Интегрирование бухгалтерских программ и правовых баз

Интегрирование правовых баз и специализированных бухгалтерских программ — это новое направление в развитии информационных технологий для бухгалтера и экономиста. Такой подход позволяет использовать учетную бухгалтерскую систему и правовую базу как две, дополняющие друг друга программы.

Это решение позволяет бухгалтеру, не прерывая расчетов, уточнить информацию по интересующей теме, например при изменениях в бланках отчетности можно одновременно ознакомиться с инструкцией по заполнению этих бланков. Наибольшую активность в разработке этого направления проявляет фирма «Гарант».

На сегодняшний день она производит ряд совместных программных продуктов:

• * «Турбо Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», созданной в сотрудничестве с «Долгопрудненским Исследовательским Центром» (ДИЦ);
• * «Инфо-Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», где «Гарант» интегрирован в бухгалтерскую систему «ИнфоБухгалтер»;
• * «1С: Гарант Правовая поддержка» — система правовой и экономической информации, производимая совместно с популярной фирмой «1С».

Общие рекомендации по поиску документов и принципы выбора СПС.

Организация поиска документов в СПС. Приведем некоторые общие рекомендации по поиску документов в СПС.

• 1. При формировании запроса поиска старайтесь заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов.
• 2. Помните, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если вы знаете о документе все, включая его номер, то прежде всего наберите номер. Вполне возможно, что другие реквизиты для поиска документа вам не потребуются.
• 3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей запроса поиска, так и выбирая различные значения в конкретном поле.
• 4. При полнотекстовом поиске документов желательно задавать несколько синонимов интересующего вас термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.
• 5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что искомый документ имеет именно такой вид.
• 6. Заполнение карточки поиска проводите до тех пор, пока количество найденных документов не станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 документов.
• 7. Используйте системы фильтрации, ускоряющие процесс нахождения нужных документов.
• 8. Большие списки найденных документов начинайте просматривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов.
• 9. Сохраняйте часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет вам быстро найти нужное место в документе большого объема.
• 10. Используйте предварительный просмотр при печати документов.

Принципы выбора СПС. При принятии решения о выборе той или иной СПС, да и при использовании ее в работе встает вопрос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить внимание в первую очередь. Единой шкалы оценки качества СПС не существует, поэтому пользователю целесообразно оценивать СПС по следующим критериям:

• * источники информации для системы, которые обеспечивают достоверность и надежность информации, ее полноту;
• * качество юридической обработки документов в системе;
• * надежность работы системы;
• * удобство работы с системой, поисковые и другие возможности;
• * гибкость информационных комплектов и условий поставки;
• * возможность обучения работе с системой и широкий спектр оказываемых сервисных услуг. [5;72]

Рассмотрим некоторые критерии.

• 1. Удобство работы. Все наиболее распространенные СПС обладают широкими возможностями по поиску документов и различными функциями по дальнейшей работе с ними. Документы можно искать по реквизитам, тематике, принявшему органу, названию, различным словам и словосочетаниям из текста, ситуации и т. д. По результатам поиска система формирует список найденных документов. Для удобства пользователей предусмотрены различные функции по работе с документами. Например, в текстах документов можно проставлять закладки, чтобы затем быстро вернуться к нужному фрагменту, нажатием одной клавиши тексты можно копировать в текстовый редактор Word. С помощью функции создания папок пользователь может сохранять выбранные документы в папки и формировать собственные подборки по нужной тематике. Для того чтобы оценить удобство работы с СПС, имеет смысл еще на стадии знакомства с ней посмотреть на реализацию этих функций. Правовая система используется практически ежедневно, и от того, насколько комфортно с ней «общаться», зависит и эффективность ее использования. Воспользуйтесь различными вариантами поиска в зависимости от того, что вы знаете о документе, посмотрите, как долго формируется список, сколько документов попадает в список по запросу и насколько удобна его сортировка, создайте несколько папок с документами. Это позволит объективно оценить различные возможности систем.
• 2. Надежность работы. СПС функционируют в тесном окружении с другим программным обеспечением: операционная система, текстовые и табличные редакторы (Word и Ехсеl), бухгалтерские программы и другое программное обеспечение. От корректности работы и взаимодействия всех этих программ зависит и бесперебойная работа самого компьютера. Согласитесь, очень неприятно, если из-за СПС компьютер постоянно «зависает» или требуется закрытие всех других программ.

Разумеется, ни один из разработчиков не признается в том, что его система может вызывать проблемы подобного рода. Практически все создатели СПС гарантируют пользователям корректность взаимодействия с ПО и быстроту работы, поэтому проверить программную надежность системы можно, во-первых, по наличию ее версий, совместимых с наиболее распространенными платформами (windows 95/98/2000/NТ/ХР), во-вторых, по наличию сертификации СПС с наиболее распространенными операционными системами (например, Micrоsoft).

3. Обновление систем. Правовые базы по законодательству можно обновлять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Системы с консультационной информацией пополняются, как правило, раз в неделю.

Однако сервисные услуги далеко не исчерпываются пополнением систем. В их список должны входить обучение различным приемам работы с системой, помощь при поиске документов, возможность заказать для поиска документ, которого нет в системе, решение технических вопросов по работе с ней. Для срочных вопросов, возникающих у пользователей, должна работать «горячая линия», где оперативно помогут решить любой возникший вопрос. [1;98].