Средства и системы внутриофисной транспортировки документов (электронных и на традиционных носителях)

Средства транспортировки документов. Средства внутриофисной транспортировки документов можно подразделить на две категории программные и технические.

Технические средства делятся в свою очередь на:

• — Сети (проводные и беспроводные, открытые и закрытые, шифрованные и нешифрованные)
• — Технические устройства (оптические, магнитные, лазерные, цифровые, аналоговые, механические).

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

• — Системы Workflow.
• — Системы коллективной работы пользователей над документами.
• — Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.
• — Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

• — Прием и обработка поступающей документации,
• — Регистрация внутренних и внешних документов,
• — Подготовка и рассылка исходящих документов,
• — Оперативный контроль исполнения документов,
• — Организация процедур согласования и визирования документов,
• — Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,
• — Автоматическое заполнение реквизитов документов,
• — Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),
• — Ведение электронного архива,
• — Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,
• — Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,
• — Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,
• — Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).

Системы документооборота. Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51 141−98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

• — Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• — Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• — Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• — Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• — Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• — Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Все системы документооборота можно поделить на две группы: бесплатные (оплачиваются из бюджета) и платные.

СЭД оплачиваемые из бюджета.

— СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство Платные СЭД.

• — 1С: Предприятие
• — БОСС-Референт
• — CompanyMedia система электронного документооборота и управления бизнес-процессами.
• — DIRECTUM
• — DocsVision
• — ЕВФРАТ-Документооборот
• — Кодекс: Документооборот
• — jDocFlow
• — ProjectMate — простая PSA-система управления проектами и электронного документооборота для компаний сферы услуг.
• — МОТИВ
• — FossDoc
• — Lotsia PDM Plus

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.