Состав документов. 
Документация и инвентаризация

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам относятся кассовый ордер, накладная, справка, акт и т. п.

Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

В Налоговом кодексе понятия «первичный документ» и «счет-фактура» приводятся через запятую, (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта…).

Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, например, для документов по учёту основных средств, труда, торговых операций, денежных расчетов. Если официальная форма документа не введена, то организация сама разрабатывает его форму[1]. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации;

содержание хозяйственной операции;

измерители операции;

перечень ответственных должностных лиц;

личные подписи данных лиц.

Учётные регистры Регистр бухгалтерского учёта — элемент организации бухгалтерского учёта на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчетности. Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности обычно составляет коммерческую тайну.

Учетные регистры различаются:

по внешнему оформлению: бухгалтерские книги, регистраторы, отдельные листы, карты, сведения.

по назначению: хронологические, систематические и комбинированные;

по содержанию: синтетические и аналитические;

по форме: односторонние, двусторонние, табличные и шахматные;

Отчётные документы Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

документы государственной статистической отчетности;

документы ведомственной отчетности;

внутриучрежденческие отчетные документы.

Документы государственной статистической отчетности Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

• — документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• — документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• — документация по статистике труда;
• — документация по статистике материальных ресурсов;
• — документация по статистике финансов;
• — документация по социальной статистике;
• — документация по статистике промышленности;
• — документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• — документация по статистике капитального строительства;
• — документация по статистике внешнеэкономических связей;
• — документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• — документация по статистике транспорта и связи;
• — документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы ведомственной отчетности Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).

Внутриучрежденческие отчетные документы Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы, в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т. п.

Требования к составлению отчетов Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

• — наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);
• — наименование отчета;
• — дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;
• — регистрационный номер;
• — место составления отчета;
• — составители (исполнители) отчета;
• — основание для составления отчета;
• — подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;
• — печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

документ реквизит инвентаризация.