Пути совершенствования учета материальных оборотных активов на предприятии

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Существенное значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Существенно улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов).

Для контроля за отгрузкой и вывозом материальных ценностей на ОАО СМУ-1 «Щекиногазстрой» рекомендуется следующая схема движения первичных учетных документов:

• * на складе или в отделе сбыта выписывается четыре экземпляра накладной на отпуск материалов, которые передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале и подписи главным бухгалтером либо другим уполномоченным лицом;
• * подписанные накладные возвращаются бухгалтерской службой в отдел сбыта: один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск материалов со склада; второй — служит основанием для выписки счета-фактуры; третий и четвертый — передаются получателю (покупателю), который обязан поставить в документах подпись, удостоверяющую факт передачи ему материальных ценностей;
• * при вывозе материальных ценностей через пропускной пункт (проходную) один экземпляр накладной остается в службе охраны, второй — у получателя в качестве сопроводительного документа на груз;
• * служба охраны регистрирует накладные на вывозимые материальные ценности в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерию по описи;
• * бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отдел сбыта, служба охраны) систематически осуществляет сверку данных об отпущенных со склада и фактически вывезенных материальных ценностях путем сопоставления накладных на отпуск с журналом регистрации.

Но сами по себе стандарты финансовой отчетности все же не являются спасением от возможных неприятностей. Кроме того, существует вполне объективный ограничитель экономического характера, который представляет собой соотношение затрат на подготовку отчетности и экономических выгод от ее использования или, точнее, соотношение затрат на совершенствование отчетности и экономических выгод от этого совершенствования.

В качестве еще одного средства защиты интересов собственников и инвесторов, применение которого целесообразно в комплексе с другими аналогичными инструментами, можно выделить надлежащим образом организованную систему внутреннего контроля. Имеется в виду такая система внутреннего контроля, которая является внутренней с точки зрения условий доступа к финансово-хозяйственной информации, и в то же время независимой по отношению к менеджменту предприятия, сочетая в себе положительные качества внутреннего и внешнего контроля.

Внутренний контроль, если речь идет о финансово-промышленной группе, должен осуществляться самостоятельным юридическим лицом в рамках этой группы компаний, чтобы избежать отрицательных моментов, связанных с возможным конфликтом интересов между требованиями независимости и объективности контроля и интересами менеджмента контролируемой организации.

Если же речь идет о компании, не входящей в какую-либо финансово-промышленную группу или холдинг, то структурное подразделение, на которое возложены контрольные функции, должно подчиняться непосредственно общему собранию акционеров, а в период между его проведением — совету директоров, минуя руководство компании.

Если разделить существующие системы контроля (и их составляющие) на внутренние и внешние, получим следующую их классификацию:

внутренние: система бухгалтерского учета; система контроля, осуществляемого ревизионной комиссией (ревизором) общества; система внутреннего аудита;

внешние: внешний аудит (обязательный или инициативный).

Систему контроля, осуществляемого ревизионной комиссией (ревизором) общества, можно в равной степени отнести и к внешней системе контроля. Объясняется это тем, что в соответствии с п. 6 ст. 85 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 27.02.03) члены ревизионной комиссии (ревизор) общества не могут одновременно являться членами совета директоров (наблюдательного совета) общества, а также занимать иные должности в органах управления общества.

К достоинствам внешнего аудита относится то, что он проводится сторонней независимой аудиторской организацией. Однако оно в существенной мере утрачивается от того, что оплата аудиторской организации производится проверяемым экономическим субъектом, то есть налицо экономическая зависимость аудитора от менеджмента компании, которую аудитор проверяет.

Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности общества ревизором или ревизионной комиссией общества осуществляется, как правило, по итогам деятельности общества за год.

Под внутренним аудитом понимают организованную на экономическом субъекте в интересах его собственников и регламентированную его внутренними документами систему контроля над соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля. На практике внутренний аудит носит дискретный характер. Он проводится в форме отдельных проверок и ревизий по заранее утвержденному плану либо внезапно, а также по специальному указанию руководства компании.

Из этого вытекает наиболее существенный недостаток существующей системы контроля в СМУ-1, заключающийся в том, что она в наибольшей степени ориентирована на выполнение функций последующего и в меньшей степени — текущего контроля. Предварительным же контролем достаточно регулярно занимаются только бухгалтерия и юридическая служба предприятия.

В СМУ-1 необходимо разделение контрольной системы и менеджмента с тем, чтобы отсутствовала подчиненность контролеров менеджменту компании во избежание возможного нажима, сговора и злоупотреблений.

Таким образом, подчиняться вновь создаваемая контрольная служба должна непосредственно общему собранию акционеров, а в период между ними — совету директоров. При этом контролеру должна быть обеспечена возможность в случае необходимости обращаться к совету директоров незамедлительно. Однако контролер не должен иметь права вмешиваться в текущую деятельность менеджмента компании и обладать какими-либо запретительными функциями с тем, чтобы у менеджмента не было никаких оснований переложить свою ответственность за принимаемые управленческие решения на контролера.

Информационной основой для построения системы постоянного внутреннего мониторинга (СПВМ) должна послужить система бухгалтерского учета, поскольку она охватывает существенную часть финансово-хозяйственной деятельности предприятия (хотя и не всю) и существует на подавляющем большинстве российских предприятий.

Постоянный внутренний мониторинг ни в коей мере не подменяет собой обязательный аудит и является по отношению к нему дополнительным средством защиты материальных интересов собственника и инвестора.

Основная задача постоянного внутреннего мониторинга состоит в контроле за тем, чтобы служащие не воровали у компании, а менеджмент не воровал у собственника. Кроме того, к его задачам относится комплексный контроль за соблюдением в компании действующего законодательства в отношении финансово-хозяйственной деятельности. Данные функции совпадают с функциями внутреннего аудита, однако существенным недостатком внутреннего аудита с точки зрения излагаемой позиции, является его привязанность к структуре компании, подчиненность менеджменту компании и полную материальную зависимость от него.

Для осуществления эффективного постоянного внутреннего мониторинга необходим постоянно функционирующий орган, который:

• * является подразделением предприятия или группы компаний только в крайнем случае и подчиняется непосредственно совету директоров, при этом должна быть обеспечена также материальная независимость данного подразделения от компании, предусматривающая наличие самостоятельного бюджета (сметы), расчетного (текущего) счета и возможности им распоряжаться;
• * либо представляет собой самостоятельное юридическое лицо в составе группы компаний;
• * либо представляет собой самостоятельное юридическое лицо вне группы компаний — в этом случае функции внутреннего контроля может взять на себя независимая консалтинговая (аудиторская) фирма.

Подчинение СПВМ руководителю предприятия возможно только в тех исключительных случаях, когда он является одновременно и единственным собственником предприятия.

СПВМ осуществляет контрольные функции за работой бухгалтерии в части контроля за точностью и полнотой документации бухгалтерского учета, своевременностью подготовки достоверной бухгалтерской отчетности и предотвращением ошибок и искажений, а в части исполнения приказов и распоряжений — за всеми подразделениями предприятия, включая его руководителей.

Контроль за обеспечением сохранности имущества организации осуществляется СПВМ совместно с бухгалтерией предприятия путем контроля за работой материально ответственных лиц, проведения с участием сотрудников СПВМ как плановых инвентаризаций, так и внезапных ревизий товарно-материальных ценностей, а также контроля за наличием и соблюдением порядка хранения правоустанавливающих документов, касающихся кредиторской и особенно дебиторской задолженности предприятия.