Сбор аудиторских доказательств

Обеспечение сохранности денежных средств является основной задачей организации. Метод инвентаризации позволяет выявить не замаскированное прямое хищение денежных средств. Согласно программе аудита кассовых операций (Приложение 3) прибыв в организацию, аудитор проводит инвентаризацию денежных средств в кассе на 15.01.2013 г.

Инвентаризация производится в форме плановой проверки. Так, приказом директора ООО «Строй ЮГ» назначается инвентаризационная комиссия в составе председателя комиссии: заместителя гл. бухгалтера Воронцова Д. Л, членов комиссии: бухгалтера Ивановой М. А. и экономиста Корелова В. В. Инвентаризация проводится в присутствии аудитора, председателя, членов комиссии, кассира. Кассир Иванова М. А. предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены ею в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и члены комиссии. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимо сличить с данными бухгалтерского учета. Для этого заполняется таблица по форме /таблицы 1/.

Таблица 1 Сверка данных акта инвентаризации с данными бухгалтерского учета.

Как видно расхождение составляет 40 копеек. Это, по сути, очень маленькая сумма, и можно списать на то, что при инвентаризации копейки просто не брались в расчет. Но в дальнейшем советуем организации при проведении инвентаризации просчитывать все ценности находящиеся в кассе до копейки, и указывать в акте инвентаризации полностью. Так как в этом случае 40 копеек можно считать недостачей денежной наличности и отнести их на кассира. В этом случае бухгалтер должен сделать следующие проводки:

• 1) Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса»;
• 2) Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
• 3) Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Согласно документу об установлении лимита хранения денег в кассе он установлен в сумме 60 000 тыс. руб. На момент проверки в кассе находилось 43 555 тыс. руб.

На следующем этапе проверяется обеспечение сохранности денежных средств в кассе ООО «Строй ЮГ». После проведенного осмотра помещения кассы и опроса кассира, бухгалтеров, начальника можно сделать следующий вывод.

Для хранения денежных сумм, в помещении кассы установлены сейфы, металлическая шкатулка, укрепленная дверь и решетки на окнах. Касса оборудована охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пункт централизованной охраны (ПЦО) органов внутренних дел. Взаимоотношения с органами внутренних дел условиями договора. Касса изолирована, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, запрещается. Наличные денежные средства застрахованы. По окончании операционного дня, после проверки кассы и остатка других ценностей в кассе, сейфы и железные шкафы закрываются на один замок и опечатываются контрольной печатью кассиром. Помещение кассы закрывается на два замка (внутренний и наружный) и опечатываются сургучными оттисками двух печатей — страховой и контрольной. Открытие кладовых и сейфов производится теми лицами, которые их закрывали и опечатывали. Печати и ключи хранятся у лиц, заканчивающих операции. Запасные экземпляры ключей (дубликаты) от кассы, сейфов, с первым экземпляром подробной описи заделываются в пакет, который обшивается тканью, опечатываются контрольными печатями главного кассира и сдаются на хранение директору ООО «Строй ЮГ» под расписку во втором экземпляре описи, которая остается у главного кассира. Дубликаты ключей хранятся порядком, обеспечивающим их сохранность и отсутствие доступа посторонних лиц. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией. Кассовые работники снабжены образцами подписей начальника почтамта, его заместителя и работников бухгалтерии, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы. А бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходных и расходных кассовых документов, — образцами подписей кассовых работников. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью организации. Следовательно, в ООО «Строй ЮГ» сохранность денежных средств и других ценностей обеспечивается согласно Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

С кассиром в соответствии с п. 32 Порядка ведения кассовых операций в РФ заключен договор о полной материальной ответственности и он под расписку ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ .

