Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

• 1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т. п.
• 2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
• 3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
• 4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
• 5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

архив документ ведомственный.