Первичные учетные документы

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) — также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

• — первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
• — учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
• — отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

• — организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
• — оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;
• — документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
• — комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

Одно из основных изменений — это упразднение обязанности применять в учете унифицированные формы первичных документов (за исключением, согласно информации Минфина РФ от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ „О бухгалтерском учете“ (ПЗ — 10/2012)», обязательных к применению форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, в частности: 1) кассовых и банковских документов, перечисленных в п 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N 383-П; 2 транспортной накладной согласно п. 2. Ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272).

Как следствие отсутствия требований о применении унифицированных форм первичных документов ч. 4 ст. 9, Закона N 402-ФЗ прямо предусматривает, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» формы первичных учетных документов утверждаются в учетной политике организации.

Таким образом, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.

При этом И. Р. Сухарев, начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина РФ, по поводу внешних форм первичных документов высказал точку зрения, суть которой сводится к следующему: возможны ситуации, когда контрагента не устроит шаблон разработанного организацией документа и в результате организация, утвердившая такой шаблон для отражения собственных операций, согласится с требованием контрагента. В итоге будет сформирован документ индивидуальной формы. Типовые шаблоны «внешних», двусторонних и многосторонних документов, например акта приема-передачи, заранее утвердить вряд ли возможно. При этом руководитель организации, подписывая такой документ, выражает этим свое согласие как с содержанием, так и с формой документа. Наличие нескольких контрагентов со своими пожеланиями по внесению исправлений в данную форму первичного документа приведет к тому, что единой формы такого документа не получится.

По мнению И. Р. Сухарева, подпись руководителя свидетельствует об утверждении данного документа.

Пункт 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ прямо предусматривает, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. И только формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Также, полагаем, что организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, если они содержат все необходимые реквизиты, перечисленные выше. При этом заметим, что и ранее (до 01.01.2013) унифицированные формы могли быть изменены путем добавления реквизитов (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).

Исключением являются организации государственного сектора. Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Все поступающие документы от контрагентов, в том числе отличающиеся от привычных унифицированных форм, необходимо проверять на наличие обязательных реквизитов. С 01.01.2013 документ будет считаться соответствующим требованиям законодательства РФ только в случае соответствия его критериям, установленным ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.