Теоретические основы управления малым предприятием

Сущность и содержание процесса управления предприятием

Управлениеэто наука и искусство добиваться результатов посредством организации труда других людей.

К основным функциям управления относят следующие: прогнозирование, планирование, организация, мотивация, контроль, анализ, подготовка и принятие управленческих решений, коммуникации, руководство и др Под ред. А. Л. Лесника, А.В. Чернышева/ Организация и управление гостиничным бизнесом — М.: Издательский дом «Альпина», 2001. — С.61. Все эти функции тесно связаны между собой и образуют систему управления.

Эффективность такой системы управления зависит не только от четкого выбора методов, принципов и функций управления, но и от факторов, способствующих повышению интенсивности процесса управления.

Если руководитель любого ранга желает обеспечить хорошее будущее своему предприятию, он должен постоянно и эффективно выполнять все управленческие функции. И начинать нужно с планирования. Если работа спланирована руководством предприятия, то она должна быть организована, а работники — подготовлены для ее выполнения. Качество труда во многом зависит от побуждающих мотивов. А чтобы определить точность выполнения планов, нужно контролировать процесс труда, а результаты анализировать и делать соответствующие выводы, действия по корректировке. Каждая из функций управления жизненно важна для предприятия.

Чтобы получить максимальный результат руководитель обязан создать достойные условия для трудовой деятельности и морально — психологические условия, в которых сотрудникам было бы удобно и приятно работать.

Менеджмент в предпринимательстве предусматривает использование разнообразных специфических приемов и методов, обеспечивающих обоснование и принятие рациональных управленческих решений. Совокупность этих методов и приемов, специфичных для каждой бизнеса, составляет особый стиль и методический аппарат менеджера.

Методы менеджмента — это система правил и процедур выполнения различных задач управления с целью выработки рациональных управленческих решений Менеджмент организации./ Под ред. З. П. Румянцевой и Н. А. Саломатина. — М., 2004. — С.21. Они, как правило, вырабатываются в результате теоретических исследований и становятся достоянием широкой практики после масштабных экспериментальных апробаций. Методы менеджмента вносят определенную упорядоченность, обоснованность и эффективную организацию в построение систем управления.

Процесс управление это непрерывный процесс влияния на различные элементы: производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

«.Управлять — значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», — так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль, ученик и последователь Ф. Тейлора и один из основателей научной теории управления.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. (рис.1).

Рисунок 1. Взаимодействие управляющей и управляемой части организации Содержание, а также набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от природы организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская ит.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функций внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов. Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие в общем-то однородных видов деятельности. Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основные функции управления: (1) планирование, заключающееся в установлении целевых показателей и выработке плана действий по их достижению; (2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями и работниками и установление взаимодействия между ними; (3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и решению поставленных задач; (4) контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов, с запланированными целевыми показателями.

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления.

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления — практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность — это функционирование системы управления.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования.

На наш взгляд, наиболее правильно сформулировал задачи управления Г. Фаоль, выделив 6 областей деятельности для управления предприятиями: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются: в планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;

• · «организовывание», т. е. распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов;
• · выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме;
• · координация различных действий для достижения общих целей;
• · выработка норм поведения членов организации и проведение мероприятий по соблюдению этих норм;
• · контроль за поведением членов организации.

Г. Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале XX века.

С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения. Усложнилась их структура, научно-техническая революция в области естественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различные области человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру, которая носит название «контроль за исполнением решения». Изменилась технология управления финансами. В последнее время многие преобразования в этой сфере связаны с внедрением электронных систем расчетов и электронных заменителей денег.

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

• · координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
• · организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
• · сбор, оценка, обработка и храпение информации;
• · распределение материальных и людских ресурсов;
• · управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
• · контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
• · инновационная деятельность;
• · планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

Управление занимает особое место в деятельности предприятия (рис.2) и от его эффективности зависит благополучие организации на рынке.

Рисунок 2. Место процесса управления в организации Зарубежные авторы эффективность управления выражается двумя основными понятиями, такими как managerial effectiveness — так называемая «системная» эффективность и management efficiency — то есть «операционная» эффективность Баннет Р., Рудер Э. Секреты эффективного управления. — М.: Лори, 2002. -с.37.

Под понятием системной эффективности понимают управление, которое зависит от того, насколько рационально оно организовано, то есть от состава и количества звеньев, их подчиненности, распределения функций. Иными словами, эффективность системы управления на предприятии определяется такими параметрами как качество организационной структуры, качество процессов управления, то есть от качеств конкретных управленцев она не зависит.

Операционная эффективность напрямую зависит (определяется) деловыми качествами и представляет собой соотношение между результатами управленческой деятельности и затрачиваемыми усилиями.

Эффективное управление предприятием предполагает комплексное решение ряда задач, среди которых можно выделить (рис.3).

Информационной основой управления являются достоверные и своевременно полученные данные управленческого учета, под которым понимается система сбора, обработки и предоставления информации менеджменту для принятия обоснованных управленческих решений.

Рисунок 3. Комплексное эффективное управление предприятием Эффективное управление предприятием — это, прежде всего комплексное управление, включающее взаимосогласованное управление материальными, финансовыми, людскими и информационными ресурсами. Эту задачу успешно решает процессный подход к управлению предприятием, основанный на формализации основных и вспомогательных бизнес-процессов, декомпозиции процессов до операций и позволяющий четко описать взаимодействующие потоки ресурсов и информации, разграничить функциональные обязанности персонала, разработать оптимальные способы принятия управленческих решений, распределить уровни управления Масютин С. А. «Совершенствование структуры управления предприятием» //Аудит и финансовый анализ. — 2002. — № 3. — с. 18.

