Технология работы с таблицами в базах данных

Способы создания таблиц.

Объект базы данных «Таблицы» предназначен для хранения информации в базе данных. В программе Microsoft Access 2007 существует несколько способов создания таблиц:

• — Режим «Таблица» — позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).
• — Создание таблиц на основе «Шаблона» — в приложении Access имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.
• — Создание таблиц в режиме «Конструктора» — в режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы, т. е. какие именно поля будут в ней использоваться. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
• — «Импорт таблиц» — применяется для создания новой таблицы базе данных на основании какого — либо файла данных, имеющегося на диске.

Режим «Таблица».

Чтобы создать в базе данных новую таблицу, необходимо в окне открытой базы данных (рис. 4), выбрать вкладку «Создание». После этого в группе команд Таблицы необходимо выбрать одни из предлагаемых режимов создания, например, — «Таблица» путем прямого ввода данных. Этот режим является самым простым способом создания таблиц в базе данных.

Рисунок 4. Окно «Базы данных».

В случае выбора способа «Создание таблицы путем ввода данных» будет отображено окно с новой таблицей (рис. 5), имеющей стандартное имя «Таблица 1». «Режим таблиц», как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице, но его можно использовать и для создания таблицы в базе данных. В каждой таблице базе данных столбец называется полем, строка — записью.

Рисунок 5. Окно новой таблицы в режиме таблицы При заполнении новой записи, в таблице данные необходимо вводить в ячейки, которые находятся на пересечении соответствующей строки и столбца. Область таблицы, расположенная слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками — областью выделения столбца (рис. 6). При помещении указателя мыши в одну из этих областей он примет вид черной стрелки, и щелчок левой кнопкой мыши приведет к выделению соответствующей строки или столбца.

Рисунок 6.

Выполнение в этом же положении щелчка правой кнопкой мыши приведет к отображению возможных действий, которые можно выполнить для выделенной строки/столбца (рис. 7).

Рисунок 7. Контекстное меню столбца таблицы Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду «Переименовать столбец» в меню «Формат» (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо щелкнуть кнопку «Добавить поле» правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать строку «Переименовать столбец» (рис. 8).

Рисунок 8. Добавление столбца При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице, можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.

После того как в какое-либо поле пустой записи введен первый символ, в области выделения строки вместо изображения текущей сохраненной записи появится изображение редактируемой записи.

После окончания ввода значения в текущее поле записи можно воспользоваться клавишами Tab или Enter (или стрелками) для перехода к следующему полю.

Таким образом, ввод и редактирование данных в ячейках таблицы Access выполняется так же, как и в Microsoft Excel. При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.

Следует также отметить, что в «Режиме таблицы» для перехода к той или иной записи в нижней части окна таблицы имеются кнопки управления курсором (рис. 9), позволяющие установить курсор на ту или иную запись.

Рисунок 9. Кнопки управления курсором Кроме этого, можно также воспользоваться полем номера записи, в котором отображается порядковый номер текущей записи. Для того чтобы перейти к записи с определенными порядковым номером, необходимо ввести этот номер в поле номера записи и нажать клавишу «Enter».

Создание таблиц в режиме «Конструктора».

Режим «Конструктора» применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе режима «Конструктора» будет отображено окно (рис. 10), в котором необходимо определить структуру новой таблицы, то есть набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (столбец «Имя поля») и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (столбец «Тип данных»). Можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (столбец «Описание»). Следует отметить, что содержимое параметра «Описание» будет отображаться в строке состояния окна Access в момент редактирования данного поля таблицы.

После того как определена структура таблицы, можно перейти к непосредственному вводу данных. Для переключения между режимами конструктора и таблицы можно воспользоваться командами меню «Вид»: «Конструктор» и «Режим таблицы». Кроме этого, с той же целью удобно пользоваться кнопкой «Вид» панели инструментов.

Для любой таблицы в реляционной базе данных должен быть задан так называемый первичный ключ или «Ключевое поле», которое позволяет однозначно определить ту или иную запись. Таблица может существовать и без ключевого поля, однако в этом случае возможны проблемы с поддержкой целостности данных.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор», затем выделить поле, которое необходимо назначить ключевым, щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения строки, соответствующей данному полю. После этого следует выполнить команду «Правка» — «Ключевое поле на панели инструментов, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки. Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные выше действия.

Для сохранения изменений, внесенных в таблицу (либо ввод данных, либо преобразование структуры), следует выполнить команду «Файл» — «Сохранить» или нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов.

Импорт таблиц.

«Импорт таблицы» — применяется для создания новой таблицы на основании файлов данных имеющихся на внешнем носителе. Для импорта таблиц в базу данных используется верхнего меню «Файл» — «Внешние данные» — «Импорт».

В открывшемся диалоге окна «Импорт объектов» необходимо указать путь к внешнему файлу, из которого будут импортироваться объекты в исходную базу данных.

После указания пути необходимо нажать клавишу «Импорт». В диалоговом окне «Импорт объекта» выбрать объект базы данных и указать параметры импорта.

Создание связей между таблицами.

Функция «Связь с таблицами» — позволяет создать таблицу, которая будет связана с таблицами из другого файла данных. Для связи с таблицами в базе данных используется пункт верхнего меню «Файл» — «Внешние данные» — «Связь с таблицами».