В ООО «Строй ЮГ» для ежедневного контроля денежной наличности разработан график дежурств по кассе. С ним под роспись ознакомлены все работники управленческого аппарата (директор, заместитель директора, бухгалтерия и экономический отдел). График разрабатывается бухгалтером и утверждается начальником организации. Работник, чье дежурство наступило, впускается в помещение кассы, помогает кассиру пересчитать деньги, полученные из банка и ОПС, и остаток наличности на конец рабочего дня. Затем сверяет с остатком выведенным кассиром в отчете. Если остаток верен, то он делает отметку в Отчете «Остаток кассы верен. Расхождений нет. Дата. Роспись».

Следует убедиться, что вся первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000 г. № 36). При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей на кассовых ордерах.

Установим все ли поступления в кассу и расход денежных средств санкционированы главным бухгалтером и директором организации. На проверенных кассовых ордерах имеются подписи директора организации и главного бухгалтера .

Необходимо проверить наличие на всех приходных и расходных кассовых ордерах расписок получателей денег. На всех приходных и расходных кассовых ордерах присутствуют подписи получателей денежных средств.

Далее устанавливаем, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли суммы в ордерах с суммами в журнале регистрации; совпадает ли источник поступления денежных средств, указанный в кассовых ордерах и журнале регистрации.

Для этого просматриваются все кассовые ордера и сличаются с журналом регистрации.

Таблица 2 Сверка приходных и расходных кассовых ордеров с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Как видно из Таблицы 2 разногласий нет. Номер, сумма, цель и источник, указанные в ордерах соответствуют журналу регистрации приходных и расходных ордеров. Осмотр журнала регистрации удовлетворителен: листы пронумерованы, прошнурованы и на последнем листе стоит печать и надпись о количестве пронумерованных листов.

В кассе так же выдаются денежные средства по доверенностям. Доверенности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости, но не регистрируются в журнале учета выданных доверенностей. Советуем ООО «Строй ЮГ» вести журнал учета выданных доверенностей.

Документами, подтверждающими движение денежных средств, кроме приходных кассовых ордеров, отражающих факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, также являются чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки храниться у главного бухгалтера в сейфе. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится по платежным ведомостям (Приложение 10) на основании расходного кассового ордера на каждого получателя. При этом на титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями директора и главного бухгалтера. По истечении установленных сроков оплаты труда (выплат пособий и стипендий) кассир в платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, делает отметку от руки: «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по ведомости и расписывается. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

Все платежные ведомости должны регистрироваться в журнале (унифицированная форма № Т-53а). Данный журнал отсутствует в организации. Советуем ООО «Строй ЮГ» вести журнал регистрации платежных ведомостей.

Бухгалтерская отчетность составляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета.

Информация о денежных средствах в кассе отражаются в бухгалтерском балансе (форма № 1) .

Бухгалтерский баланс характеризует финансовое положение организации по состоянию на отчетную дату. Денежные средства отражаются в балансе по строке 260. Эта сумма соответствует определенной строке оборотно-сальдовой ведомости и Главной книги. Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги показано в таблице 3 .

Таблица 3 Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги.

Как видно из таблицы 3 расхождений нет, денежные средства отражены верно.

Отчет о движении денежных средств — это динамический отчет. В сравнении с балансом и отчетом о прибылях и убытках он ориентирован на раскрытие для внешних пользователей бухгалтерской отчетности дополнительных сведений о финансовом положении организации, которые не могут быть прямо или косвенно получены из каких-либо других составных частей отчетности. В нем отражена информация о том, за счет каких средств организация вела свою деятельность и как их расходовала. Сведения даются как за отчетный период, так и за предыдущий. Отчет составлен в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации. Проверяется увязка показателей остатков денежных средств на начало и конец отчетного года по отчету о движении денежных средств с показателями бухгалтерского баланса. Если организация имела остатки валюты на валютном счете или в кассе на начало года, то равенства между показателями бухгалтерского баланса на начало года и отчета о движении денежных средств не будет. Проверка равенства данных строк представлена в таблице 4.

Проверка равенства данных по строке «Остаток денежных средств на начало отчетного года» «Денежные средства».

Таблица 4(тыс. руб.).

Как видно из таблицы расхождений нет, денежные средства отражены верно.