Основные этапы переговоров, способы подачи позиции

Переговоры — это менеджмент в действии. Исходный пункт любых управленческих действий — это определение цели. Если речь идет об управлении организациями, то нельзя ограничиваться вопросом: «Что необходимо достичь?», следует поставить и такой вопрос: «В чем состоит проблема, которая должна быть решена для того, чтобы цели организации были бы достигнуты наилучшим образом?» В данном случае нельзя ограничиваться только поверхностным рассуждением, необходим чёткий, расписанный по пунктам план действий. Если над подготовкой к переговорам работает группа, то необходимо каждому сотруднику расписать план действий, выделить ключевую проблему. Ошибается тот, кто в качестве цели переговоров ставит безоговорочное принятие своей точки зрения. Каждый член команды должен понимать, что его видение решения проблемы — это только один из вариантов решения поставленной задачи, но не сама цель.

Вторая ступень практического менеджмента — это планирование. Другими словами, поиск лучшего пути для решения проблемы. Планы зависят от цели и средств. При этом средства — это не только финансовые фонды или материальные вспомогательные ресурсы, но и люди, которые реализуют принятые решения, опираясь на свой творческий потенциал и возможности. Предметом изучения могут быть и обстоятельства, сопутствующие выбранному варианту решения. Необходимо рассмотреть наличие правовых противопоказаний, какие были прецеденты, возможные последствия, насколько достоверна используемая информация.

По всем этим пунктам к началу переговоров должна быть полная ясность. Эти вопросы очерчивает границы, в рамках которых принимаются решения, когда все обстоятельства изучены.

Далее необходимо решить, как реализовать выбранное решение: кто что делает и к какому сроку? Каковы основные направления движения? Как одна стадия переговоров переходит в другую?

Для хорошей подготовки к переговорам рекомендуется задуматься над следующими вопросами вопросами:

• · Насколько цели партнеров по переговорам отличается друг от друга;
• · Насколько пути, которые могут выбрать партнеры, отличаются друг от друга;
• · Из каких параметров собственного плана (сроки, средства, люди) может исходить партнер;
• · Насколько широк временной горизонт партнёра, какой он располагает информацией;
• · какими могут быть представления у партнёра об организационном обеспечении своего варианта решения.

Итак, только тогда, когда потенциальный клиент видит преимущества, которые могут быть ему предоставлены и отвечают его «эгоистическим» устремлениям, можно сказать, успех достигнут, приобретён новый партнёр.

Подготовка по существу переговоров должна происходить основательно.

Целью творческого ведения переговоров является «раскрытие» партнера, обеспечение условий, удобных для него, снимающих его скованность. Большую роль при этом играют психологические и даже конституциональные свойства партнеров. Любые переговоры, один из участников которых находится под давлением или испытывает четко выраженное чувство недовольства, имеют весьма малые шансы на успех. И наоборот, чем лучше удается настроиться на партнера по переговорам, изучить его потребности, сильные и слабые стороны, вкусы и страхи, тем больше шансов на плодотворное общение.

Готовясь к переговорам, надо иметь ввиду, что уже на этой стадии происходит установление рабочих отношений с партнером. Стороны, как правило, вступают в переговоры, обсуждая, например, повестку дня и процедурные вопросы. Первые чисто «технические» сбои здесь могут негативно сказаться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому не стоит с пренебрежением относится к подобным «мелочам». Характер отношений с партнером по переговорам также оказывает значительное влияние на результат.

Рассматривая непосредственно процесс ведения переговоров, многие исследователи отмечают, что он — в зависимости от задач, которые решают его участники — может быть подразбит на несколько этапов. Даже в тех случаях, когда партнеры совершенно искренне стремятся найти совместное решение обсуждаемой проблемы, на пути к конечному результату им надо пройти эти этапы. В противном случае существует опасность либо завершить переговоры неудачным решением, либо вообще упустить возможность выйти на договоренность.

Три основных этапа ведения переговоров:

• · Взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;
• · Их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);
• · Согласование позиций и выработка договоренностей.

