Исправление ошибок в учетных регистрах

В регистры бухгалтерского учета часто попадают ошибочные данные.

Распространенный способ отыскания ошибок — это сплошная проверка записей в регистре, т. е. все записи в учетном регистре последовательно сверяются с документами.

Т.к. характер ошибок различный (нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, сумма хозяйственных операций записывается не на тот счет и т. д.), то существует несколько способов исправления ошибок в учетных записях.

1. Корректурный способ — ошибка в учетном регистре обнаруживается до подведения в нем итогов. Исправление: неверно записанное число зачеркивается, сверху пишется правильное, делается пометка «исправленному верить».

При частичном исправлении многозначных чисел зачеркивается и надписывается все число, а не одна только неверная цифра.

2. Способ «красное сторно» (метод отрицательных чисел). Этот способ применяется, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию.

Ошибочная корреспонденция сторнируется (записывается красными чернилами), т. е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.

Таким образом, производится 2 записи: ошибочная — красными чернилами, новая — обычными.

Если сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная 2 раза сумма и т. п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются.

Пример 3. Отпущен материал для изготовления продукции на сумму 2500 рублей.

3. Способ дополнительных записей. Этот способ применяется в случае, когда обнаружено, что хозяйственная операция вообще не была отражена в учетных регистрах, или же запись на счетах отражена правильно, но в меньшей сумме. В первом случае делается бухгалтерская проводка на сумму хозяйственной операции, во втором делается бухгалтерская проводка на сумму разницы.

Пример 4. Отпущены в производство материалы на сумму 5500 рублей. На счетах эта операция отражена следующей записью:

Д 20 К 10 — 5300 рублей.

В результате дополнительных записей:

Д 20 К 10 — 200 рублей на счетах будет отражена правильная сумма.

4. Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание хозяйственной операции.

Пример 5. Отпущены в производство материалы на сумму 2500 рублей. На счетах эта операция отражена следующей записью:

Д 23 К 10 — 2500 рублей.

Обратная проводка: Д 10 К 23 — 2500 рублей.

Правильная проводка: Д 20 К 10 — 2500 рублей.

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. В соответствии со статьей 17 «Закона о бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.