Передача документов в архив

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они распространяются на архивы государственных организаций, а также негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться правилами организации и обеспечения работы своих архивов.

Для хранения документов Архивного фонда РФ, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение федеральный орган исполнительной власти образует архив.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

После проведения экспертизы ценности документы в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда РФ.

Передача дел с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу производится только по описям дел.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом организации и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В соответствии с Законом об архивном деле для временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы установлены сроки.

• • для включенных в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;
• • для включенных в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — 10 лет;
• • для включенных в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
• • для включенных в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
• — записей актов гражданского состояния — 100 лет,
• — документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет,
• — проектной документации по капитальному строительству — 20 лет,
• — технологической и конструкторской документации — 20 лет,
• — патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет,
• — научной документации — 15 лет,
• — кинои фотодокументов — 5 лет,
• — видеои фонодокументов — 3 года.

До передачи в архив дела хранятся в соответствующих подразделениях организации (в канцелярии, в секретариате), в ряде случаев (особенно это касается крупных организаций) непосредственно в структурных подразделениях.