Документальное оформление поступления и расхода материально-производственных запасов

Для обеспечения сохранности МПЗ на исследуемом предприятии организован их учет в следующем порядке.

Заведующий складом ведет количественный учет товарно-материальных ценностей в «Книгах складского учета».

Перед тем как передать на склад эту книгу, главный бухгалтер предприятия делает в ней соответствующую запись и ставить печать.

Приход и расход материальных ценностей фиксируются в книге согласно первичным документам. «Приходный ордер» (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Он выписывается в одном экземпляре. Составляет ордер материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад[16, с.15].

В случаях, когда материальные ценности доставляются на предприятие сторонними транспортными организациями, принимающий, груз представитель организации обязан проверить наличие пломб и исправность транспортных средств, контейнера, тары; сверить наименование и маркировку груза с сопроводительными документами.

Если при приеме груза от транспортной организации обнаружились порча, недостача, излишек, повреждение или несоответствие наименования, веса или количества, составляется «Акт о приемке материалов» (ф. № М-7).

Этот документ оформляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

К расходным первичным документам по учету материально-производственных запасов относятся «Лимитно-заборная карта» (ф. № М-8), требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, карточка учета материалов и т. п. «Лимитно-заборная карта» (ф. № М-8) используется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Этот документ выписывается в двух экземплярах: один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя организации и лиц на это уполномоченных.

Требование-накладная (ф. № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) используется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Материально ответственное лицо ежемесячно составляет отчет о движении материальных ценностей на основании первичных документов. Бухгалтер материального стола проверяет отчет, сверяя его с приложенными к нему документами, и выводит суммовое выражение товарно-материальных ценностей. После проверки бухгалтер подписывает оба отчета, второй экземпляр возвращает заведующему складом. После приемки по итогам отчетов на приход и расход материалов делаются записи в журналы-ордера: в журнале-ордере № 6 отражается приход материалов от поставщиков и подрядчиков; в журнале-ордере № 7 — от подотчетных лиц; в журнале-ордере № 1 — при оплате за материалы наличными средствами.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где выводится конечное сальдо. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются на основе Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.