Проектирование экранных форма электронных документов

Электронная форма документов — страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

Формы (электронные) могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы, ее можно загрузить в ИС, отправить по электронной почте, в виде факса и т. д.

Различают несколько видов форм:

• 1. Формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в БД с последующей их обработкой.
• 2. Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне организации, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (заказы на покупку, отчеты о командировочных расходах, счета и т. д.).

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса подписи формы: отснятие уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Технология обработки электронных документов требует специального ПО, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к БД, вычисления, управления, заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота. Программы обработки электронных документов позволяют:

• 1. Вносить элементы настройки типа персонифицированных командных кнопок с сохранением базового варианта формы.
• 2. Быстро имитировать бумажные формы.
• 3. Использовать предоставленные ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными БД.
• 4. Использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции.
• 5. Включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

К первым средствам создания электронных документов можно отнести средства MS Office.

Проектирование форм электронного документа, т. е. создание шаблона формы с помощью специального ПО, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

• 1. Создание структуры электронного документа, т. е. рисование линий, создание графических элементов (подготовка внешнего вида электронного документа с помощью графических средств проектирования).
• 2. Определение содержания формы электронного документа, т. е. выбор способа, которым будут заполняться поля (вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню).

В процессе проектирования и программирования макета электронного документа принято делить экранное поле на две части:

• 1. Информационную часть, предназначенную для собственно самого макета;
• 2. Служебную часть, предназначенную для дополнительной или технологической информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

• 1. Иметь хороший обзор.
• 2. Не должна быть перегружена справочными реквизитами, значение которых следует выдавать на экран только по необходимости.
• 3. Значения группировочных признаков следует выдавать на экран из справочников при переходе курсора в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков.
• 4. Каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которое следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя.
• 5. Должно быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе.
• 6. Продвижение курсора должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении, по вертикали и горизонтали с возможностью прокрутки всего документа.
• 7. Текущее время и дата должно проставляться автоматически.
• 8. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов.
• 9. Цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета обычно помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и/или цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом (производить откат на одно поле назад, отказаться от ввода, производить загрузку введенной информации в БД, получать бумажную копию электронной формы и т. д.). Кроме того, эта часть экрана должна иметь инструкционную часть (набор инструкций) для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видов ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их устранения.