ «Городская больница № 2» выполняет следующие функции:

Разработка и ведение Альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменений;

Установление порядка прохождения и обработки документов, составление схем документооборота, внедрение новых технологических приемов работы с документами;

Прием, учет, регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;

Ведение информационно — справочной работы по документам;

Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;

Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству;

Разработка сводной номенклатуры дел больницы, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;

Обеспечение формирования и оформления дел, описания и уничтожения дел;

Осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием;

Организация работы с письменными обращениями граждан;

Организация работы с документами ограниченного доступа;