Методика проведения ревизии эксплуатационных расходов рефрижераторно-вагонного депо Молодечно

Основные задачи, методические приемы и способы проведения ревизии эксплуатационных расходов

В настоящее время учет и контроль эксплуатационных расходов и калькулирования себестоимости перевозок занимают доминирующее место в общей системе бухгалтерского учета и контроля на предприятиях железнодорожного транспорта. Недаром в практике работы предприятий в странах с рыночной экономикой эти участки учета выделены в системе бухгалтерского учета в так называемый управленческий учет. Управленческий учет, или учет для управления, имеет целью обеспечить администрацию предприятия, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей информацией, необходимой для контроля над производственной деятельностью предприятия и служит для принятия решений по результатам этой деятельности. К этой информации в первую очередь можно отнести данные о затратах на производство, себестоимости продукции (работ, услуг) и ее отдельных видов, рентабельности продукции (работ, услуг), их выпуске и продаже (реализации), о результатах реализации продукции, работ, услуг.

Основной целью ревизионной проверки эксплуатационных расходов является установление законности, достоверности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций по учету затрат, а также ведение учета в соответствии с действующими положениями и нормативно-законодательными актами.

На данном этапе развития экономики большое значение имеет строгий учет производственных расходов и контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых средств, усиление борьбы с бесхозяйственностью и расточительством. Основными задачами ревизии эксплуатационных расходов являются:

• 1) проверка правильного, полного и своевременного документального отражения текущих расходов, направленных на указанные цели;
• 2) проверка соблюдения в соответствии с учетной политикой выбранного метода учета затрат на производство и метода калькулирования себестоимости;
• 3) оценка обоснованности выбора оптимального варианта распределения расходов на управление исходя из международной практики учета, отраслевых особенностей, производства и выбранного варианта учетной политики;
• 4) проверка правильного разграничения затрат в отчетном периоде по отдельным классификационным признакам (объектам калькуляции, видам расходов и др.), позволяющим обеспечивать необходимой информацией соответствующих пользователей;
• 5) проверка осуществления оперативной корректировки текущих расходов относительно соблюдения налогового законодательства;
• 6) проверка обоснованного распределения расходов между смежными отчетными периодами;
• 7) проверка систематического контроля над эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и формированием себестоимости выпускаемой продукции;
• 8) выявление непроизводительных потерь при осуществлении технологического процесса производства.

Процесс планирования, учета и контроля эксплуатационными расходами регламентируется большим количеством различных нормативных документов. В ходе проведения проверки необходимо руководствоваться следующей нормативно-правовой базой:

О бухгалтерском учете и отчетности. Закон Республики Беларусь. Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 18 октября 1994 г., № 3321—XII (с учетом изменений и дополнений от 25.06.2001 № 42-З). Данный закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

О железнодорожном транспорте. Закон Республики Беларусь, принятый Палатой представителей от 11.12.1998, регламентирующий и определяющий особенности деятельности предприятий железной дороги, их взаимоотношений, а также взаимодействие с другими организациям.

О предприятиях. Закон Республики Беларусь от 14.12.1990 № 462-ЧЙЙ, который определяет права и ответственность предприятия в осуществлении хозяйственной деятельности, регулирует отношения предприятия с другими предприятиями и организациями, органами государственного управления, действует в сочетании с другими законами.

Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). Постановление Министерства экономики Республики Беларусь 26.01.1998 № 19−12/397, Министерства статистики и анализа Республики Беларусь 30.01.1998 № 01−21/8, Министерства финансов Республики Беларусь 30.01.1998 № 3 и Министерства труда РБ 30.01.1998 № 03−02−07/300, с учетом изменений и дополнений от 30.12.2003 № 258/186/256/166. Данным документом регламентируется состав затрат, формирующих себестоимость продукции (работ, услуг), в нем четко определяется, какие затраты хозяйствующие субъекты должны включать в расчет показателя себестоимости, а какие нет. Основные положения обеспечиваются достоверность полученных значений показателей себестоимости.

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89. В ЙЙЙ разделе ''Затраты на производство'' Типового плана счетов приведены основные счета затрат, а в Инструкции по его применению приводятся точные комментарии, что непосредственно должно учитываться на данных счетах, какие к ним могут открываться субсчета, а также с какими счетами они корреспондируются.

