Организация и проведение контроля и ревизии операций с денежными средствами организации ООО «ПапирЮГ»

Составление программы проведения ревизии операций с денежными средствами

На основании задач, поставленных перед ревизией, и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятельность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной группы составляет программу ревизии. Она составляется при проведении комплексных, тематических и внеплановых ревизий. Программа ревизии включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии.

Целью ревизии управления организацией ООО «ПапирЮг» является установление законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций. Правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Для достижения поставленной цели, необходимо выполнение действий, представленных в программы ревизии. Согласно «Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказом Минфина РФ от 14.04.2000 г. № 42н, конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.

Ревизию начинают с внимательного изучения материалов предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий хранятся в проверяемой организации.

Таблица 4 — Материалы предыдущих ревизий.

Далее непосредственно разрабатывается программа ревизии на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, например: анализ финансового состояния общества с ограниченной ответственностью, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность общества и расчеты с бюджетом; проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов. Перечисляются объекты ревизии, например: общество с ограниченной ответственностью; его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например, могут быть перечислены внеоборотные активы: основные средства; капитальные вложения; ценные бумаги; вложения в уставный капитал; оборудование к установке.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др. В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии. В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, — при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

Таблица 5 — Программа ревизии управления организацией ООО «ПапирЮг».

Основание для проведения ревизии Приказ № 698 от 29.05.15. Срок проведения ревизии 01.06.15. — 23.06.15.

Таблица 6 — Перечень ревизионных процедур

Однако имеют место нарушения учета денежных средств, которые выражаются в следующем:

• — в помещении, в котором находится касса, не установлена сигнализация;
• — отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них, и заранее к ним готовится;
• — предоставление права подписи приходных и расходных ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
• — остатки денежных средств в кассе снимаются не ежедневно;
• — отчеты кассира передаются в бухгалтерию и проверяются главным бухгалтером только в конце недели;
• — данные выписок банка отражаются в учете на 3−4 день.

Кроме этого при проведении ревизионной проверки операций с денежными средствами в ООО «ПапирЮг» были выявлены нарушения ведения учета и оформления операций, связанные с:

• — отсутствием подписи в кассовых документах получателя денежных средств,
• — отсутствием на некоторых кассовых документах даты,
• — исправлениями в кассовых документах,
• — повторами номеров кассовых документов,
• — расхождениями между платежными ведомостями и реестром депонированных сумм,
• — неполным и несвоевременным оприходованием в кассу предприятия денежных средств, полученных из банка,
• — несвоевременным закрытием подотчетных сумм.

Все эти нарушения были отражены в реестрах выявленных нарушений.

Таблица 7 — Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег.

Таблица 8 — Реестр кассовых документов, в которых отсутствует дата.

Таблица 9 — Реестр кассовых документов с исправлениями.

Таблица 10 — Реестр кассовых документов с одинаковыми номерами.

Все нарушения должны быть исправлены и приняты меры по контролю за дальнейшим ведением учета для избегания ошибок.

В целом же на основе проверки финансового отчета за 2014 год и подтверждающих документов о деятельности можно сделать вывод, что представленные финансовые отчеты с максимально возможной полнотой и достоверностью и в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами бухгалтерского учета и отчетности во всех существенных аспектах отражают истинное финансовое и экономическое положение предприятия на 01.01.2014 и учет операций с денежными средствами в ООО «ПапирЮг» .

4.3 Рекомендации по совершенствованию контроля операций с денежными средствами для повышения эффективности деятельности ООО «ПапирЮГ».

Для уменьшения срока прохождения денежных средств по банковской системе предлагается использовать в ООО «ПапирЮг» двухстороннюю компьютерно — модемную связь «Банк-Клиент». Клиент банка по модемной связи имеет возможность отослать платежное поручение и принять выписки из банка в течение нескольких минут. В свою очередь, денежные средства, указанные в платежном поручении, в тот же день будут списаны со счета клиента и в течении 1−2 дней дойдут до поставщика. При этом исключается возможность допущения ошибки при заполнении в платежном поручении наименование банка, его корреспондентского счета и других обязательных реквизитов, которые при системе «БанкКлиент» заполняются автоматически.

Для устранения недостатков, выявленных при аудите денежных средств, предлагается заключить договор на установление сигнализации в помещении кассы. Рекомендуется проводить в кассе не только периодические, но и внезапные ревизии, когда кассир не знает о них и заранее к ним не готовится. Также предлагается издать приказ, устанавливающий перечень конкретных работников предприятия, которым разрешено выдавать наличные денежные средства под отчет, причем выдавать денежные средства из кассы предприятия подотчетным лицам только при условии полного их отчета за каждую ранее полученную сумму.

Для усиления контрольных функций всех должностных и материально-ответственных лиц, обязанных отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств, предлагается ввести в штат организации внутреннего аудитора или возложить на одного из бухгалтеров обязанности по внутреннему контролю за операциями с денежными средствами на основании распоряжения директора предприятия. В задачи внутреннего аудитора должно входить создание системы внутреннего контроля, необходимой для осуществления компетенции, прав и ответственности органов управления и должностных лиц. На внутреннего аудитора могут возлагаться и функции управленческого аудита, целью которого является изучение деловых операций для выработки рекомендаций по эффективному и оптимальному использованию ресурсов предприятия.

Упомянутые выше предложения по улучшению бухгалтерского учета и аудита денежных средств в ООО «ПапирЮг» в силе повлиять на эффективность работы бухгалтерской службы и предприятия в целом и в перспективе, помогут устранить недостатки в организации работы и избежать ошибок в планировании работы.