Автоматизация учета затрат

В наши дни бухгалтерские программы и информационно-правовые базы данных стали незаменимым инструментом для бухгалтеров. С их помощью выполнение ежедневных профессиональных обязанностей становится менее рутинным и одновременно более оперативным. Бухгалтерская информация, обработанная современными программными средствами, дает возможность использовать ее для анализа деятельности предприятия и принятия управленческих решений.

Пользуются бухгалтеры и специальными базами данных, которые предоставляют справочную и нормативную информацию. Ценность бухгалтерский программ и информационно-правовых баз данных напрямую зависят от их соответствия действующему законодательству. А значит, большое значение имеет частота и своевременность их обновления. Но если обновление отчетных форм для бухгалтерских программ чаще всего производится бесплатно, то пополнение информационно-правовых баз данных осуществляется за отдельную плату.

Следует заметить, что для сельскохозяйственных предприятий практически нет бухгалтерских программ, кроме «1С: Бухгалтерия 7.7 сельхоз.». В данной программе имеются все виды первичных документов, применяемых в сельскохозяйственном учете. Документы по учету затрат труда фиксируют произведенные в отрасли трудовые затраты на выполнение конкретных работ и начисленную при этом оплату. На механизированных работах применяют учетный лист тракториста-машиниста. В аналоге данного документа в 1С заполняются все необходимые реквизиты, и, что самое главное, для правильного отнесения затрат указывается подразделение, в котором эти затраты произведены. По этому документу помимо начисления оплаты труда, производится и списание горючего. Для учета труда на немеханизированных работах и учета труда бригадиров применяют учетные листы и табель учетных работ. Документы по учету затрат предметов труда фиксируют расход различных материальных ценностей: удобрений, средств защиты растений, МБП, тары и т. д. Документы по учету средств труда фиксируют затраты по использованным средствам труда, которые выражаются в начисленной амортизации. Таким образом это сделано в программе: при заполнении справочников по основным средствам указывается балансовая стоимость и проценты отчисления на амортизацию, а при начислении амортизации, относящейся к отрасли садоводства можно указывать базу распределения по общим затратам или по количеству отработанных часов. Документ по учету выхода продукции фиксирует получение и оприходование продукции садоводства. К ним относятся дневник поступления продукции садоводства и путевка на вывоз продукции с поля. Проводки формирует только дневник поступления продукции садоводства, а путевка нужна для проверки. Ежемесячно можно получать производственный отчет по цеху садоводства. Итоговые данные отчета автоматически переносятся в журнал-ордер № 10. Важным вопросом является, каким же образом происходит распределение накладных расходов. Для этого в программе предусмотрены следующие возможности: это можно делать вручную, то есть отдельной операцией указывать базу для распределения накладных расходов в % на те или иные отрасли или же программа будет автоматически распределять в зависимости от объема затрат в отраслях. Завершающим этапом является исчисление фактической себестоимости продукции, то есть делят фактически произведенные затраты на урожай. В течение периода сбора продукцию приходуют по плановой себестоимости, а для расчета фактической используется специальная функция.

Однако внедрению вычислительной техники должны предшествовать исчисление эффективности ее внедрения, а повышение эффективности ее использования следует рассматривать как важнейшее условие совершенствования управления предприятием.

Эффективность должна определяться как на стадии технико-экономического проектирования (так называемая расчетная эффективность), так и после внедрения проекта и освоения его эксплуатации (фактическая эффективность). Предварительный расчет должен подтверждать правильность выбора вида вычислительной техники и информационных баз и целесообразность проведения дальнейших проектных работ.

Таким образом, необходимо не только автоматизировать учет, но рассчитать эффективность данной операции.