Номенклатура расходов по основной деятельности Белорусской железной дороги, утвержденной приказом Начальника Белорусской железной дороги от 23.01.2001 № 11Н: срок действия установлен с 01.01.2001. На основе данного документа осуществляется распределение расходов предприятий железной дороги. Номенклатура расходов по основной деятельности железной дороги представляет собой строго обоснованную классификацию затрат железной дороги на перевозки и производство продукции подсобно-вспомогательных производств. При этом отнесение расходов к тем или иным статьям номенклатуры производится в соответствии с пояснениями к каждой статье и указаниями к данному документу.

Методические указания по калькулированию себестоимости перевозок по железной дороге, утвержденные Приказом начальника Белорусской железной дороги от 18.09.2001 № 333НЗ. Настоящим документом регламентируется методика калькулирования себестоимости продукции предприятий железной дороги с учетом особенностей их деятельности.

О разработке особенностей состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) предприятий эксплуатационной деятельности Белорусской железной дороги. Приказ Министерства транспорта и коммуникаций РБ от 03.11.1994 № 184-Ц, утвержденный Управлением Белорусской железной дороги от 03.11.1994 № П-615.

В связи с тем, что Белорусская железная дорога наряду с управлением перевозочным процессом осуществляет хозяйственное регулирование в области организации и обеспечения перевозочного процесса и повышенных требований к безопасности движения поездов дополнительно к составу затрат, определенному ''Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)''. На основании данного документа предприятия эксплуатационной деятельности железной дороги относят на себестоимость расходы, связанные с особенностями железнодорожного транспорта.

В свете произошедших изменений бухгалтерский учет с 1января 2004 года должен учитывать в полном объеме фактические затраты, включаемые в себестоимость, а для целей налогообложения эти затраты будут приниматься с учетом результатов корректировки, порядок которой будет определяться налоговым законодательством.

Источниками ревизии эксплуатационных расходов являются:

• Ш утверждаемые плановые задания по величинам эксплуатационных расходов и себестоимости перевозок;
• Ш план экономического и социального развития предприятия;
• Ш плановые (нормативные) и отчетные калькуляции себестоимости перевозок;
• Ш первичная документация и бухгалтерские записи по счетам учета производственных затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные (цеховые) расходы», 26 «Общехозяйственные (общезаводские) расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»);
• Ш данные аналитического и синтетического учета затрат на производство;
• Ш формы периодической и годовой отчетности;
• Ш учетная политика предприятия;
• Ш ведомость сводного учета затрат на производства;
• Ш данные ревизии материальных ценностей, фонда заработной платы, основных фондов, денежных средств и другие, отражающие использование хозяйственных средств предприятия.

На предприятиях железной дороги имеются свои особенности производственного процесса, которые существенно влияют на достоверность отчетных данных о фактически произведенных эксплуатационных расходах. Для того чтобы получить ревизионное заключение используют методические общенаучные и специальные приемы документального и фактического контроля.

Основными способами и приемами документального контроля являются следующие:

проверка документа по форме (формальная проверка), которая предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах (например, заполнение товарно-транспортных накладных);

арифметическая проверка документов включает правильность проставленных цен в документе, приведенных наценок, скидок, произведенных вычислений и таксировок, подсчетов итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документов;

экспертная проверка направлена на выявление подделок в документах, которые могут быть выявлены при внимательном осмотре документов. Поддельные документы подлежат глубокому изучению. Для этих целей используются другие приемы проверки документов (логическая и встречная проверки), которые позволяют получить дополнительные доказательства о подделке документа;

при логической проверке, путем сопоставления хозяйственной операции, отраженной в документе, с различными и взаимосвязанными показателями, событиями, явлениями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения;

при нормативно-правовой проверке устанавливается соответствие совершенной операции действующим правилам, требованиям устава, законам, нет ли отклонений от утвержденных норм, смет, лимитов и т. п. При их наличии составляются расчеты и аналитические таблицы, выявляются последствия и виновные лица, определяется ущерб, причиненный неправомерными действиями работников предприятия;

