Проверка первичной документации кассовых операций

Наличные деньги могут поступать в кассу предприятия при получении их в банке по чеку, от своих работников, от покупателей и заказчиков.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производиться по расходным кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам, счетам, заявлениям на выдачу денег с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Кассовые документы, по которым производиться прием и выдача наличных денег, представляют собой типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятия. Они должны быть надлежащим образом оформлены. Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия. При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства. Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая также подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале. Порядковые номера прописываются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги, он передается в кассу.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке основание — цели, на которые эти деньги получены.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание.

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записывать цифрами).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру.

Расходный кассовый ордер регистрируется в специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему, деньги запрещена. Деньги могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров.

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01.01.1999 г.

Рис. 2.7. Перечень проверяемых документов по кассовым операциям

Проводя проверку первичной документации по кассовым операциям, мы можем обозначить нарушения:

кассовая книга пронумерована, прошнурована, заверена подписями директора и главного бухгалтера и опечатана сургучной печатью. Однако в кассовой имеются исправления, не заверенные подписями кассира и главного бухгалтера;

некоторые приходные и расходные кассовые ордера не погашены штампом «Получено» и «Оплачено».

в кассе имелась чековая книжка на получение наличных денег в банке с использованными чеками № 378 425−378 450 и неиспользованные чеки № 378 470−378 471, подписанные директором и главным бухгалтером скрепленные печатью без указания в них сумм.

Согласно отчетам кассира ГП АО «Астраханьавтодорремстрой» 3 августа получено по чеку для выплаты заработной платы работникам 210 000 руб.; 6 августа выдано по платежной ведомости № 142−160 000 руб.; 5 августа выдано по платежной ведомости № 142−38 000 руб.; 6−10 августа выдана заработная плата по расходным кассовым ордерам Петрову Н. Н. -1350 руб., Чайкину Н.Р.-800 руб., 11 августа оставшиеся суммы, полученные для выплаты заработной платы, в размере 9000 руб. сданы в банк.

Организацией нарушены сроки выдачи заработной платы. В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операции организации имеют право хранить в кассах наличные деньги не свыше 3-х рабочих дней. Не выданные суммы несвоевременно и не полностью возвращены в банк, что противоречит п. 18 Порядка ведения кассовых операции. По истечению сроков, установленных п. 9 указанного Порядка, депонированные суммы должны сдаваться в банк. Выявленные нарушения кассовой дисциплины принимаются во внимание при уточнении надежности системы внутреннего контроля организации.

Для выплаты заработной платы работникам ГП АО «Астраханьавтодорремстрой» 3 марта из банка по чеку № 75 271 получены деньги в сумме 200 000 руб. Выплата зарплаты произведена 7 марта в сумме 180 000 руб. Остаток денег в сумме 20 000 руб. использован для оплаты командировочных расходов.

Не соблюдаются сроки выплаты заработной платы (выплату следовало производить с 3 по 5 марта), нарушен Порядок ведения кассовых операции, происходит не целевое использование денежных средств (остаток не выданных на заработную плату средств был израсходован на командировочные расходы). Нарушения кассовой дисциплины рассматриваются аудитором как следствие низкого уровня внутреннего контроля за денежными средствами и необходимостью расширения объема выборки по кассовым операциям.

Рис. 2.8. Нарушения кассовой дисциплины по выплате заработной платы

Инвентаризация средств в кассе проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия. В результате инвентаризации средств в кассе могут быть выявлены соответствие, излишки или недостача денежных средств. Излишки приходуются как доход предприятия. Недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет субсчета 73−3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Инвентаризация денежных средств, в кассе проводиться в присутствии кассира и главного бухгалтера организаций. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет, документы по операциям последнего дня, расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или неисписанных в расход денег.

Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и имеют ли они заполненными все обязательными реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Аудитору следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампов «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлении). Возможно выявление случаев повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году. Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организаций. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.

В присутствии аудитора Шельпяковой И. Н. комиссией в составе главного бухгалтера Смирновой Р. Н., кассира Крыловой С. С. и менеджера Волковой П. Т. проведена инвентаризация кассы ГП АО «Астраханьавтодорремстрой». Старший кассир предъявил комиссии наличные деньги -12 500 руб. По данным кассового отчета числиться остаток на начало дня -556 руб., приходный кассовый ордер № 151 от 10 февраля на сумму выручки операционной кассы № 1 — 30 000 руб., приходный кассовый ордер № 152 на сумму выручки операционной кассы № 2 — 27 000 руб., расходный кассовый ордер № 137 от 10 февраля на сданную выручку в банк — 44 800 руб. В объяснительной записке старший кассир показал, что из кассы были выданы деньги взаимообразно, до заработной платы: Смирновой Т. П. (секретарь) — 100 руб.; Белкиной О. Ф. (рабочая) — 100 руб.; Крыловой С. С. (кассир) — 50 руб. По объяснению кассира указанные суммы будут внесены в кассу в день заработной платы.

По результатам инвентаризации был составлен Акт № 5 о проверке наличных денежных средств в кассе, в котором указывается выявленный результат — недостача в сумме 256 руб. Выдача наличных денег была произведена с нарушением требований п. 14 Порядка ведения кассовых операций в соответствии, с которым выдача наличных денег производиться по расходным кассовым ордерам с разрешительной подписью руководителя и главного бухгалтера. Указанная сумма 250 руб. была выдана без заполнения расходного кассового ордера и, следовательно, ее надо считать недостачей. Также выявленная недостача 6 руб., которая не нашла отражения даже в объяснительной записке.

На сумму выявленной недостачи в учете должны быть сделаны записи:

Д-т сч. 94 К-т сч. 50−1 — 256 руб. — отражена в учете недостача;

Д-т сч. 73−2 К-т сч. 94 — 256 руб. — недостача списана за счет виновного лица.

Сумма недостачи 256 руб. должна быть удержана из заработной платы или внесена кассиром в кассу предприятия. При этом производятся записи:

Д-т сч. 70 К-т сч. 73−2 — 256 руб. либо Д-т сч. 50−1 К-т сч.73−2 — 256 руб.