Аудит учёта денежных средств, ведения кассовых операций

При проверке состояния учета движения денежных средств предприятия аудитор рассматривает решение многих юридических, финансовых, учетных, экономических вопросов проблемного характера, связанных с необходимостью обеспечения достоверных выводов о качественных сторонах ведения предприятием учета денежных средств.

Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый предприятием порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией предприятия договор об индивидуальной материальной ответственности, что также является объектом внимания аудитора.

При проверке следует установить, соблюдается ли предприятием установленный обслуживающим его учреждением банка предельный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Анализ материалов проверок и состояния организации учета на предприятиях позволил установить основные условия, способствующие подобным злоупотреблениям. К ним относятся:

• 1) нарушение правил оформления документов, принятие документов с неоговоренными исправлениями или подчисткой реквизитов;
• 2) отсутствие или неправильное гашение документа, а также отсутствие пометок или штампа аудитора на проверенных документах;
• 3) отсутствие регистрации или дефектная регистрация расчет-но-платежных документов, способствующие подлогам;
• 4) небрежное хранение документов;
• 5) неудовлетворительный учет расчетов с персоналом, нереальность и необоснованность сальдо по этому счету.

Арифметические «ошибки» в ведомостях и кассовых отчетах допускаются сознательно с целью излишнего списания денег. Обычно в таких случаях ведомости внешне хорошо оформляются, все реквизиты и расписки находятся на месте, носят подлинный характер и не вызывают сомнений в правильности списания. Необоснованное списание денежных сумм из кассы при неверных подсчетах итогов ведомостей приводит также к несоответствию данных аналитического и синтетического учета по счету депонентов. В ряде случаев такое несоответствие устраняется сознательным подлогом в итогах граф сводки заработной платы и в их сбалансировании.

Техническая проверка подсчетов и проверка счета расчетов с персоналом — основные способы выявления таких злоупотреблений. Облегчает эти злоупотребления отсутствие должного контроля со стороны лиц, подписывающих документ.

Одной из форм присвоения денег является списание сумм без надлежащих оснований, без расписок или доверенностей по сомнительным и незаверенным счетам-ордерам и т. д. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдение четкого порядка приемки кассовых отчетов квалифицированным работником, не связанным с оформлением и регистрацией кассовой документации. Обязательна также личная проверка главным бухгалтером документов, относящихся к кассовым и банковским операциям.

Присвоение денежных средств методами подлога может быть произведено с использованием законно оформленного документа, который подвергся дополнительной «обработке» .

Во-первых, когда внешняя форма ведомости не дает оснований сомневаться в ее подлинности, а сумма итогов написана прописью тем же почерком, что и исправленная сумма. В этом случае следует сравнить данные расчетно-платежной ведомости с основаниями к начислению зарплаты (табелями, нарядами и журналом регистрации ведомостей). Выявленные при этом расхождения необходимо проверить, опросив лиц, расписавшихся в ведомостях.

Во-вторых, когда в ведомости имеются подчистки (уменьшенные удержания), подлогу способствуют следующие обстоятельства:

• — принятие к оплате ведомостей с подчистками или без итогов прописью;
• — отсутствие своевременной регистрации ведомостей до их передачи в кассу.

Одной из форм злоупотреблений по кассовым операциям является присвоение законно начисленной заработной платы, депонированной заработной платы и сумм, причитающихся другим предприятиям. Присвоение правильно начисленной заработной платы в основном касается заработной платы лиц, выбывших из предприятия до начисления причитающихся им сумм.

Присвоенные депонентские суммы часто относятся к суммам, принадлежащим выбывшим лицам. Поэтому при проверке платежей по этим счетам следует выяснить, находились ли на месте лица, получившие платежи на предприятии в момент оформления этих операций.

Далее сличают подписи лиц, получивших суммы по депоненту, с подписями их владельцев в ведомостях на получение заработной платы в период их пребывания на предприятии. По возможности необходимо провести опрос соответствующих лиц.

В практике работы аудиторов и следственной работы выявились злоупотребления по операциям перевода денег разным лицам, особенно по депонированной зарплате.

Наиболее значительные и систематические переводы депонентских сумм подлежат проверке путем ознакомления с основаниями для перевода, наведения справок на почте и запроса адресатов. Расчеты с почтой по переводам должны осуществляться через банк (расчетными чеками).

Особенно тщательно должны проверяться операции по расходу наличных денег в кассе, списываемых на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об их использовании.

Следует проверить правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, что должно проводиться на протяжении всей проверки при рассмотрении первичных кассовых документов и отчетов кассира, где указывается корреспонденция счетов, т. е. на какие счета надлежит отнести оприходованную или выданную из кассы сумму денег. Этой работе уделяется большое внимание, так как в результате допущенных «ошибок» проходят записи на счета, позволяющие списать похищаемые суммы.

Заслуживают внимания случаи оплаты через кассу наличными деньгами задолженности других предприятий по истечении срока исковой давности или накануне его истечения. Внешне такая операция выглядит как нарушение кассовой дисциплины, правил расчетов.

В действительности за подобными нарушениями могут скрываться злоупотребления. По существу эти суммы не имеют владельца. При оплате таких сумм по доверенности проверяется их подлинность. Необходимо установить, поступили ли эти деньги по назначению, не присвоены ли они их получателями. Во всех случаях выдачи через кассу наличных сумм другим предприятиям, особенно через уполномоченных лиц, обязательна сверка с их записями.

Перечисленные нарушения и злоупотребления являются в основном результатом небрежного, халатного отношения к технике составления и обработки документов. Изучение состава нарушений и злоупотреблений, анализ условий, им способствующих, позволяют определить профилактические мероприятия по каждой группе нарушений и злоупотреблений для доклада руководству проверяемого предприятия и отражения в заключении по результатам проверки.