Выделенные этапы не всегда могут следовать строго друг за другом. Уточняя позиции, стороны могут и согласовывать сразу ряд вопросов или отстаивать свою точку зрения (для этого можно организовать рабочую экспертную группу), а в конце переговоров участники могут вновь перейти к уточнению отдельных элементов своих позиций. Однако в целом последовательность в решении указанных задач должна сохраняться. Ее несоблюдение может вести к значительному затягиванию переговоров, а то и их срыву.

Кроме этапов процесс ведения переговоров предполагает использование определенных способов подачи позиции на каждом из них. Возможные способы подачи позиции вытекают из логики соотношения интересов сторон. В процессе переговоров стороны редко воспринимают абсолютно точно объективную ситуацию. Ведя переговоры, каждый участник сознательно или бессознательно акцентирует внимание на тех проблемах, которые он считает первоочередными, и в то же время может умалчивать о других. Выдвигая свои предложения, аргументируя их, стороны соответствующим образом представляют свою позицию, стремясь при этом повлиять на партнеров, на их оценку возможных исходов переговоров. Ведя переговоры, их участники могут указывать либо на то, что их объединяет, либо на то, что является различным. Кроме того, члены каждой делегации информируют своих партнеров по тем или иным вопросам собственной позиции, тем самым открывая ее, в то время как другая часть позиций по ряду соображений является закрытой.

Выделяются четыре основных способа подачи позиции, которые могут быть использованы участниками переговоров при их ведении:

• · Открытые позиции;
• · Закрытые позиции;
• · Подчеркивание общности в позициях;
• · Подчеркивание различий в позициях.

Использование способа подачи на конкретном этапе будет составлять тактический шаг.

В каждом выступлении участников переговоров может содержаться как один способ подачи позиции, так и все четыре. Соответственно и выступление может состоять из одного или нескольких тактических шагов. Подчеркивание общности и открытие позиции являются неким аналогом «мягкого», кооперативного поведения, а подчеркивание различий и закрытие позиций — аналогом жесткого, конкурентного типа ведения переговоров. Какую стратегию выбрать — подсказывает логика ситуации. Как правило, используется пропорциональное соотношение использования позиций, универсального решения нет.

Обобщая структурные элементы непосредственно процесса ведения переговоров и способы подачи позиций, в качестве ориентира при ведении переговоров удобно использовать следующую таблицу:

Таблица 1 Структурные элементы ведения переговоров.

При этом в ходе переговоров полезно иметь ввиду следующие вопросы:

• · На каком этапе в данный момент находится процесс переговоров;
• · Достаточно ли адекватно своим задачам используются способы подачи позиции;
• · Есть ли резкое изменение соотношения способов подачи позиции у партнера;
• · Каковы причины изменения поведения партнера на переговорах (изменение внешних обстоятельств, ошибки, связанные с процессом ведения переговоров, какие-либо иные причины).

Выше отмечалась важность такого фактора на переговорах как репутация. Можно добавить, что репутация — это та сфера явлений, которая может сохраняться достаточно долго несмотря даже на то, что факты могут противоречить ей. Поэтому нарушение выполнения договоренностей может негативно сказаться не только на дальнейшем взаимодействии с этим партнером, но и с другими, поскольку информация о степени надежности партнеров быстро распространяется.

Часто на анализ переговоров просто не остается времени. В лучшем случае подводятся итоги содержательной части — что было сделано. Вопросы же о том, как были достигнуты договоренности, участники переговоров зачастую не рассматривают вообще. Такое игнорирование анализа процессуальной стороны может впоследствии обернуться неудачами и содержательного плана. Поэтому каждый раз по завершении переговоров их участникам целесообразно обсудить следующие вопросы:

• · Что, какие действия способствовали успеху переговоров;
• · Какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
• · Что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;
• · Какие неожиданности возникли в ходе ведения переговоров;
• · Каково было поведение партнера на переговорах;
• · Какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.
• 3. Решение конфликта путем переговоров