Оперативный учет движения готовой продукции

На предприятиях различают оперативный и бухгалтерский учет выпущенной из производства продукции. Оперативный учет ведут планово-диспетчерские службы или работники выпускающих цехов с целью контроля, за выполнением плана и графика выпуска продукции.

Бухгалтерский учет осуществляют работники бухгалтерии. Основанием для ведения оперативного и бухгалтерского учета являются первичные документы по передаче продукции из производства на склад или непосредственно заказчику (потребителю). Рассмотрим движение документации на рисунке 1.2.

Учет готовой продукции начинается с составления документов о выпуске готовых изделий. Сдача готовой продукции из цеха на склад предприятие оформляется приемо-сдаточными накладными типовой формы. В накладной укатывается цех-сдатчик, сдатчик-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи и количество сданной продукции. Накладная может составляться за день или за несколько дней. После составления накладной в ней подсчитывается количество сданной, продукции по каждому наименованию, указывается учетная цена за единицу продукции по учетной цене.

Накладная подписывается представителем цеха-сдатчика, склада получателя, ОТК. Если накладная составляется за несколько дней, она подписывается перечисленными работниками за каждый день.

Следует обратить внимание на то, что без подписи представителя ОТК приемо-сдаточная накладная является недействительной и бухгалтерией не принимается. Выпуск продукции также оформляется ведомостью сдачи продукции из цеха на склад, а при сдаче продукции заказчику непосредственно из цеха (минуя склад) — актом приемки-сдачи. Актом приемки-сдачи оформляются также сдача выполненных работ. Акты имеют типовую форму и предусматривают натуральные и стоимостные показателя выпущенной продукции (выполненных работ).

Все приемо-сдаточные документы на выпуск продукции (выполненные работы) выписываются цехом сдатчиком в двух экземплярах. Первый экземпляр приемо-сдаточного документа с распиской заведующего складом в приемке продукции возвращается цеху-сдатчику. Второй экземпляр остается на складе. Он служит основанием для записей в карточках складского учета и для составления ведомостей выпуска готовой продукции. При автоматизированном учете на основании его создаются машинные носители учетной информации о выпуске продукции из производства.

Рисунок 1.2 — Документальное оформление Учет готовой продукции на складе осуществляет заведующий (кладовщик) являющийся материально — ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, но согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации готовой продукции и передачи ее по акту. утвержденному руководителем предприятия.

На каждое наименование продукции бухгалтерия открывает карточку сортового учета и выдает ее под расписку в реестре карточек работнику склада. Карточка размещаются в картотеке склада по номенклатурным номерам продукции Материально — ответственное лицо производит записи в карточках по каждому приходному к расходному документу отдельной строкой. После каждой записи определяется и записывается в соответствующей графе остаток готовой продукции.

Работник бухгалтерии периодически (раз в 3−7 дней) проверяет правильность оформления приходных и расходных документов и записей в картотеках складского учета.

Учет движения продукции в карточках склада может осуществляться с помощью технических средств, установленных непосредственно в местах нахождения готовых изделий. Одновременно с первичным оформлением поступления и отгрузки продукции в компьютер вводится информация для последующей ее группировки в любом разрезе, необходимом для управления, контроля и составления отчетности.

Проверка карточек складского учета производиться в присутствии материально — ответственного лица. Правильность записей в карточках бухгалтер подтверждает своей подписью в графе «контроль» с указанием даты проверки.

Одновременно с проверкой записей к карточках работник бухгалтерии и материально-ответственное лицо производят приемку-сдачу первичных документов и составляют реестр типовой формы (М-18), реестр составляется раздельно по приходу и отпуску готовой продукции в одном (иногда в двух) экземплярах и сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами (при двух экземплярах второй остается работнику склада). С согласия материально — ответственного лица подтверждением приемки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточках складского учета о проверке правильности записей по каждой операции. Остатки готовой продукции на начало следующего месяца переносятся из сортовых карточек в ведомость остатков (сальдовую книгу) но складу. Ее итоги сверяются с данными бухгалтерии.