Понятие «структура» относительно социально-экономических систем отражает состав, строение экономического объекта, внутреннюю форму системы, а также взаимосвязи и общей цели. Мыльник В. В. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов / В. В. Мыльник, Б. П. Титаренко, В. А. Волочиенко. — М.: Академ. Проект, 2003.(Gaudeamus). — С.33 Наличие структуры представляет неотъемлемый атрибут всех реально существующих социально-экономических систем, потому что структура придает им целостность.

Организационная структура — это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели. Организационная структураэто способ группировки работ и проведения линии координации, объединяющий работы Масютин С. А. «Совершенствование структуры управления предприятием» //Аудит и финансовый анализ. — 2002. — № 3. — С. 18.

Организационная структура управления организацией — упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого, цель которой состоит обеспечении стоящих перед организацией целей и задач.

Считается, что организация существует во внешней среде, которая формирует ее стратегию, технологию, масштаб и уровень нововведений. Эти ситуационные факторы, в свою очередь, определяют необходимую структуру, то есть структуру, которую должна принять организация для обеспечения производственной деятельности.

Ситуационный подход исходит из того, что структура преуспевающей организации соответствует принятой стратегии и внешней среде, в которой она осуществляет свои операции. Эффективное управление организацией предполагает формулирование адекватной стратегии, а также развитие структур, способствующих ее реализации посредством стимулирования нововведения, соответствующего условиям внешней среды. Основной акцент делается на детерминизме (форма определяется внешней средой) или на функционализме (форма способствует эффективности организации). Организационные формы развиваются постепенно, по мере того как менеджеры осознают неэффективность функционирующих механизмов. В них вносятся изменения, соответствующие различным аспектам желаемой структуры.

Ситуационный подход подразумевает, что менеджеры имеют право выбора, но ограниченное необходимостью адаптации структуры к внешним условиям, определяющей приемлемые результаты деятельности организации Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. М. Еремина. 2- е изд., перераб и доп. — М.: ЮНИТИ, 2002.

Структура организации позволяет работникам осознать ими свое место в организации и одновременно с этим обеспечивает координацию выполняемых ими функций.

Основными характеристиками структуры организации являются разделения на отделы, подотчетность в соответствии с нормой управления и подчиненность, отражаемые на организационной схеме.

При построении организационной структуры управления руководствуются следующими принципами:

• — Принцип первичности функций и вторичности органа управления, т. е. образование и выделение функций предшествует формированию органа или звена управления.
• — Принцип единства распорядительства, исключающий двойственность подчинения и противоречивость указания, т. е «только один начальник может давать распоряжения и приказы подчиненным».
• — Принцип точных границ между линейным и функциональным руководителем.
• — Принцип управляемости, согласно которому необходимо определить каким количеством подчиненных может руководить один человек, т. е. какова норма управляемости для данного руководителя.

Принцип минимизации ступеней управления. Чем меньше ступеней в структуре, тем более гибко и оперативно будут приниматься меры в случае осложнений.

— Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации выполнения функций. При децентрализации повышается активность низовых звеньев управления. При централизации повышается оперативность принятия решений, но снижается активность и ответственность нижестоящих звеньев.

Разработка организационной структуры управления предприятием включает: определение состава органов управления и их количество, установление уровня компетенции, прав, обязательств и ответственности каждого звена, установление количественного состава работников, формирование применяемых методов руководства. Попов А. В., Наумов А. К. Теория и организация менеджмента. — М.: Дело, 2001. — С.52.

Традиционно выделяют организационные, экономические и социально-психологические методы управления (приложение 1).

Организационно-административные методы опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель выступает в качестве администратора, субъекта власти, опирающегося на предоставленное ему в этом право, -однако административные методы не следует отождествлять с волевыми и субъективными методами руководства, т. е. с администрированием.

Организационно — административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда Травин В. В., Дятлов В. А. Менеджмент персонала предприятия. — М.: ИНФРА-М, 2002. — С.65. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства, основными целями которого являются правовое регулирование трудовых отношений, укрепление законности, защита прав и законных интересов предприятия и его работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами и правовыми нормами.

В рамках функционирования организации возможны следующие формы использования организационно — административных методов: обязательное предписание (приказ, запрет и т. д.); согласительные методы (консультация, разрешение проблем).

Экономические методы управления организацией обусловлены тем, что отношения управления определяются, в первую очередь, экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей.

Применительно к управлению организацией эти методы управления представляют собой совокупность экономических рычагов, с помощью которых достигается эффект, удовлетворяющий требованиям коллектива в целом и личности в частности Попов А. В., Наумов А. К. Теория и организация менеджмента. — М.: Дело, 2001. — С.78.

Социально-психологические методы — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, основанные на использовании закономерностей социологии и психологии Хекхаузен Х. Психология мотивации достижений. СПб.: Речь, 2001. Эти методы направлены как на группу сотрудников, так и на отдельные личности. По масштабам и способам воздействия их можно разделить на: социологические, направленные на группы сотрудников в процессе их производственного взаимодействия, и психологические, целенаправленно воздействующие на внутренний мир конкретной личности и коллектива Удальцова М. В. Социология и психология управления. — Новосибирск: НГАЭиУ, 2004. — С.165.

Социальнопсихологические методы управления предназначены для воздействия на социально — психологические отношения между людьми. Они базируются преимущественно на неформальных факторах, интересах личности, коллектива в процессе управления и жизнедеятельности.

Примером применения социально-психологических методов управления может служить процесс удовлетворение и стимулирование персонала. Чтобы сохранить в коллективе хороших работников, следует следить, чтобы они были счастливы и довольны, стараться их стимулировать для лучшего выполнения ими работы, что, в свою очередь, принесёт пользу компании. Одним из важнейших социально-психологических методов является процесс мотивации персонала. В рамках социально-психологических методов используются в основном приемы нематериальной мотивации персонала.