Анализ деятельности отдела сбыта по организации транспортной работы

Каждое предприятие самостоятельно определяет внутреннюю структуру управления. В отличие от общей структуры, производственная структура представляет собой форму организации производственного процесса и находит свое отражение в составе цехов, участков и служб.

Организационная структура формируется исходя из состава, содержания и трудоемкости общих и специальных функций управления. При этом при построении организационной структуры руководствуются принципом первичности функций управления, то есть сначала определяют количество, состав выполняемых функций, а потом на этой основе создаются комплексы подразделений управления, формирующие организационную структуру.

Деятельность отдела осуществляется на основе соответствующего положения, предусматривающего его место в структуре предприятия, основные задачи и функции, взаимоотношения с другими подразделениями, права, обязанности и порядок их осуществления. Структура управления отдела зависит от ее масштабов и сложности.

Существующая организационная структура управления предприятии ООО «МультиТранс» является функциональной структурой. Структура, взаимодействие подразделений, принятие управленческих решений на предприятии имеет бюрократический характер.

Текущее руководство различными сторонами деятельности отдела сбыта осуществляет начальник отдела, который делегируют свои полномочия заместителю. В их подчинении находятся: менеджер по рекламе, менеджер по работе с клиентами, менеджер по обработке заявок, менеджер по комплектации заказа, менеджер по координированию перевозок и главный диспетчер по приему заявок, у которого в подчинении диспетчер по приему заявок от отдела снабжения и диспетчер по приему заявок от оптовых покупателей.

Важной составляющей анализа организационной структуры является анализ функций. Все функции можно классифицировать в соответствии со следующими типами: планирование, организация, координация, регулирование, контроль, анализ, мотивация. Необходимо обеспечить полноту функций в соответствии с этими направлениями и исключить дублирование.

На сегодняшний день положение об отделе сбыта определяет основные задачи и функции, которые должны выполняться (приложение В). На предприятии ООО «МультиТранс» функции и задачи отдела сбыта не соответствуют тем, которые описаны в положении:

• — организация сбыта продукции предприятия, поставка ее потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;
• — участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию организации, перспектив развития рынков сбыта;
• — подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;
• — составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами;
• — своевременное получение нарядов, спецификаций и других документов на поставку;
• — контроль выполнения структурными подразделениями организации заказов, договорных обязательств, состояния запасов готовой продукции на складах;
• — организация приемки готовой продукции от производственных подразделений на склады, рационального хранения и подготовки к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции;
• — разработка и внедрение стандартов по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции;
• — участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции;
• — организация оптовой торговли выпускаемой продукции;
• — принятие необходимых мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию на счет организации;
• — участие в рассмотрении поступающих в организацию претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;
• — учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации;
• — координация деятельности складов готовой продукции;
• — осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

Функции отдела сбыта разделяются на главные и второстепенные.

Главные функции отдела сбыта представлены на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 — Главные функции отдела сбыта

Второстепенные функции отдела сбыта:

• — продвижение продукции на рынок;
• — расширение клиентской базы;
• — прием заявок на поставку готовой продукции от оптовых покупателей;
• — комплектация заказа;
• — координирование перевозок;
• — прием заявок на перевозку материалов для производства продукции от отдела снабжения.

Структура отдела сбыта не обладает главным свойством, которое ей присуще — специализацией, т. е. обеспечением функциональной замкнутости ячейки в целях ограничения и конкретизации ее сферы деятельности, т. к берет на себя функции по координированию перевозок.

Структура отдела сбыта представлена на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 — Структура отдела сбыта

Из организационной структуры видно, что отдел сбыта занимается различными видами деятельности:

• — логистической;
• — маркетинговой;
• — рекламной;
• — диспетчерской;
• — координационной.

Работа отдела сбыта по организации перевозок: на основании заявки от оптовых покупателей составляется требование на получение готовой продукции. Оговариваются условия оплаты. После сверки о поступлении на расчетный счет делается отгрузка продукции с помощью автотранспорта. Кроме того, работа отдела сбыта обеспечивается заявками от отдела снабжения для перевозки сырья и материалов.

На рисунке 2.8 схематично отражена работа отдела по организации транспортной работы.

Рисунок 2.8 — Работа отдела сбыта по организации транспортной работы

Этапы обработки заявок, поступающих в отдел сбыта представлены на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 — Этапы обработки заявок

В отдел сбыта поступает большое количество заявок на перевозку, как от отдела снабжения, так и от оптовых покупателей. Прием заявок ведут всего 2 диспетчера. Обработка заявок происходит с задержкой около 2−3 дней, т. к этим занимается только 1 менеджер, следовательно необходимо перестроить существующую структуру предприятия, с выделением транспортного цеха, который возложит на себя все функции по координированию перевозок, что повысит эффективность организации транспортной работы предприятия ООО «МультиТранс».

На основании проведенного анализа в дипломном проекте будут разработаны следующие мероприятия:

• — выделение транспортного цеха в структуре предприятия;
• — разработка баланса провозных способностей и потребностей;
• — расчет экономической эффективности проекта.
• 3. Проектная часть