Организация обработки и хранения документов

Система документирования хозяйственных операций является важнейшей составной частью организации бухгалтерского учета. От оперативности и качества составления документов зависят своевременность получения и достоверность учетной и отчетной информации, эффективность ее применения в управлении производствам и обеспечении сохранности хозяйственных ресурсов, рациональность и экономность использования производственного потенциала, соблюдения режима экономии.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

ь наименование, номер документа, дату и место его составления;

ь содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

ь должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. [4].

Регистры бухгалтерского и налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, налоговых декларациях.

Основными регистрами бухгалтерского учета на Государственном предприятии «Полоцкий винодельческий завод» являются:

главная книга;

журналы-ордера;

оборотные ведомости; сальдовые ведомости группированные ведомости.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Документооборот в организации — это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Личную ответственность за состояние делопроизводства на предприятии «Полоцкий винодельческий завод» несет руководитель. Движение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета регламентируется графиком документооборота (Приложение 6).

Должностные лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, составившие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают передачу их для отражения в бухгалтерском учете не позднее сроков, установленных графиком документооборота, и несут персональную ответственность за своевременное и правильное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

До окончания отчетного года все документы хранятся в бухгалтерии. По окончании года первичные документы переплетаются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов архивные органы устанавливают сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив, а остальные списываются как утильсырье и реализуются заготовительной организации.

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по письменным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота необходимы: применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов (автоматизация, компьютеризация учета) и унификация, и стандартизация документов (применение единых типовых форм).