при экономической проверке выясняются экономическая целесообразность совершенной операции, обоснованность операции источниками финансирования, плановыми расчетами, изучаются полученные результаты от данной операции или ее влияние на конечный финансовый результат (прибыль);

при встречной проверки изучается достоверность операций путем сопоставления документов и записей в учетных регистрах, относящихся к одним и тем же взаимосвязанным операциям. Обычно документы составляются в двух и более экземплярах, а отдельные операции оформляются дополнительными документами. Такие документы находятся при отчетах различных материально-ответственных работников. Многократно могут повторяться записи в учетных регистрах бухгалтерского учета. Все это открывает большие возможности для встречной проверки изучаемого документа и уточнения достоверности совершенной операции;

при контрольных сличениях остаток на начало проверяемого периода вместе с документированным приходом должен быть равен документальному расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода. Начальные и конечные остатки обычно базируются на данных инвентаризационных описей;

обратная калькуляция (обратный отсчет) используется для проверки размера необоснованного списания материалов на производство. Сущность данного методического приема состоит в том, что по фактическому выпуску работ исчисляется расход материалов в соответствии с установленными нормами за межинвентаризационный период, который сопоставляется с фактически произведенными списаниями материалов по первичным документам за это же время. В результате этого устанавливают факты незаконного списания сырья и материалов на производство;

при применении проверки документов по данным корреспондирующих счетов можно выявить документы, по которым совершены незаконные, нецелесообразные операции, и в ряде случаев выявить злоупотребления. Это может выражаться в неверной корреспонденции счетов, несоответствии записей в регистрах бухгалтерского учета приложенным документам, отсутствии бухгалтерских проводок, свертывании сальдо по отдельным счетам, повторении корреспонденции в одинаковых суммах по одному и тому же документу, в необоснованных документами сторнировочных и дополнительных записях на счетах бухгалтерского учета;

при изучении финансовых результатов и состояния сохранности имущества предприятия широко используется сравнение. С его помощью фактические данные, отраженные в отчетности, сопоставляются с плановыми и нормативными показателями.

Приемы фактического контроля позволяют установить реальность, действенность, количественное и качественное состояние контролируемого объекта.

К основным приемам фактического контроля относятся следующие:

инвентаризация, которая представляет собой проверку в натуральном выражении денежных средств, материальных ценностей, состояние расчетов и других статей баланса на определенную дату. Данный прием контроля позволяет дать объективную оценку сохранности имущества, определить действительные потери материалов при их хранении и перевозках в пределах норм естественной убыли, ущерб, причиненный недостачами, растратами и другими злоупотреблениями, а также оценить изъятое имущество по подложным документам, завышение цен и других неправомерных действий должностных лиц;

при изучении капитальных и ремонтных работ используются контрольные обмеры, которые организуются для определения фактически выполненного объема строительных работ и применяются для проверки достоверности учета незавершенного производства, расходования строительных материалов в сравнении с нормами и фактически выполненным объемом работ, проверки правильности начисления заработной платы, расчетов с предприятиями за выполненные объемы работ;

обследование объектов включает вопросы, связанные с изучением организационно-производственной деятельности и проверкой обеспечения сохранности имущества контролируемого предприятия. Данный прием контроля целесообразен в начале ревизионных процедур. В процессе обследования можно получить информацию о неполадках в организационно-производственной деятельности, а также получить ответы на вопросы, связанные с обеспечением сохранности имущества непосредственно на объектах: наличие запасов материалов и условия их хранения; качественное состояние и условия хранения машин и оборудования, причины перебоев их работы и другое;

контрольные проверки применяются для изучения полноты оприходования грузов, прибывших автомобильным или другим видом транспорта, достоверности совершаемых операций по отпуску материальных ценностей со склада, качества проводимых инвентаризаций, соблюдения правил отпуска материалов и т. д.

Контроль затрат на производство жизненно необходимы для всех организаций независимо от формы собственности, так как в любом виде деятельности необходимо управлять материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами, а управленческий учет обеспечивает для этого необходимый механизм. Таким образом, управляя затратами, находя резервы снижения себестоимости продукции, можно повысить рентабельность производства.