Предприятие продает свою продукцию по договорам с заказчиками и покупателями. При заключении и исполнении договоров поставки поставщики и покупатели продукции руководствуются действующими законодательными актами, определяющими порядок продажи продукции и порядок заключения и выполнений договоров поставки. Контроль за соблюдением договоров поставки осуществляют несколько управленческих служб предприятия. В частности, планово-производственный отдел контролирует своевременность выпуска и соответствие его договорам поставки, производственно-диспетчерский отдел — своевременность сдачи цехами продукции в товарный выпуск; отдел сбыта — правильность оформления и изменения договоров поставки, своевременность заказа транспортных средств, наличие необходимых запасов готовой продукции на складе и подготовку ее к отгрузке; юридическая служба — заключение, исполнение договоров и санкции по договорам; бухгалтерия и финансовый отдел — своевременность я правильность выписки расчетных документов и расчетов с покупателями. Конечно, распределение названных контрольных функций между отделами управленческого аппарата зависит от особенностей предприятия. Однако в определенной мере эти Функции должны выполняться, и работники бухгалтерии должны хорошо представлять их содержание и осуществление на своем предприятии, чтобы правильно выполнять учетную работу.

Учет отгрузки продукции, как и выпуска, начинается с оформления первичных документов. В соответствии с договором поставки отдел сбыта предприятия выписывает приказ-накладную, в которой объединяются два документа: приказ складу на отгрузку продукции и накладная на отпуск продукции со склада. Типовая форма приказа-накладной имеет следующее содержание. Данные приказа на отпуск заполняет отдел сбыта, а о фактическом отпуске — материально ответственное лицо, отпустившее продукцию. Продукция передастся экспедитору, который также подписывает накладную. Первый экземпляр документа передается экспедитору для заполнения им транспортных документов на отгрузку продукции. Второй экземпляр остается у кладовщика для подтверждения отпуска, записи в карточках складского учета и последующего учета в бухгалтерии.

При вывозе продукции автотранспортом на отгрузку продукции составляется также товарно-транспортная накладная. Обычно ее выписывают в четырех экземплярах; первый оставляется у грузоотправителя для списания отгруженной продукции со склада; остальные экземпляры, заверенные подписью и печатью грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Водитель затем сдает грузоотправителю второй экземпляр с отметкой о передачи груза транспортной организации, а третий и четвертый в свое автохозяйство. На практике количество экземпляров товарно-транспортной накладной выписывается и больше (до 7−8). Если до станции отправления продукцию сопровождает экспедитор, он также подписывает всю сопроводительную документацию.

К товарно-транспортным накладным и приказам-накладным прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых приводится подробный перечень отгруженной продукции и дается ее характеристика, паспорта и проспекты на конкретные изделия, сертификаты качества продукции и другие документы, обусловленные договором поставки.

Оформление расчетных документов за отгруженную покупателям продукцию. Экспедитор или другое лицо, отправляющее продукцию покупателю, получает квитанцию транспортной организации о приемке груза. На следующий день после отгрузки он сдает приказ-накладную, товарно-транспортную накладную, квитанцию транспортной организации в бухгалтерию (отдел сбыта, финансовый отдел) предприятия-поставщика. На основании этих документов бухгалтерия (финансовый отдел) предприятия выписывает на имя покупателя счет-фактуру формы 868 и счет-фактуру для учета налога на добавленную стоимость Бухгалтер, выписывающий счета покупателям, должен знать порядок расчета сумм по каждому элементу счета, поэтому следует рассмотреть наиболее важные принципы этих расчетов. Порядок расчета с покупателем за отгруженную ему продукцию, тару и транспортные расходы определяются договорам поставки. Исходя из этого, стоимость отгруженной продукции определяется умножением ее количества цену реализации за единицу продукции. Аналогично рассчитывается стоимость тары, отгруженной с продукцией. Но она включается в счет, отдельной суммой тогда, когда стоимость тары не покрывается отпускной ценой на продукцию и оплачивается покупателем по договору сверх стоимости продукции, по отпускным ценам.

Особый порядок возмещения устанавливается для расходов по отгрузке продукции. В процессе отгрузки продукции поставщик производит расходы по доставке продукции на станцию отправления, погрузки ее в транспортные средства, перевозке продукции по железной дороге, водным или воздушным путем. В момент отгрузки эти расходы всегда оплачивает поставщик, но не всегда за свой счет. Если расходы по отгрузке предусмотрены в цене на продукцию, поставщик принимает их за свой счет возмещает из выручки от продажи продукции. Если эти расходы не предусмотрены в цене на продукцию, они возмещаются покупателем сверх стоимости продукции по цене продажи. Распределение расходов по отгрузке между поставщиком и покупателем устанавливается определенным видом «франко-цены», который предусматривается в договоре поставки.

«Франко» (итал.) означает «свободный», т. е. это коммерческий термин, показывающий, с какого места отгрузки продукции поставщик (покупатель) освобождается от соответствующих расходов.