После выполнения этой команды, в открывшемся диалоговом окне «Связь с таблицами» необходимо указать путь к базе данных, с таблицами который будет выполняться связь. В диалоговом окне «Связь с таблицами нужно выбрать тип объекта и сам объект для импорта и нажать клавишу «ОК».

Типы полей.

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необходимо щелкнуть в режиме «конструктор» таблиц левой кнопкой мыши в столбце «Тип данных» соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип.

Для каждого типа данных можно установить значение свойств, которые будут определять особенности обработки соответствующего поля. Свойства поля можно просмотреть и отредактировать в нижней части окна «Конструктор». Среди всех свойств можно выделить общие, которые можно задать для большинства типов.

В программе Access существует возможность ввода данных в определенном формате. Для этого соответствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Например, можно ограничить диапазон возможных символов, которые могут быть введены в поле, только цифрами или только буквами, установить автоматическое преобразование введенного текста к нижнему или верхнему регистру (т.е. изменять все введенные буквы на строчные или на прописные).

Типы данных могут быть следующими:

• 1. «Текстовый» — используется для хранения строковых данных с длинной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50);
• 2. «Поле МЕМО» — применяется для хранения текста, превышающего 255 символов или состоящего из нескольких строк. Основными свойствами этих типов данных, которые устанавливаются в нижней части окна «Конструктор» являются:
  • — «Формат поля» — задается специальный формат, в котором данные будут представлены на экране, например, текст будет выведен с заданным цветом (например, синим) и выровнен по левому краю;
  • — «Пусть строки» — устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строчку (т.е. значение). Пустыми значением в программе Access называется специальное значение Null, которой имеет ряд особенностей. В частности нельзя поставить знак равенства между значениями Null и любыми другими значением, в том числе еще одним Null. Помимо этого значение Null не обрабатывается при использовании итоговых функций, в частности функции Sum (суммирование), например, при создании отчетов. Однако полям формата «Текстовый» и «Поле МЕМО» можно присваивать пустые строки, (т.е. значения ???), которые затем можно использовать при вычислениях.
• 3. «Числовой» — используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства «Размер поля», формат числа задается свойством «Формат поля», используемого также для типов данных «Денежный» и «Счетчик». Необходимо отметить, что для форматов «Числовой» и «Денежный» по умолчанию устанавливается значение 0.

Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством «Число десятичных знаков», которое также используется в типах «Денежный» и «Счетчик». Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме «Конструктор»;

• 4. «Дата/время» — применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах. По умолчанию устанавливается «Полный формат даты».
• 5. «Денежный» — используется для хранения денежных значений и предусматривает точность до 4 знаков после десятичное запятой и до 15 знаков перед запятой;
• 6. «Счетчик» — применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата «Длинное целое»;
• 7. «Логический» — предназначен для хранения и обработки логических значений, т. е. «Ложь» или «Истина». Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства «Формат поля»: «Истина /Ложь», «Да/Нет», «Вкл/Выкл» (по умолчанию устанавливается формат «Да/Нет»).
• 8. «Поле объекта OLE» — предназначено для помещения объекта из других программ (Word, Excel).
• 9. «Гиперссылка» — предназначен для быстрой ссылка на Internet-сайт;
• 10. «Мастер подстановки» — предназначен для создания поля, позволяющего осуществить выбор значения из зафиксированного набора или значений столбца другой таблицы.

Редактирование таблиц.

При обработке баз данных часто возникает необходимость в выполнении операций над созданными таблицами, например, переименовать, создать копию или удалить таблицу.

Операции редактирования осуществляется с помощью пункта верхнего меню «Правка» или пунктов контекстного меню таблицы.

Чтобы переименовать созданную таблицу, необходимо ее выделить в окне «База данных» и выполнить команду «Правка» — «Переименовать» или просто щелкнуть на выделенном название. После этого будет включен режим переименования таблицы, в котором ей можно задать новое имя. Для подтверждения имени необходимо нажать клавишу Enter.

Если необходимо внести серьезные коррективы в имеющуюся таблицу, то можно предварительно создать ее резервную копию с другим именем, и затем, в случае необходимости, восстановить эту копию под ее старым именем. Для этого нужно удалить неудачный вариант старой таблицы, после чего переименовать созданную резервную копию, восстановив ее исходное имя.

Чтобы создать копию таблицы, необходимо ее выделить в окне «База данных», после чего выполнить операцию копирования в буфер кнопкой «Копировать», затем осуществить вставку из буфера кнопкой «Вставить». После выполнения вставки на экране появится диалоговое окно «Вставка таблицы», в котором необходимо указать новое имя таблицы, выбрать в качестве «Параметра вставки» пункт «Структура и данные» и нажать кнопку «ОК». В результате в окне «База данных» появится новая таблица под необходимым названием, в которую будут скопированы структура и данные таблицы.

Чтобы удалить таблицу из БД необходимо выполнить следующие действия:

• — выделить таблицу в окне БД;
• — воспользоваться клавишей Delete или выполнить команду «Правка» — «Удалить».

Затем появится окно предупреждение, в котором нужно подтвердить удаление таблицы, выбрать кнопку «Да». В том случае, если удаляемая таблица имела связи с другими таблицами, Access отобразит еще одно сообщение о необходимости удаления всех связей этой таблицы. Чтобы подтвердить удаление связей, следует выбрать кнопку «Да».