Экспертиза ценности документов. 
Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов к передаче в архив филиала включает:

• Ш про ведение экспертизы ценности документов;
• Ш оформление дел;
• Ш составление описей дел;
• Ш составление актов о выделении документов к уничтожению.

Для организации работы по проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для архивного хранения или уничтожения, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подразделений создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом начальника филиала.

В подразделениях филиала отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения (экспертизу) осуществляют работники подразделений под непосредственным методическим руководством членов экспертной комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов в подразделениях составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также описи дел по личному составу для передачи в архив филиала и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт на уничтожение документов имеет типовую форму и строго установленный порядок оформления и удостоверения. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. Юридическим основанием для реального уничтожения документации является утверждение акта начальником филиала.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется.

Например, в 2002 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 5 лет.

В этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2008 года, и оно должно быть включено в акт, составленный в 2008 году.

Акт составляется на дела всего филиала.

Если в него входят дела нескольких отделов, то перед группой заголовков дел каждого отдела указывается его название.

Однородные дела вносят в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (смотрите Приложение № 16).

Уничтожение включенных в акт документов производится только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения за соответствующий период.

Оформление дел, передаваемых в архив филиала, проводится работниками подразделений, в ведении которых находились дела.

Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:

документы, составляющие дело, должны быть подшиты в твердые обложки в четыре прокола или переплетены, металлические скрепки удалены;

на обложке должно быть написано:

название учреждения и подразделения;

индекс дела;

заголовок дела, номер тома, если дело состоит из нескольких томов, дата дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения в деле все листы (кроме чистых, листов с заверительной надписью) нумеруются в правом верхнем углу черным графитным карандашом. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если в деле имеется конверт с вложениями, то вначале нумеруется конверт, затем вложения.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В конце дела на отдельном листе-заверителе дела делается заверительная надпись, подтверждающая количество листов в деле, пропущенные и литерные номера (смотрите Приложение № 17).

На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел (смотрите Приложение№ 18).

Опись дел это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи дел подразделений составляются работниками, ответственными за делопроизводство, при методической помощи ЭК и ответственного за делопроизводство в филиале.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются в двух экземплярах, в отдельности на дела каждого подразделения за несколько лет. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копии и.т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись о количестве единиц хранения (дел, томов), первом и последнем номерах единиц хранения по описи дел.

Описи дел составляются в двух экземплярах, подписываются составителем, согласовываются с экспертной комиссией и утверждаются начальником филиала.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел филиала, подготовка которого возлагается на заведующего архивом (смотрите Приложение№ 19).

Передача дел в архив филиала

Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в подразделениях, в которых они были сформированы.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов.

Передача дел в архив филиала осуществляется через год после завершения их в делопроизводстве. Так дела 2005 года передаются в архив в 2007 году.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Работник филиала, ответственный за ведение архива проверяет правильность оформления и формирования сдаваемых дел и составления описей.

Дела и описи, не соответствующие установленным требованиям, в архив не принимаются.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, руководством подразделений принимаются меры по их розыску.

Если дела не будут найдены, то составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения.

Дела в архив филиала доставляются сотрудниками подразделений с двумя экземплярами описей.

При приеме дел на архивное хранение работник архива присваивает описям дел учетные номера по реестру описей.

Прием каждого дела производится работником архива филиала в присутствии работника структурного подразделения. Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывая дату приема и количество принятых дел.

Порядок предоставления документов (дел), находящихся на архивном хранении.

Предоставление информации о документах, хранящихся в архиве филиала, по мотивированным запросам, касающимся компетенции подразделений филиала и организаций, осуществляется с разрешения начальника филиала и осуществляется в форме информационного письма, справки о наличии в архиве соответствующих документов, а также перечня заголовков дел (документов).

Копии документов, хранящихся в архиве филиала, выписки из них и архивные справки, необходимые организациям и гражданам для решения вопросов, касающихся их компетенции, выдаются организациям и гражданам по их письменным запросам.

Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка — документ, воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, с указанием поисковых данных архивного документа.

Архивная справка — документ, содержащий информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных архивных документов.

Выдача архивных копий, выписок и справок осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002.

Предоставление копий архивных документов работникам филиала, филиалов и организаций по вопросам, касающимся их компетенции, осуществляется на основании письменного запроса, подписанного руководителем подразделения филиала или начальником филиала и содержащего указание адресата предоставления документов, причин истребования и цели использования документов, фамилии, имени, отчества, должности лица, ответственного за использование запрашиваемых документов.

Решение о предоставлении копий документов филиала, хранящихся в архиве, архивных справок, архивных выписок принимается начальником филиала.

Архивные дела выдаются из архива во временное пользование работникам филиала на срок не более 30 календарных дней. Срок может быть продлен после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 календарных дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено в архив.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела (смотрите Приложение № 20).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Работники филиала обязаны обеспечивать сохранность полученных архивных документов (дел) и использование полученной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запрещается изъятие документов из архивных дел, передача работникам других подразделений или организаций полученных архивных документов или их копий.

Предоставление документов по запросам организаций производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае принятия отрицательного решения письменный отказ в предоставлении для ознакомления (выдаче во временное пользование) архивных документов должен содержать причины отказа.

Выдача архивных дел оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (смотрите Приложение № 21), составляемым в двух экземплярах, которые подписываются руководителем организации-получателя и заместителем начальника филиала. Подписи удостоверяются соответственно оттиском печати организации-получателя и оттиском печати филиала.

Один экземпляр акта остается у работника архива, второй экземпляр — выдается представителю организации-получателя вместе с запрашиваемым делом. После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка.

Состояние архивных дел, возвращаемых организациями после временного пользования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

При обнаружении повреждений, недостачи документов или их отдельных листов составляется и подписывается соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей документы.

В случае утраты или уничтожения особо ценных (в том числе бухгалтерских) документов приказом филиала создается комиссия по расследованию причин утраты или уничтожения.

Архив, в котором хранятся документы, находится в подвале здания, что нарушает требованиям хранения документов. В архиве температурно — влажностный режим не соблюдается, он превышает допущенной температуры.