Классификация и назначение кадровой документации

Кадровая документация ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, принятым 8 июля 1999 г., Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников от 26 марта 2004 г. № 2. персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации к руководителю могут быть применены штрафные санкции инспекцией по труду Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение — отдел кадров или отдельное должностное лица. В маленьких организациях с небольшим штатом сотрудников функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

личные:

• — заявление — просьба о приеме на работу;
• — автобиография — документ, составляемый автором самостоятельно;
• — характеристика — отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника;

организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т. д.).

распорядительные (приказы по личному составу);

информационно — справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты. Личные листки по учету кадров, личная карточка рабочих и служащих (форма Т-2), содержащая набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в личной карточке — приказ об увольнении);

договоры (трудовые контракты);

бланки строгой отчетности — трудовые книжки.

Кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности. Система документации по оформлению трудовых отношений или кадровые документы включают в себя:

приказы о приеме на работу, передвижениях по службе, увольнении, предоставлении отпусков, об объявлении поощрений, о применении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины;

трудовые договоры (коллективные и индивидуальные), контракты;

трудовые книжки;

табель учета рабочего времени;

штатное расписание;

должностные инструкции;

договоры о материальной ответственности;

правила внутреннего трудового распорядка или устав о дисциплине.

Основными юридическими документами, регулирующими трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником в организации, являются:

трудовой кодекс Республики Беларусь от 8 июля 1999 г.;

коллективный договор;

контракт;

индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда;

договор подряда.